Montag, 7. September 2015

Suche in Outlook effizient nutzen

Es ändert sich etwas in Deutschlands Postfächern. Hat man viele Jahre lang über die Segnungen eines leeren Posteingangs gesprochen und geschrieben, ist die Realität oft die, dass längst nicht alle E-Mails abgelegt werden, auch wenn das wünschenwert ist. Die Suchfunktion ist mittlwerweile vielfältig und gut nutzbar - dennoch nicht besonders bekannt. Hier zeige ich Ihnen einige nützliche Erweiterungen der Standard-Suche:



Suchtools


Outlook kennt das kontextabhängige Menüband „Suchtools“, das aktiviert wird, sowie Sie das Feld mit der Lupe anklicken.



Wenn Sie hier direkt einen Begriff eintragen, wird der aktuelle Ordner nach diesem Begriff durchsucht – überall.
Der Begriff wird gefunden, egal ob in der Adresse, dem Volltext oder in einer Anlage (!)

Das Menüband Suchtools ist praktisch selbsterklärend:
Im linken Bereich definieren Sie den Suchbereich, im mittleren können Sie mittels UND-Verknüpfungen das Suchergebnis verfeinern.

Unter der Schaltfläche Weitere können Sie alle E-Mail-Felder ansprechen und so auch komplexe Suchabfragen gestalten.
 
Besonders praktisch ist die Schaltfläche Zuletzt verwendete Suchvorgänge. Sie speichert die letzten 8 – 10 Suchläufe.

Die Schaltfläche Suchtools verbirgt die Möglichkeit, den zu durchsuchenden Hauptbereich  (Postfach oder Archiv) zu wählen.

Verwandtes suchen

Wenn Sie nicht (mehr) viel von der zu suchenden Nachricht wissen – eines wissen Sie immer: wer sie Ihnen geschickt hat. Suchen Sie einfach irgendeine Nachricht dieser Person und klicken Sie diese rechts an. In der Mitte des Kontextmenüs finden Sie den Eintrag 



Eine Unterhaltung hat bei Outlook immer denselben Personenkreis und denselben Betreff.


Personenbereich

Wenn in Ihrem Outlook der Personenbereich aktiv ist Ansicht – Personenbereich – Normal haben Sie dort eine hervorragende Möglichkeit der Suche. Sie sehen den Personenbereich an den kleinen grauen Köpfchen am unteren Rand Ihrer E-Mail-Ansicht. Nur die Köpfchen sind die minimierte Ansicht - wenn Sie den Bereich vergrößern, sehen Sie dieses Fenster:




In diesem Bild umkreist ist das Anlagesymbol. Das heißt, es werden alle Anlagen angezeigt (die Betreffs der E-Mails nur in zweiter Reihe), die zwischen Ihnen und der ausgewählten Person verschickt wurden. Ein anderes Symbol zeigt alle Kalendereinträge bzw. Besprechungen, bei welchen Sie und die ausgewählte Person gemeinsam beteiligt sind.

Diese Suchmöglichkeit ist darum sehr nützlich, weil sich das menschliche Gehirn mehr als Zahlen, Daten oder Stichworte Menschen merkt. "Da hat mir der Huber eine Excel-Datei geschickt - ich weiß zwar weder genau wann, noch wie das Ding hieß, aber es kam von Huber..." Mit dieser Funktion ist die fragliche Datei mit wenigen Klicks gefunden.


In meinem nächsten Post zeige ich Ihnen, was der Explorer in diesem Zusammenhang so alles kann.

Kommentare:

  1. Hallo,

    ich verwende die Suchfunktion in Outlook sehr gerne und fast täglich. Da ich meist über alle Ordner suchen lasse, vermisse ich eine Funktion schmerzlich, oder habe sie noch nicht gefunden.

    Wenn Outlook mir die Treffer anzeigt und die gesuchte Mail darunter ist, würde ich gerne wissen, in welchem Ordner diese abgelegt ist. Wo sehe ich das?

    Viele Grüße,
    Carsten

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  2. Hallo Carsten,

    Diese Spalte gibt es, sie muss nur sichtbar sein: versuchen Sie mal die einfachste Variante: Ziehen Sie einfach das Fenster breiter - standardmäßig kommt die Spalte "in Ordner" nach "Kategorie". Diese beiden sieht man nicht, wenn die Ansicht schmal ist, weil z.B. der Lesebereich rechts im Bild ist. Sie können den Lesebreich auch unten positionieren: Ansicht - Lesebereich - unten.
    Wenn Sie die Spalte sehen, können Sie diese durch Verschieben des Spaltenkopfes auch weiter links positionieren und mit rechtem Klcik können Sie auch Sie weniger interessierende Spalten entfernen. Klappt das nicht, melden Sie sich einfach nochmal oder schreiben Sie mir direkt, dann kann ich auch Screenshots schicken. s.hess(bei)effektiv-am-pc.de

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  3. Hallo Sigrid,

    prima, der Tipp hat geholfen. Ich kann endlich den Ordner angezeigt bekommen.

    Viele Grüße,
    Carsten

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