Montag, 28. August 2017

Was ist ein Company Backlog?

Es ist doch schön, wenn ein Unternehmen viele Ideen hat: neue Produkte entwickeln, bestehende Produkte verbessern, Prozesse ändern, Dinge aufräumen, an die Zukunft denken. Wenn wir Kunden beraten, merken wir, dass unsere Kunden unter der Qual der Wahl leiden: alle hat die höchste Priorität, ständig werden Entscheidungen überschrieben, es laufen zu viele Projekte gleichzeitig. Aus agiler Sicht wäre ein Vorschlag, ein Company Backlog anzulegen. Doch was kommt da eigentlich genau hinein und wie geht man damit um, damit es nicht wieder zum Streit kommt?

Ein Company Backlog ist mehr als eine Projektliste

Viele unserer Kunden haben bereits versucht, ihre Ideen in eine Reihenfolge zu bringen. Wir sehen dann Listen mit 40-50 Ideen. Oft laufen dafür schon Projekte. Die Liste ist auch meist priorisiert, z. B. nach 3-10 Kriterien, die unterschiedlich bewertet werden. Dann kommt eine Punktzahl heraus, die ein Projekt nach oben sortiert.

Das kann aber nicht das wichtigste Projekt sein, wenn keiner daran arbeitet oder andere Dinge ständig wichtiger sind. Vielleicht wird auch daran gearbeitet. Aber es gibt keine konkreten Ergebnisse. Es ist vielleicht vom Verstand her das wichtigste, aber nicht vom Abteilungsherzen her.

Irgendwie funktioniert das nicht. Um das besser zu verstehen, muss ich etwas ausholen.

Womit verdienen wir unser Geld?

Betrachten wir ein Backlog mal von einer anderen Seite: womit verdienen wir unser Geld? Wir beraten oft Kunden mit technischen Hintergründen (IT, Software/Services, Maschinenbau, Stadtwerke, industrielle Produktion). Womit verdienen diese Kunden Geld?

Sie verkaufen z. B. Dinge, die sie vorher produzieren (Softwarelizenzen, Rohrverbinder, technische Anlagen etc.). Oder sie erbringen Dienstleistungen, auf die sie sich vorher vorbereiten (Betrieb von Abwassernetzen, Betrieb von IP-Netzwerken, Wartungs- und Serviceverträge).

Um das bildlich darzustellen, könnte man einfach die Umsätze des wichtigsten Produktes der letzten drei Jahre nehmen und in einer Kurve aufzeichnen: Jahr 1: 1.000 Stück verkauft; Jahr 2: 1.000 Stück verkauft; Jahr 3: 1.000 Stück verkauft (also pro Monat 83 Stück).

Jetzt gibt es verschiedene Kräfte, die den Verkauf fördern oder behindern.
  • Positiv wirken sich folgende Dinge aus: passendes Produkt für den Kunden, gute Qualität, guter Vertrieb, Kundenbindung
  • Negativ wirken sich folgende Dinge aus: Technologie veraltet, Zertifikate laufen ab, Normen und Gesetze verändern sich, Anzahl der Mitbewerber steigt.
Nehmen wir an, das betrachtete Unternehmen dürfte sein wichtigstes Produkt ab dem 01.01. nicht mehr verkaufen (Gesetzesänderung, Zertifikat abgelaufen, Gerichtsurteil o. ä.) und es bräuchte dann ein halbes Jahr, um ein Nachfolgeprodukt auf den Markt zu bringen. Und nehmen wir weiter an, dass die Kunden das Produkt vom 01.07. an genauso kaufen wie vorher.
Abb. 1: Verkauf über die Jahre
Abb. 1 zeigt diesen Verlauf. Nun sehen wir eine Umsatzlücke. Nehmen wir an, der Stückpreis beträgt 1.000 EUR. Die schraffierte Fläche steht für eine Zeit, in der 500 Stück à 1.000 EUR nicht verkauft wurden. Es fehlen dem Unternehmen 500.000 EUR.

Was passiert wohl, wenn wir diese Grafik im Leitungskreis des Unternehmens vorstellen? Entweder nimmt man den Verlust in Kauf oder es entsteht eine Diskussion darüber, wie man diese Lücke vermeiden kann. Und jetzt kommt unser Backlog ins Spiel.

Was will der Kunde?

Das Backlog ist nämlich keine Liste von Ideen, die MAN MAL tun sollte. Das Company Backlog soll uns dabei helfen, das Geld zu verdienen, das wir brauchen, um gute Arbeit zu machen und um gut leben zu können.

Der Zweck eines Unternehmens ist es, einen Kunden zu finden (P. Drucker). Welcher Kunde könnte diese Umsatzlücke also schließen? Was braucht der Kunde? Welchen Preis ist er bereit zu zahlen? Können wir zu dem Preis produzieren? Was hält uns davon ab, diesem Kunden sofort das zu liefern, was er braucht? Wie zuverlässig sind unsere Annahmen? Könnte man schrittweise vorgehen?

Sie sehen schon. Es gibt eine ganze Reihe von Fragen, die ein gutes Company Backlog beantworten könnte.

Was steht im Company Backlog?

Das Company Backlog hilft uns beim Denken: Wie wollen wir zukünftig am Markt tätig sein? Es unterscheidet sich von einer Unternehmensstrategie insofern, dass das Backlog konkrete Ideen auflistet. Es enthält auch Informationen, zu welchen Situationen eine Idee passt. Das ist fundamental anders als eine priorisierte Projektliste.

Welche Informationen könnten wir konkret nutzen?
  • Stichwort: worum geht es bei diese Idee?
  • Kundengruppe: wer bezahlt?
  • Angenommener Umsatz: wie viel Geld ist möglich?
  • Ungefähre Dauer bis Lieferung: wie lange brauchen wir, bis wir mit dem Geldverdienen anfangen können? Ggf. auch Investitionen, die vorab zu tätigen sind.
  • Voraussetzungen und Abhängigkeiten
Diese Informationen sind nutzlos, wenn wir nicht wissen, wie wir momentan unser Geld verdienen und wenn wir uns nicht damit auseinandersetzen, was in Zukunft absehbar ist. Transparenz ist deshalb wichtig.

Wie gehen wir mit dem Company Backlog um?

Statt darüber zu streiten, welches Projekt das wichtigste ist, bespricht der Leitungskreis etwas anderes: welche der Ideen aus dem Backlog hilft uns, absehbaren Entwicklungen entgegenzusteuern? Wie können wir mit wenig Aufwand eine gute Wirkung erzielen?

Idealerweise wird das Backlog regelmäßig überprüft. Neue Ideen werden verfeinert und aufgenommen. Die Ideen werden sortiert. Die wichtigsten kommen nach oben.

Geht es nur um das Geld?

Das Backlog hat einen klaren Businessfokus. Aber eine Organisation hat auch inhaltliche Ziele. Sie will die Welt verändern. Öffentliche Organisationen haben einen gesellschaftlichen Auftrag, den sie erfüllen müssen.

Ein wichtiger Punkt ist daher die Mischung der Ideen: wenn man nur kurzfristige Maßnahmen umsetzt bleibt, die langfristige Entwicklung auf der Strecke. Wer nur langfristige Maßnahmen umsetzt, dem geht das Geld aus. Geld ist nicht der einzige Bewertungsrahmen. Gute Unternehmen bewerten auch, ob sie inhaltlich ihre strategischen Ziele erreichen. 

Wenn Sie mehr Ideen haben, als Sie umsetzen können, überlegen Sie doch zusammen mit Ihren Kollegen, ob Ihnen ein Company Backlog hilft.

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