Montag, 28. März 2016

Warum ich alle Aufgabenmanager schlecht finde

Die einen können ohne sie nicht leben. Die anderen fühlen sich in ihrer Kreativität eingeschränkt. Was ist Ihre Meinung zu Programmen, die Ihre Aufgaben verwalten? Ich bin immer noch unzufrieden.

Die meisten Programme sind einfach häßlich


Funktionalität hat eigentlich Vorrang vor Form. Natürlich sollte jeder Aufgabenmanager gut funktionieren. Mittlerweile gibt es aber so viele solcher Programme, die mehr oder weniger die gleichen Funktionen bieten.

Ich habe wirklich viele Programme heruntergeladen, gekauft und sogar selbst entwickelt. Die meisten (Wunderlist ist die Ausnahme) sind häßlich. Die Programmoberfläche ist überladen oder unverständlich. Es macht einfach keinen Spaß, solch an Programm den ganzen Tag geöffnet zu haben.

Viele Programme beherrschen die Darstellung von Listen. Manchmal ist mir aber auch die Darstellung als Board wichtig. Dafür brauche ich dann andere Programme. Es gibt kein Programm, dass beides gut beherrscht.

Mir fehlt ebenfalls der Gesamtüberblick. Ich will ja nicht alle Aufgaben sehen, sondern alle meine Vorgänge.

Die Eingabe von Aufgaben ist zu leicht und zu schwierig


Das klingt jetzt paradox: Mit den meisten Programmen kann man Aufgaben schnell erfassen. Lostippen, Enter-Taste drücken, fertig. Ergebnis: Man hat sehr schnell zu viele Aufgaben.

Wenn man die Aufgaben wirklich gut verwalten will, muss man sich Gedanken darüber machen, zu welchem Vorgang oder Projekt sie gehören. Um die Bearbeitung zu vereinfachen, lohnt es sich auf die Aufgaben einem Kontext zuzuordnen.

In der Praxis ist das aber gar nicht so einfach. Man braucht mehrere Klicks, um Aufgaben in mehreren Zusammenhängen abzubilden.

Das setzt auch Voraus, dass man in der Software schon alle Vorgänge und Kontexte definiert hat. Das ist ebenfalls aufwändig. Ergebnis: Die Aufgaben, die man wirklich notieren sollte, werden nicht aufgeschrieben oder nicht wieder gefunden.

Hier haben wir eine Herausforderung, die schon ohne Software gar nicht so einfach zu lösen ist.

Aufgabenmanager sind unverbunden


Die meisten Aufgabenmanager sind nur mit sich selbst beschäftigt. Die Aufgabenfunktionen von Outlook sind rudimentär. Aber ich finde es sehr praktisch eine E-Mail in den Aufgabenbereich zu ziehen, um daraus eine Aufgabe zu machen.

Mit IFTTT und Zapier gibt es mehr Möglichkeiten Programme untereinander zu verbinden. Taco kann die Aufgaben aus ganz vielen Programmen auslesen und anzeigen. Aber das immer noch zu umständlich.

Viele Leute benutzten mehrere Aufgabensysteme. Ein guter Aufgabenmanager muss sie alle integrieren können.

Es gibt gute Tools, die nur auf einer Plattform laufen, z. B. nur auf Windows oder nur auf dem Mac. Ich möchte aber auch unterwegs auf meinem Smartphone auf meine Aufgaben zugreifen. Das geht nur mit Web-Diensten. Todoist wird da immer wieder empfehlen. Todoist funktioniert aber nicht offline. Das wäre aber wichtig für mich.

Mein Wunschzettel


Sie sehen schon: Ich bin nicht zufrieden zu stellen. Ich habe hohe Anforderungen an einen guten Aufgabenmanager:
  • Verwalten von Aufgaben
  • Verwalten von Notizen und Checklisten zu Aufgaben
  • Verwalten von Kommentaren zu Aufgaben
  • Erinnerungen, Schlummerfunktion für Aufgaben, Markierung als NPA
  • Verwalten von Vorgängen und Projekten
  • mind. halbautomatisches Zuordnen von Aufgaben zu Vorgängen und Projekten, zu unterschiedlichen Rollen/Profilen und zu Kontext
  • Offline/Online-Zugriff
  • Unterstützte Plattformen: Windows, Mac, iOS, Android, Web
  • Integration von mehreren Aufgabenservern unter einer Oberfläche: Toodledo, Exchange, Trello
  • Zeit- und Mengenerfassung zu Aufgaben
  • Listen- und Boardansicht (mit freier Positionierung der Aufgabenkarten)
  • Windows: Drag and drop, Zwischenablage, Austausch mit anderen Programmen. Integration in die Dateiablage.
Mal sehen, ob mir irgendwann solch eine Software begegnet.

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