Microsoft Teams - für alle, die zusammenarbeiten

...und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das?

Teams für alle

Vielleicht bin ich schneller fertig bei der Frage "... für wen nicht?" Nicht nutzen können Sie Teams, wenn nicht alle beteiligten Personen über ein Microsoft-Konto verfügen. Egal ob persönlich oder geschäftlich. Im ersten Fall (Mitglieder haben ein Persönliches Microsoft-Konto) ist die Nutzung nicht ganz so umfangreich, doch schon so vielfältig, dass ich in diesem Post nur die Variante "Team, nicht alle im selben Unternehmen" beleuchten will.
Das kann die erweiterte Familie sein, um ein Familienfest zu planen oder ein Team im Ehrenamt, oder auch ein Team, das zum Teil aus internen Mitarbeitern besteht, zum Teil aber auch Externe mit einbinden möchte. Das alles geht erst seit kurzer Zeit.

Der Anfang ist leicht

Sie benötigen lediglich E-Mail-Adressen aller Teammitglieder, die in irgendeiner Form mit einem Microsoft-Konto verbunden sind. Dann können Sie starten. Teams ist entweder browserbasiert zu nutzen oder mit einer App. Es funktioniert auf Windows 7 und selbstverständlich allen neueren Windows-Betriebssystemen sowie auf Android und auf iOS. Man braucht dazu lediglich die Zugangsdaten zum eigenen Microsoft-Konto. Die Screenshots hier mache ich auf Windows 10 im Browser.

In der linken unteren Ecke des Fensters, ganz unscheinbar, finden Sie: "Einem Team beitreten oder ein Team erstellen". Das führt zu diesem Fenster:

Das Team erstellen

Dann ist nach wenigen Schritten das Team startklar. Geben Sie Name und Beschreibung ein.

Mitglieder hinzufügen

Fügen Sie die Mitglieder hinzu: alle, die nicht zum selben Unternehmen gehören, sind automatisch "Gäste". Natürlich können auch später jederzeit weitere Mitglieder hinzugefügt werden. Die Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt und erhalten einen Link zum Team.

Überblick

und loslegen

Dann kann schon gestartet werden. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Überblick:

Unterhaltungen: das ist wie eine "WhatsApp-Gruppe" - nur kann sie deutlich mehr. diese Registerkarte ist vermutlich die am häufigsten benutzte - darum ist sie am Anfang platziert.
Hier findet die Kommunikation statt und hier erscheinen auch alle Aktivitäten auf anderen Registerkarten - sofern man das nicht unterbindet.
Dateianlagen: Bilder und Dateien, die angehängt werden, sind auf einer eigenen Registerkarte sichtbar. Das erleichtert die Frage nach "wo war nochmal...?" enorm.
Das Wiki: ist im privaten Umfeld eher nicht so wichtig, im geschäftlichen ist dort der Ort für Vereinbarungen, ein Glossar, oder FAQ. Das Wiki lässt sich (jedenfalls bis jetzt) nicht auf mobilen Endgeräten in der App editieren - was ich persönlich klug finde. Hier ist der Ort für verbindliches Wissen.
Der Unterhaltung Emojis,GIFs oder Aufkleber hinzufügen: das unterstreicht den Ersatz des "Gesprächs in der Kaffeeküche", das diese Form der Unterhaltung auch sein kann. Besonders bei Teams, die sich nicht im selben Gebäude oder nicht mal auf dem selben Kontinent befinden.
Vielleicht die spannendste Funktion ist die Sofortbesprechung: Das ersetzt Skype und startet sofort eine Videokonferenz in diesem Team. Microsoft arbeitet gerade daran, eine Transkription der Videokonferenz anzubieten. Damit ist das lästige Protokollieren automatisiert. Jetzt schon gibt es die Möglichkeit, den Hintergrund auf Unschärfe zu stellen, um so das unaufgeräumte Arbeitszimmer nicht allen zu zeigen.
Was sich hinter dem PLUS verbirgt? Schauen Sie nach! Je nach Konfiguration und Vorgaben des Erstellers des Teams ist das unterschiedlich. Vermutlich finden Sie die hier vorgestellten Forms /2/ wieder.

Super-Suche

Suchfeld am oberen Rand

Wirklich innovativ und sehr performant ist die Suche in Teams. Der Slash bietet eine Reihe von Befehlen an, das @ startet eine Nachricht an die erwähnte Person. Ganz normal nach einem Stichwort suchen kann man natürlich auch.

Teams bietet einen echten Vorteil für alle Gruppen von gemeinsam arbeitenden Menschen, die bisher gleichzeitig mit E-Mail, Skype, Dropbox und WhatsApp-Gruppe hantieren und sich allzu häufig fragen, auch welchem Weg sie eigentlich kommuniziert hatten dass...

Hier wäre einmal alles am selben Ort. Probieren Sie es aus.

Anmerkungen

Einen ersten Überblick über die Office 365 Tools gab es hier:

/1/ Sigrid Hess: Microsoft Office 365 für Teams - neue Tools,
Teamworkblog, erschienen am 21. Aug 2017, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2017/08/microsoft-office-365-fur-teams-neue.html

Die App Forms habe ich hier vorgestellt:

/2/ Sigrid Hess: Online Umfrage mit Microsoft Forms und Excel - schnell und überraschend komfortabel, Teamworkblog, erschienen am 27. Aug 2018, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2018/08/online-umfrage-mit-microsoft-forms-und.html

Ende Oktober ist ein Artikel über Teams von mir in der c't erschienen:

/3/ Sigrid Hess: Jeder mit Jedem, c't 23/2018, S. 126

https://www.heise.de/select/ct/2018/23/1541730610866419

Kategorien im Neuen Outlook - für das Team nutzen: Remake

Einer unserer erfolgreichsten Artikel auf diesem Blog ist im Teenageralter angekommen! Grund genug für ein Remake mit der aktuellen Outlook-Version. Spoiler: Es ändert sich nur wenig. 😉

Vom geheimen Anderssein in (deutschen) Unternehmen

Vielleicht kennen einige noch die Werbung einer Orangenlimonadenfirma aus den 80er Jahren: "Sind wir nicht alle ein bisschen bluna?" Dieses Wissen, metaphorisch gesprochen, setzt sich sehr zögerlich immer mehr im öffentlichen Bewusstsein fest: unsere Hirne sind nicht alle gleich. Im Arbeitskontext kann es zu nicht verstandenen Konflikten kommen, wenn alle über einen Kamm geschoren werden. Außerdem wundern sich Krankenkassen über steigende Ausgaben wegen Depressionen, Burnouts und Angstzuständen ihrer Mitglieder. Dafür könnte es Gründe geben, die weitgehend noch im Dunkeln zu liegen scheinen.

Wie versteht mich mein Team besser? - Über freie Textanalysetools im Netz

Mitglieder von Teams beklagen sich oft, dass sie nicht verstanden werden. Wieso wird die gute Idee nicht aufgenommen? Wieso antwortet keiner auf die guten Konzepte? Mein Punkt ist, dass viele Texte einfach nicht verständlich sind. Interessanterweise gibt es Werkzeuge, die die Verständlichkeit messen können. Hier ist meine persönliche Auswahl.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Was macht eine Vorgangsverwaltung?

Eine Vorgangsverwaltung ist ein Mittelding aus persönlicher Aufgabenverwaltung, Projektmanagementsoftware und einem Helpdesksystem. Leider gibt es solche Produkte bisher nicht fertig. Diese Lücke haben meist Dokumentenmanagementsysteme gefüllt. Wie könnte eine Vorgangsverwaltung konkret aussehen?

Profi-Suche für Teams, OneDrive und SharePoint

Wenn ich nur eine Sache aus meinem kompletten Portfolio zeigen dürfte, würde ich die Suche wählen. Brauchen alle, kennt kaum jemand wirklich und ist zu alldem noch schnell umzusetzen. Ich zeige dir hier, wie du Dateien oder Informationen aus deiner Microsoft 365-Umgebung schnell und sicher findest.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Warum du als Führungskraft die ersten 90 Tage nicht dem Zufall überlassen solltest (und schlechtes Onboarding dich mehr kostet, als du denkst)

Der erste Arbeitstag ist meistens gut organisiert: Laptop, Zugänge, ein freundliches Willkommen. Die Wochen danach entscheiden aber, ob jemand bleibt – und genau da lassen die meisten Unternehmen ihre neuen Mitarbeitenden allein. Ich erinnere mich an eine erfahrene SAP-Beraterin, die in ein großes Transformationsprojekt eingestiegen ist. Fachlich absolut top, hoch motiviert, mit besten Referenzen. In der ersten Woche bekam sie einen Laptop, einen Zugang zum Wiki und den Satz: „Schau dich einfach mal ein bisschen um, du findest dich schon zurecht." Niemand hatte Zeit, ihr die Systemlandschaft zu erklären. Niemand stellte sie den Stakeholdern vor, mit denen sie ab Woche zwei zusammenarbeiten sollte. Nach zehn Wochen kündigte sie noch in der Probezeit. Ihre Begründung im Abschlussgespräch: „Ich hatte nie das Gefühl, gebraucht oder eingebunden zu sein. Ich habe mich die ganze Zeit gefragt, ob ich hier überhaupt richtig bin." Das Traurige daran: Sie war fachlich genau richtig. Ver...

Wer nicht Nein sagen kann, dessen Ja ist nichts wert.

Klar, wir wollen hilfsbereit sein, Dinge möglich machen, niemanden enttäuschen. Das ist eine gute, eine schöne Motivation, ein schönes Ziel. Nur: Wer immer ja sagt, gefährdet genau das: das gute Ergebnis. Ein Plädoyer für leistungsorientierte Ehrlichkeit.

Erfolgsvermeider - Eine Buchrezension

Du übernimmst ein Team und merkst schnell, dass einige Dinge nicht rund laufen. Es gibt "Ja, aber ..."-Blockierer oder Unsichtbare im Team. Es gibt Überforderte und Dramageneratoren. Für den Autor Dieter Strak sind das Zeichen für erfolgsvermeidende Muster. Er hat eine kurze Anleitung für Führungskräfte und Teams geschrieben, die solche Muster erkennen und durchbrechen wollen. Lohnt sich das Buch?

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen