Office-Hacks - Sammlung, Teil 3: Word und Excel

 Immer wieder werde ich nach speziellen Hacks, Tipps und Tricks gefragt, die einem die Arbeit mit MS-Office-Produkten erleichtern. Also habe ich eine zeitlose Sammlung von kleinen Handgriffen zusammengestellt, die in meinen Seminaren oft für erhellende AHA-Momente sorgen. Dies ist der dritte und vorerst letzte Teil meiner kleinen Serie. Sie begann mit Outlook und Teams, zweiter Teil ist OneNote und PowerPoint, hier kommt nun Word und Excel.

Profi-Markieren

Sowohl in Word als auch in Excel wird viel markiert. Meistens machen wir das mit der Maus. Daran ist nichts verkehrt. Aber es gibt ein paar Tricks dabei:

Doppelklick auf ein Wort: Markiert dieses Wort

Klick mit gehaltener STRG-Taste: Markiert diesen Satz

Dreifachklick in einen Absatz: Markiert diesen Absatz

Markierung ändern - verkürzen oder erweitern: Shift-Taste halten und mit Cursor-Tasten vor- oder zurückgehen.

Alles markieren: STRG+A;
in Word das gesamte Dokument, in Excel den zusammenhängenden Bereich

Word:

Auto-Korrektur

Alle Office-Produkte wollen uns unterstützen. Und so kommt es vor, dass die Abkürzung für die Haustechnik - HT - plötzlich in HAT verändert wird. Doof, zumal das vielleicht gar nicht auffällt, denn es gibt keine Rückfrage oder Benachrichtigung dazu.

Wenn etwas geändert wurde und du danach mit der Maus an die Stelle gehst, erscheint am ersten Buchstaben ein kleines blaues Rechteck. Hier kannst du eine Schaltfläche öffnen und die Korrekturen anpassen. Hier im Beispiel wurde der Name "Deis" in "Dies" geändert.

1. An das Rechteck klicken, um das Menü zu öffnen
2. Hier diese eine Korrektur zurücknehmen
3. Diese Korrektur zurücknehmen und „deis“ zukünftig nicht mehr ändern
4. Zum Dialogfenster der AutoKorrekturen wechseln
5. Hier ist die Automatische Großschreibung am Satzanfang aktiv.
6. Hier ist die generelle AutoKorrektur aktiviert
7. Hier kannst du eigene AutoKorrekturen eingeben.

Wenn die Liste der AutoKorrekturen Begriffe enthält, die dir lästig sind auch direkt in dieser Liste löschen. Einfach anklicken und dann die Schaltfläche Löschen betätigen.

Horizontale Linie

Einfach eine Linie in Word zur optischen Abgrenzung. Vielleicht bei Kopf- oder Fußzeilen oder auch bei Fließtexten. Da gibt es viele Möglichkeiten aber nur eine gute. Die Horizontale Linie, die sich im Rahmenmenü befindet. Am besten du legst dir die auf die Schnellzugriffsleiste. Das geht mit einem Rechtsklick. 

Diese Horizontale Linie ist intuitiv bedienbar. En Doppelklick darauf öffnet das Menü für die Details.

Excel:

Fokuszelle

Ganz neu und noch nicht in jeder Excel-Version enthalten ist die Fokuszelle. Sie ist besonders hilfreich bei "Datentapeten" damit du beim Ablesen immer genau weißt wo du bist. Du schaltest sie auf dem Menüband Ansicht ein und dort auch wieder aus. Die Farbe kannst du wählen.

Kontrollkästchen

Auch neu gekommen ist in Excel das Kontrollkästchen, das sich anklicken lässt und die Werte "WAHR" oder "FALSCH" zurückgibt. Im Menüband Einfügen findest du es.

Blitzvorschau

Die Blitzvorschau ist "versteckte KI" und hilft immer dann, wenn eine Variante einer Spalte gebraucht wird. Als beispielsweise nur der Vorname aus einem gesamten Namenfeld. Dafür gibt es zwar auch die Funktion "Text in Spalten", aber die Blitzvorschau geht schneller:

Einfach anfangen. bei der zweiten Zeile(!) zeigt Excel das Ergebnis automatisch an und du kannst mit Enter bestätigen. 

Excel mit Copilot und Co.

Überall ist gerade die Rede davon, was jetzt alles wundervoll mit KI in Excel funktioniert. Mag sein; doch meine persönliche Einschätzung ist eher: wer sich in Excel auskennt, ist zu Fuß mindestens doppelt so schnell und wer sich nicht auskennt kann die von KI gezauberten Ergebnisse nicht prüfen oder anpassen. Es hilft nichts, wir müssen alle das Handwerk lernen. 

Trotzdem nutze ich KI gerne. Denn niemand muss mehr Funktionsnamen wie Vokabeln lernen! Das funktioniert wirklich fantastisch! Letztens stellte ich in einem Excel-Basis-Kurs die Funktion "Runden" vor. dann fragt ein Teilnehmer: "Wie mache ich es, wenn ich immer auf den nächsten 5er aufrunden will?" Also: von 61 auf 65 von 77 auf 80. Es rattert in meinem Kopf: es gibt VRUNDEN und AUFRUNDEN, die beiden verschachteln... ich frage Copilot: die Funktion heißt OBERGRENZE! 

Tadellos!

Ebenso: wenn du von Kolleg:innen eine Excel-Tapete bekommst und bei einer Funktion nicht die geringste Ahnung hast, was diese hier tut, kopiere sie einfach in ein Chatfenster und lass es dir erklären. Das kann die KI wirklich gut - Tag und Nacht und bei gleichbleibender Freundlichkeit. Du hast jetzt also einen Kollegen mit schwarzem Gürtel in Excel! Frag ihn einfach. Datenschutztechnich ist das völlig unbedenklich, denn du gibst ja keine Daten preis.