Wie schnell können Sie Lieferantenverträge schließen?

Der Umgang mit Lieferanten entscheidet über Wettbewerbsvorteile. Kein Unternehmen kann alle nötigen Kompetenzen allein aufbauen und abdecken. Neue Projekte, neue Produkte, neue Märkte: das geht viel leichter, wenn man sich Hilfe holt. Aber wie lange dauert es, bis die Vertragspartner sich einig sind?

Wenn Sie mehr über Lean Agile Procurement wissen wollen, kommen Sie zu unserem Workshop mit Mirko Kleiner am 21.02.2020 nach Stuttgart.

Bei Vertragsverhandlungen versteckt sich jeder (Bildquelle: Pixabay(Manfred Richter)

Vertragsverhandlungen dauern lange

Ich habe früher viele IT-Verträge verhandelt. Wegen der größeren Summen haben sich die Verhandlungen über Wochen und Monate hingezogen. In jeder Runde wurde der Vertrag angepasst und etwas komplizierter. Jede Seite zögerte, um die Risiken doppelt zu prüfen. Wird der Lieferant das liefern, was wir brauchen? Wird er uns schnell zur Seite stehen? Sind die Mitarbeiter kompetent? Wird der Kunde seine Hausaufgaben machen? Wird er rechtzeitig seine Rechnungen bezahlen? Sind die Mitarbeiter informiert und freigestellt für die Arbeit?

Ich habe mir eine nette Sammlung von Werkzeugen (Word-Macros, Versionskontrolle mit Subversion, Perl-Skripte zum Vergleichen und Zusammenstellen, eine spezielle Ablagestruktur) zurechtgelegt, um die Änderungen an meinen Word-Dokumenten zu verfolgen.

Je besser ich komplizierte Verträge beherrschte, desto häufiger stellte ich mir die Frage, ob der Aufwand überhaupt nötig ist. Geht es nicht auch einfacher?

Toyota geht anders mit seinen Lieferanten um

Durch das IMVP und das Buch "The machine that changed the world" wird einem größeren Kreis bekannt, wie Toyota mit seinen Lieferanten umgeht. Während westliche Autobauer (damals) zwischen 1.000 und 2.500 Lieferanten nutzen, kommen die japanischen Autobauer auf weniger als 300. Das ist eine ganz andere Komplexität.

Ford und andere Autobauer haben ihren Lieferanten sehr genau vorgegeben, welche Teile zu liefern sind. Toyota bezieht seine Lieferanten mit ein. Statt detailliert Maße und Qualitätsstandards vorzugeben, erwartet Toyota Lösungen. Z. B. könnte Toyota sagen, dass sie von ihrem Lieferanten einen neuen Autositz für die nächste Modellgeneration braucht. Toyota gibt die Maße vor, in die der neue Sitz passen muss und gibt den finanziellen Rahmen vor. Und dann stellt Toyota Fragen: Was macht einen Sitz teuer für Euch? Wie könnten wir vom Design her den Preis beeinflussen? usw.

Der Lieferant teilt sein Wissen. Gleichzeitig überlässt es Toyota dem Lieferanten, die Unterlieferanten zu steuern. Es gibt Tier-1 und Tier-2-Lieferanten.

Dieses Vorgehen zahlt sich aus. Die Profite von Toyota liegen zu 95% im Design der Fahrzeuge. Ich habe eine ältere Studie gefunden, die berichtet, wie zufrieden Lieferanten mit den Autobauern sind./2/ Auf den ersten Plätzen liegen Toyota, Honda und Nissan. Erst dann kommen GM und Chrysler.

Wie können wir die Komplexität der Verträge reduzieren?

Bereiten Sie sich vor und bringen Sie die Menschen zusammen

Meine Vertragsverhandlungen dauerten immer so lange, weil es ständig Rückfragen an die Experten gab. Die waren aber nicht immer verfügbar.

Unser Kollege Mirko Kleiner hat einen Ansatz entwickelt, mit dem Kunde und mehrere Lieferanten zusammengebracht werden können. Er hat sich die Verschwendungsquellen im Verhandlungsprozess angesehen und immer weiter verfeinert. Zum Beispiel beginnen die Verhandlungen damit, dass alle wesentlichen Ziele auf einer einzigen Seite zusammengefasst werden. Das macht den Vergleich der Angebote viel einfacher.

Lean Agile Procurement Prozess (Quelle: Mirko Kleiner)

Mit diesem Ansatz schaffen es auch große Unternehmen innerhalb von Tagen einen Vertrag zu schließen.

Wenn Sie mehr über Lean Agile Procurement wissen wollen, kommen Sie zu unserem Workshop mit Mirko Kleiner am 21.02.2020 nach Stuttgart.

Anmerkungen:

• /1/ Womack, James P. ; Jones, Daniel T.: The Machine That Changed the World : The Story of Lean Production-- Toyota's Secret Weapon in the Global Car Wars That Is Now Revolutionizing World Industry. Reprint. New York: Simon and Schuster, 2007.
• /2/ Nick Zubko: Tier 1s Say Toyota is Tops in Supplier Relations - Annual study evaluates supplier working conditions at six major OEMs., erschienen in Industry Week, 12.09.2008, abrufbar unter https://www.industryweek.com/leadership/companies-executives/article/21949796/tier-1s-say-toyota-is-tops-in-supplier-relations