Montag, 13. Februar 2012

Teams reagieren schneller, wenn sie klare Namen benutzen

Meine Kinder spielen Fussball, d. h. wir verbringen einiges an Zeit auf dem Sportplatz oder in Sporthallen. Ich muss sagen, dass ich dort mehr über Management gelernt habe als im Studium. (Bestimmt gibt es einige Blogartikel, die Fussball und Management vergleichen.)

Mir ist ein Punkt wichtig: klare Namen. Dabei geht es weniger um den richtigen Namen, sondern darum, dass alle schnell verstehen, wer oder was gemeint ist. Während eines Fussballspiels ist es einfacher "Pass auf die Nummer 7 auf" zu rufen als umständlich zu erklären: "Pass auf den blonden Jungen auf, der größer ist als du und jetzt vor dem Tor steht". Nummer 7 verstehen die Spieler auf dem Feld. Und alle haben sich daran gewöhnt, dass Spieler Namen und Nummern haben.

Wie sieht es im Betrieb aus? Ist es immer klar, über wen oder was gesprochen wird? Ich bin mir da nicht ganz sicher. Wissen alle im Team, wer der "große Kunde" ist oder was der Chef mit dem "strategischen" Projekt meint? Jedes Team sollte sich abstimmen, welche Namen es vergibt. Denn wir haben eine bessere Vorstellung, wenn wir über den Kunden "Steinbrecher" oder das Projekt "P-05-12" reden. Manche Namen ergeben sich von selbst. Für andere Namen gibt es mehrere Ideen. Dann braucht ein Team Regeln oder eine Stelle, die den Namen vergibt.

Mit klaren Namen lassen sich Aufgaben im Team leichter abstimmen:
  • "Gib mir bitte die Kalkulation von Projekt P-05-12."
  • "Pass auf die Nummer 7 auf."
  • "Wer ist an Ticket 800110 dran?"
Achten Sie auf die Sprache in Ihrem Team. Wenn Sie den Eindruck haben, dass es mehrere Namen für eine Person, eine Sache oder einen Vorgang gibt, reden Sie darüber im nächsten Jour-Fixe des Teams. Das bringt Klarheit.

Aber Achtung: Namen und Bedeutungen ändern sich mit der Zeit. Rudi Keller hat darüber des lesenswerte Buch mit der ISBN 3825215679 geschrieben /1/. Teams sollten deshalb auch regelmäßig prüfen, ob die Begriffe, Namen und Regeln noch passen.

/1/ Keller, Rudi: Sprachwandel : von der unsichtbaren Hand in der Sprache. 3. A.. Marburg: Francke, 2003.

Kommentare:

  1. Alles schön, so lange die Teamzusammensetzung einigermaßen stabil ist. Dann kann eine gemeinsame Sprache mit eindeutigen und kurzen Namen für Klarheit sorgen. Passt auch zum Fußball (22 Fußballbeine laufen hin und laufen her, doch das Spielfeld ist begrenzt ...)

    Ich kenne das aus großen Unternehmen. Man muss sich nach 6 Wochen keinerlei Gedanken mehr über die unterschriebene Vertraulichkeitsvereinbarung machen, denn wer außer ein anderer Insider würde den Satz: "Da ist Klemme 87 im Dauerwach und so kann die VIN von der flea nicht mehr an ReaDY weiter gegeben werden. Wir arbeiten dran."

    Doch was passiert, wenn auch nur ein(e) Spieler(in) rein kommt, die/ der mit all den klaren Namen noch nicht vertraut ist?
    Die ganze Leistung der Klarheit geht den Bach runter - sowohl im Fußball, wie im Berufsleben. Oft kehrt sie sich sogar ins komplette Gegenteil: Eine Blockade.

    Ich finde mit diesem Artikel wird ein Glaubenssatz und eine typische Denkfalle unserer Betriebswirtschaft deutlich.

    Glaubenssatz: Effizienz (hier in Form von Klarheit gewünscht) ist gut. PUNKT.
    Denkfalle: Menschen - als Bestandteil eines hoch intelligenten und hoch komplexen natürlichen Systems - sind nicht zwangsläufig effizient.
    Nassim Taleb hat im Appendix zum Schwarzen Schwan auffallend schlicht erklärt, warum Ineffizienz in Form verschiedener Redundanzen erster und zweiter Ordnung viel intelligenter sind im Umgang mit Komplexität als Effizienz und Simplifizierung.

    Der letzte Absatz des Artikel deutet es deshalb auch an: Je klarer die Sprache in eindeutigen Kodierungen verläuft, umso wichtiger ist die regelmäßige Abstimmung zwischen den Kollegen über die Eineindeutigkeit dieser Bedeutungen.
    Wo ist denn dann wieder die Klarheit?

    Ich habe vor vier Jahren einmal in einem Projekt für eine semantisch gestützte Hilfefunktion gearbeitet. Grundlage der Hilfe war eine Ontologie. Ziel war es, über die Ontologie eine Handlungs- und Inhalts-kontextabhängige automatische Hilfe für den User anzubieten. Das Projekt scheiterte an der schlichten Tatsache, dass es innerhalb des Projektteams (15 Menschen) unmöglich war, einen ontologischen Grundwortschatz von 300 Worten mit eineindeutiger Bedeutung festzulegen.

    Meine spontanen Empfehlungen:
    - Entscheidungs-/ Handlungsorientiert kommunizieren
    - informelle und formelle Kommunikation klar voneinander abgrenzen
    - möglichst in Persona kommunizieren
    - sich beim verfassen von Nachrichten in den Empfänger hinein versetzen
    - anekdotische Prinzipien sowie Kommunikations- und Handlungsrichtlinien aufbauen

    Gruß
    Gebhard

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  2. Ich möchte auf einen anderen Aspekt aufmerksam machen. Er deckt sich ein wenig mit dem, was Gebhard über seine Erfahrung mit eine semantischen Ontologie berichtet.

    Sprache ist nie eindeutig. Wenn ein Wort genau eine Bedeutung hätte, scharf abgegrenzt gegen andere, so würde Sprache nicht funktionieren. Denn Sprache hilft uns zu unserem assoziativen Denken, das sich an den Rändern der Worte entlanghangelt, dort, wo sie unscharf werden.
    Das ist kein Argument gegen Jans Anliegen, sich auf eindeutige Begriffe im Team zu einigen. Es ist ganz im Gegenteil nur eine Aufforderung an uns, genauer hinzuschauen, was wir tun, wenn wir Begriffe definieren.
    Die "Nummer 7" in Jans Beispiel ist nämlich nicht eine Ersetzung des "blonden Jungen, der größer ist als du und jetzt vor dem Tor steht". Nummer 7 drückt eine R_o_l_l_e des "blonden Jungen, der ..." aus, die ihm i_m S_p_i_e_l zukommt. Der Junge bleibt blond, für wahrscheinlich ziemlich lange Zeit Er steht vor dem Tor, aber vermutlich nur für Sekunden. "Nummer 7" aber ist er für die Dauer des Spiels. Wenn das Team also die Bezeichnung "N°7" akzeptiert, so fängt es an, über Rollen zu sprechen (ob ihm das gleich bewusst ist oder nicht). Wenn beim nächsten Spiel nicht mehr dbJ das Trikot N°7 trägt, sondern dkdJmdrH, dann funktioniert dieses "Wording" und die gerufene Warnung immer noch.

    In Arbeitsteams gibt es die ganz ähnlichen Wordingprobleme. Frau Müllerschön arbeitet im Unternehmen, sagen wir als Sachbearbeiterin. Eine neue Aufgabe muss zugeordnet werden, und es heißt: "Das gehört zum Gebiet von Frau Müllerschön." Frau Müllerschön verlässt das Unternehmen, und ihre Stelle wird nicht neu besetzt, sondern aufgeteilt. Dann ist für ihr Gedenken auf 20 Jahre hinaus gesorgt. Denn noch in 20 Jahren wird es heißen: "Diese neue Aufgabe hat früher Frau Müllerschön erledigt, also muss es jetzt Herr Meyerbeer machen." Weil es kein Wort für eine "Stelle" oder eine "Rolle" gibt, muss Frau Müllerschön mit ihrem Namen als Platzhalterin herhalten.

    Was ist eine Rolle oder eine Stelle?
    Ich versuche eine vorläufige Definition: Es ist ein Platzhalter, mittels dessen Aufgaben Personen zugeordnet werden. Der Begriff referiert auf einen Kontext und ermöglicht dadurch, kontextsensitiv zu denken.

    Der Rat an Teams wäre deshalb: Klärt die Begriffe, aber möglichst als Triade "Begriff <--> Kontext <--> Objekt".

    Und diese Art von Klärung ist natürlich immer instabil, nur zeitweise gültig - da finde ich Jans und Gebhards Ausführungen extrem wichtig. Es muss Reviews geben.

    Und natürlich hält sich lebendige Sprache auch nicht an mein vorgeschlagenes Schema. Wenn der blonde Junge das Tor erfolgreich blockiert und niemand an der N°7 vorbeikommt - dann wird (wovon alle blonden Jungen träumen) "d_i_e N_u_m_m_e_r 7" ein Ehrentitel, der ihn weit aus dem Fußballfeld hinaus begleitet. Diese Rolle kann dann kein anderer spielen, das Trikot bleibt einfach zu groß.

    Wolf

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