Das Teamwork-Blog

„Alle meine Anforderungen haben höchste Priorität,“ sagt der Kunde fordernd. „Perfekt. Kriege ich hin,“ antwortet der eifrige Entwickler, der gerade ein „Good Customer Service“-Seminar besucht hat. Zurück am Schreibtisch fängt er an, den Projektplan zu schreiben. Nach dem dritten Startversuch stellt er fest, dass alle Prioritäten auch ganz niedrig sein hätten können, oder vielleicht in der Mitte, oder… Fiktiv wie diese Szene ist, stellt sie den Kern eines Problems dar. Priorisierung bedeutet eine nach Rang sortierte Entscheidung über das, was wichtig ist. Es ist nicht kein Fremdwort, das Druck aufbaut. Die Priorisierung findet immer in einem wirtschaftlichen Kontext statt. Praktisch hat der Kunde immer eine feste Vorstellung von seinem Budget - egal ob er ein Festpreis-Projekt einfordert. Kurz gesagt: ich kann nicht alles im Leben haben. Wir treffen täglich solche Entscheidungen. Können wir heute schon wieder Essen gehen? Wollen wir ein iPad kaufen oder lieber für das Haus spa...

TEAM – Toll Ein Anderer Macht’s – Sicher kennt jedes Teammitglied diese mehr oder weniger sinnige Auslegung. Ja, es geht um das Erledigen von Aufgaben unter der Beteiligung mehrerer Personen. Zur häufig beklagten Flutwelle im E-Mail-Eingang trägt auch wesentlich folgende Aufgaben-Abstimmungs-Methode bei: die Arbeitspakete werden per E-Mail hin- und hergeschickt, ebenso die „Verhandlungen“ wer jetzt was bis wann mit wem tut. Auch muss dem Projektleiter mitgeteilt werden, dass das eigene Arbeitspaket ruht, weil der Huber nicht mit den Zahlen um die Ecke kommt. All das macht ein großes Volumen im E-Mail-Posteingang aus. Und erst die Mühe, die man aufwendet, um dem Projektleiter mitzuteilen, dass der Huber schon wieder … Immer wieder staune ich in meinen Seminaren, dass die Aufgabenfunktion in Outlook wenig bekannt ist und noch weniger konsequent genutzt wird! Ganz besonders die Möglichkeit der Aufgabenweitergabe ist äußerst wirkungsvoll. Der Verantwortliche legt die Aufgabe in seine...

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)

Ordnung macht glücklich. Damit meine ich keine „geleckte Ordnung“. Ordnung heißt: „Jedes Ding hat seinen Platz.“ Ich weiß, dass meine Kaffeetasse im oberen mittleren Fach des Hängeschranks in der Küche ist. Das lässt mich zutraulich in die Welt treten zu morgendlicher Stunde, in der ich zu nichts weniger Lust hätte als eben dazu.

Ich habe am Wochenende mit einem Freund darüber diskutiert, ob sich eine vernünftige Organisation im Team überhaupt lohnt. Warum lassen wir nicht alles so, wie es ist, und handeln nur, wenn die Hütte brennt?

Das „ganz normale“ Vorgehen, wenn man etwas ablegen will ist: ich nehme ein Stichwort und schreibe es auf den Ordner. Das klappt ganz gut, wenn einer für sich alleine arbeitet, birgt aber Risiken und Nebenwirkungen, wenn mehrere Menschen auf dieselbe Ablage zugreifen. Übrigens ist es ganz unerheblich, ob es sich dabei um die Ablage von Dateien oder Papieren handelt. Heißt es bei uns ‚Pkw‘ oder ‚Auto‘ oder ‚Kraftfahrzeug‘? Diese Frage muss sich unbedingt schnell, sicher und unkompliziert beantworten lassen. Denn sonst sind lange Suchzeiten und Doppelablagen vorprogrammiert. Abhilfe bringt schon eine kleine Tabelle, in welcher die Begriffe, unter denen man ablegt, erfasst werden. Ein solcher Ablagewortschatz erfasst alle relevanten Begriffe und auch – ganz besonders – die nicht verwendeten Wörter Das sollte in der Hand einer Person liegen, die allein Schreibrechte in der Datei hat. Alle anderen haben Leserecht und -pflicht. Zur Umsetzung hat sich eine ganz schlichte Word- oder Exce...

Meine Kinder spielen Fussball, d. h. wir verbringen einiges an Zeit auf dem Sportplatz oder in Sporthallen. Ich muss sagen, dass ich dort mehr über Management gelernt habe als im Studium. (Bestimmt gibt es einige Blogartikel, die Fussball und Management vergleichen.) Mir ist ein Punkt wichtig: klare Namen. Dabei geht es weniger um den richtigen Namen, sondern darum, dass alle schnell verstehen, wer oder was gemeint ist. Während eines Fussballspiels ist es einfacher " Pass auf die Nummer 7 auf " zu rufen als umständlich zu erklären: "Pass auf den blonden Jungen auf, der größer ist als du und jetzt vor dem Tor steht ". Nummer 7 verstehen die Spieler auf dem Feld. Und alle haben sich daran gewöhnt, dass Spieler Namen und Nummern haben. Wie sieht es im Betrieb aus? Ist es immer klar, über wen oder was gesprochen wird? Ich bin mir da nicht ganz sicher. Wissen alle im Team, wer der "große Kunde" ist oder was der Chef mit dem "strategischen" Projekt...

Ein trockenes Thema, deshalb musste ich zumindest in der Überschrift etwas Liquidität unterbringen (die fehlt ja heutzutage sowieso an allen Ecken und Enden). Das macht die Leser neugierig, dachte ich mir. Und zumindest bei einem hat’s ja gerade auch geklappt …

Erinnern Sie sich an diese schwarz-ledernen Timer, meist im DIN A5 Format mit den Kalendarien, Adresslisten und To-do-Listen? Damals war die Lehrmeinung, dass alle am Abend übrigen Punkte der To-Do-Liste auf den nächsten Tag übertragen werden, um so den kommenden Tag zu planen. Ich kenne niemanden der das (noch) tut. Denn bis die Tinte trocken ist, haben sich Aufgaben und Prioritäten schon wieder verändert. Das Ziel, das mit den Werkzeugen der 80er erreicht werden sollte, liegt längst hinter uns. Die Arbeitstage sind vollgepackt mit Terminen und Dringlichkeiten. Zu viele Termine, und dann noch einen dazu, den man „eben mal dazwischen schiebt“. Bill Jensen schreibt in seinem Buch „Radikal vereinfachen“ /1/: „Einmal begonnen, folgt auch die Arbeit dem Weg des geringsten Widerstandes“. Das heißt, wer nicht sorgfältig aufpasst, auf dessen Tisch landen zähe, unliebsame, unklare oder undankbare Aufgaben. Man will ja nicht unkollegial sein. Es gibt genau 3 Möglichkeiten, auf eine Aufgab...

Wolf hat in der letzten Woche über Ziele geschrieben. Aber braucht ein Team Ziele, um produktiv zu arbeiten? Es gibt mehrere Meinungen dazu. Stephen Covey (/1/) plädiert dafür, Ziele festzulegen, um bewusster zu leben. Seine Kunden beklagen sich, dass das Leben an ihnen vorbei zieht, weil sie zu viel arbeiten. Das Nachdenken über Ziele und Festlegen von Schritten in ihre Richtung reduziert die Gefahr, dass man sich (nur) mit den unwesentlichen Dingen beschäftigt. Das gleiche gilt für Unternehmen. Viele Managementbücher  fordern, dass Unternehmen eine Strategie festlegen müssen. David Allen hat eine andere Meinung (/2/). Das Planen von oben nach unten ist schwierig. Allein die Anzahl der Möglichkeiten ist so groß, dass man sich nie richtig entscheiden wird. Besser ist es, seine Aufgaben vernünftig zu organisieren und regelmäßig zu prüfen, ob man auf der richtigen Spur ist. Eine ähnliche Meinung vertritt Jim Collins in seinem Buch über herausragende Unternehmen (/3/). Die besten...

Folgende E-Mail eines Lesers erreicht die Blogredaktion: Ihr nennt Euch Teamworkblog. Ihr habt vermutlich etwas über “Teamwork” zu sagen oder darüber, wie Teams zusammen arbeiten. Ich bin gespannt und skeptisch. Warum? Teamwork scheint weder kreativ noch effizient zu sein, zumindest nach geläufiger Meinung und in der heutigen Praxis. Gerade diese Woche fasste Susan Cain in der New York Times das zusammen, was ich täglich erlebe und was die psychologische Forschung längst weiß: Personen erzeugen in Einzelarbeit bessere Ideen und Ergebnisse und sie tun es sogar schneller als Teams /1/. Nehmen wir Brainstorming als Beispiel. Brainstorming wurde 1953 als die neueste, größte Technik zur Entfaltung menschlicher Schaffenskraft gefeiert. Allerdings haben Forscher bereits 1958 bewiesen, dass Brainstorming im Vergleich zur aggregierten Ergebnisse von Einzelpersonen weniger Ideen und diese mit geringerer Qualität produziert. Dutzende von Studien haben diese Ergebnisse bestätigt. Ein paar P...

Natürlich ist jetzt auch wieder die Zeit, in der ich mir Jahresziele setze. Wenn ich mir aber meine Bilanz der letzten zwei, drei Jahre ansehe, dann haben die Ergebnisse oft mit den formulierten Zielen wenig zu tun. Und allein sie zu lesen, setzt mich heute unter Druck: Warum habe ich das wieder nicht geschafft?

Kennen Sie die Situation? Sie fahren am nächsten Tag in den Urlaub und wollen noch die wichtigsten Dinge an Ihre Kollegen übergeben. Sie schreiben ein paar E-Mails an unterschiedliche Leute und erklären, wo bei Rückfragen welche Dokumente zu finden sind, warum sich der Preis für Produkt X nochmal geändert hat und welche Schritte Sie im Vorgang Y schon erledigt haben und welche noch zu tun sind.

Jetzt schreibe ich diesen Blog und habe eigentlich überhaupt keine Zeit. Im November hat mich Jan von der Blogredaktion gefragt: “Du kannst doch diesen Blog machen?“ Mit dieser Mischung aus drohendem und anerkennendem Tonfall, der mich immer gefügig macht. Natürlich habe ich zugesagt. Und jetzt habe ich den Salat. Womit wir beim Thema wären. Hätte mich Jan vorgestern gefragt oder Ende letzter Woche, hätte er sich ein Nein eingehandelt – Tonfall hin oder her. Denn da wäre mir klar gewesen, was ich aktuell alles in der To-Do-Pipeline habe. Aber Ende November – da war die Zeit jetzt noch ein offenes Meer ohne Ufer. Keine Kapazitätsgrenze in Sicht. Michael Linenberger hat in Lektion 1 seines Buchs über Zeitmanagement mit Outlook ( /1/ ) darauf hingewiesen, dass wir Menschen einen Zeithorizont haben, der unsere Gefühlswelt in zwei Teile trennt. Dieser Zeithorizont ist individuell verschieden, aber liegt bei den meisten von uns bei etwa drei Wochen. Innerhalb dieses Horizonts kö...