Montag, 2. Mai 2016

Ohne Planung ist eine Aufgabenliste (oder ein Backlog) nichts wert

Kennen Sie das auch: Sie schreiben Ihre Aufgabenliste (oder Backlog auf neudeutsch) für das Team. Jede Aufgabe ist gut beschrieben und trotzdem wird nichts fertig. Liegt es am fehlenden Commitment des Teams? Ja und Nein.

Es gibt Kollegen, die ich sehr schätze. Aber wenn wir telefonieren, lassen sie sich darüber aus, dass sich keiner außer ihnen selbst um die Aufgabenliste kümmere. Ihnen fehle das Commitment des Teams.

Ohne Commitment keine Abarbeitung

Ich stimme da zu, aber anders als die Kollegen denken. Deren Meinung: "Die Teammitglieder stehen nicht hinter den Aufgaben. Sie zeigen zu wenig Einsatz. Ihnen ist das Projekt nicht wichtig."

Ich meine: Das kann ja auch nicht klappen, denn es gibt keine gemeinsame Planungssitzung. Bei Scrum haben wir gelernt, dass es gut ist, wenn das Team am Ende der Planung dem Auftraggeber bewusst sagt, dass es die Aufgaben schafft (oder auch nicht). Die Teammitglieder versprechen, nach bestem Wissen und Gewissen die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Sie verpflichten sich selbst. Das nennen wir im Scrum-Kontext Commitment.

Oder anders ausgedrückt: Wie soll ein Team sich bewusst committen, wenn es gar keinen Zeitpunkt gibt, wann es das tun soll? Automatisches Commitment ist unwahrscheinlich.

Ohne Planung kein Commitment

Die Planung ist für mich bei Scrum etwas Besonderes. Ich halte die gemeinsame Planung für einen Erfolgsfaktor:
  • Wenn ich allein arbeite, verschiebe ich die Planung immer wieder, weil etwas anderes vielleicht gerade wichtiger ist. Wenn ich mit den anderen Teammitgliedern einen Planungstermin vereinbart habe, muss ich mir Zeit für die Planung nehmen.
  • Wenn ich allein arbeite, unterschätze ich oft den tatsächlichen Aufwand (Stichwort optimism bias). In der gemeinsamen Planung werden unterschiedliche Sichtweisen offenbar, gerade beim gemeinsamen Schätzen des Aufwands. Damit wird die Planung etwas realistischer.
Erst wenn man in der Planung über die Ziele gesprochen und gemeinsam die Einzelaufgaben abgeleitet hat, kann ich bewusst entscheiden, ob alles Nötige liefern kann.

Ohne Aufgabenliste (bzw. Backlog) keine Planung

Damit man im Team gemeinsam planen, braucht man eine gemeinsame Liste. Aber keine Aufgabenliste, sondern eine Anforderungsliste. Das ist ein feiner Unterschied. In der Aufgaben- oder Todoliste stehen Einzelaufgaben. In der Anforderungsliste stehen die Ziele, die wir erreichen wollen.

Warum ist der Unterschied wichtig? Wir neigen zu schnell zu Lösungen und wir neigen dazu, unsere Sicht der Dinge aufzuschreiben. Wenn ich meine eigenen Aufgaben beschreibe, ist das ja ok. Aber es ist nicht ok, wenn ich einem anderen Teammitglied vorschreibe, wie es eine Aufgabe zu lösen hat.

In der Anforderungsliste steht das Ziel. Beispiel: "Als Konferenzbesucher informiere ich mich über das Konferenzprogramm, um zu entscheiden, zu welchen Vorträgen ich gehe. Akzeptanzkriterien: Ich kenne Titel, eine kurze Beschreibung und den Vortragenden. Das Konferenzprogramm ist als Flyer (gedruckt) verfügbar. Auf der Webseite finde ich weitere Informationen."

Nun kann ich im Team gemeinsam die Einzelaufgaben ableiten.

Mich nerven die "Mir fehlt das Commitment von XYZ" Sprüche. Das Problem sind nicht die Teammitglieder. Das Problem ist, dass wir zu viel zu tun haben und dass das System der Zusammenarbeit nicht funktioniert. Härter arbeiten, mehr Disziplin und Überstunden bringen GAR NICHTS.

Wenn Sie das nächste Mal jemanden hören, der sich über fehlendes Commitment beschwert, können Sie ihm das Geheimnis verraten, wie er Commitment bekommt:
  • Anforderungsliste (Backlog) erstellen
  • Gemeinsam planen
  • Am Ende der Planung sagt jeder Einzelne, ob er sich zu dem Aufgabenplan committen kann.

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