Montag, 2. Juni 2014

Von gleichen Diagrammen und fertig formatierten Zellen - Vorlagen in Excel

In meiner kleine Vorlagen-Reihe ist heute Excel dran. "Vorlagen für Excel? Wer braucht denn sowas? - Gibt es das überhaupt?" Das sind oft die spontanen Reaktionen, wenn ich das Thema anspreche. Vorlagen sind generell ein Effizienzgenerator. Ganz besonders in Excel. Obendrein wird dabei das Corporate Design eingehalten und es werden Fehler vermieden. Hier kommt der Blick hinter die Kulissen

Vorlagen für Diagramme

Wenn Sie einen Bereich Ihres Datenblattes markieren, und F11 drücken, erscheint sofort ein Diagramm auf einem separaten Tabellenblatt. Wenn Sie die Tastenkombination ALT+F1 nehmen, erscheint das Diagramm auf dem Tabellenblatt, auf welchem auch die Daten stehen. Soweit so gut.

Das ist jetzt ein 2D-Säulendigramm mit Legende rechts. Wenn Ihnen das in 9 von 10 Fällen passt und genügt, lesen Sie bitte beim nächsten Abschnitt weiter. Wenn Sie dann aber anfangen, aus dem Säulendigramm ein Liniendiagramm (beispielsweise) zu basteln, die Legende umpositionieren, einen Diagrammtitel hinzufügen und jedes Mal dieselben Handgriffe ausführen, um das Diagramm so hinzubekommen, wie Sie es in 9 von 10 Fällen brauchen, dann ist die Frage: Warum definieren Sie das Ding nicht als Standarddiagramm?

Dann erscheint das Diagramm jedes Mal gleich auf die von Ihnen gewählte Art und Weise.

Diagrammvorlage definieren

Es ist wirklich unkompliziert: Nehmen Sie ein Diagramm, das Ihren Anforderungen entspricht. Auf dem Menüband Entwurf zweite Schaltfläche von links: Als Vorlage speichern. Namen vergeben. Fertig. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm. Dann können Sie die gleiche Funktion aufrufen (siehe Abb. 1).
Abb. 1: Diagramm "Als Vorlage speichern"

Vorlage anwenden

Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Diagrammtyp ändern gehen und links oben auf den Ordner Vorlagen klicken, können Sie aus Ihren selbst erstellten Vorlagen wählen. Ist eine davon die, die Sie meistens brauchen, klicken Sie diese an und klicken danach auf Als Standarddiagrammtyp festlegen (siehe Abb. 2). Dann wird dieser Typ erstellt, wenn Sie mit den Tastenkombinationen ein Diagramm einfügen.

Abb. 2: Standarddiagrammtyp in Excel festlegen

Vorlagen für Zellen

Zellenformatvorlagen werden meist gar nicht wahrgenommen. Wann kann man so etwas brauchen? Z. B. beim Erstellen von Formularen oder überhaupt Excel-Sheets, in welche andere Menschen etwas eintragen sollen. Dabei ist es sehr wichtig, dass die Zellen, die den Eintrag bekommen sollen, deutlich erkennbar sind.

Es ist gut wenn solche Zellen in jedem Formular gleich aussehen. Hierfür gibt es z.B. die Zellenformatvorlagen "Berechung", "Eingabe", "Ausgabe" und "Erklärender Text". Das spart dem Erstellenden Zeit und Nachdenken; dem Eingebenden hilft es bei der Orientierung.

Wenn Überschriften und Ergebniszellen sich mit einem Klick formatieren lassen, ist das ebenfalls sehr fix und außerdem sieht es professionell aus.

Stellen Sie Ihren Cursor in die zu formatierende Zelle. Auf dem Menüband Start wählen Sie aus den Formatvorlagen das Passende aus. (1)
Abb. 3 Formatvorlagen auswählen

Abb. 4 Formatierung ändern

Natürlich können Sie auch eigene Zellenformatvorlagen erstellen. Klicken Sie dazu auf Neue Zellenformatvorlage (2) vergeben Sie einen Namen und formatieren Sie die Zelle nach Ihren Wünschen (3).

Die eigene Zelle wird nun im Bereich Benutzerdefiniert (4) angezeigt.

Achtung: Diagrammvorlagen werden beim Benutzer gespeichert, Zellenformatvorlagen in der Arbeitsmappe.

Vorlagen für Mappen

"Und wie nutzen wir das im Team?" Hier rate ich zum Erstellen einer Excel-Vorlage, die im Teamlaufwerk gespeichert wird. Das Handling einer Vorlage ist genau wie bei Word. Im Dialogfenster Speichern unter beim Dateityp Excel-Vorlage auswählen, dann wird standardmäßig das lokale Templates-Verzeichnis vorgeschlagen. Wechseln Sie ins Teamlaufwerk. Abspeichern und fertig.

Anders als bei Word wird der Name der Vorlage beibehalten, wenn man sie benutzt. Es steht also nicht Mappe1 im Titel (analog zu Dokument1), sondern der gewählte Vorlagenname mit einer angehängten 1.

Innerhalb der Vorlage sind dann sowohl Zellenformatvorlagen wie auch Diagrammvorlagen mit abgelegt. Man kann diese Idee weit treiben: es könnten passend vorformatierte Tabellenblätter, Namen und vielen andere vorbereitet sein.

Eine solche Mappe, einmal sorgfältig erstellt, spart viel Arbei und vermeidet Fehler, die durch Kopieren und Ändern alter Mappen leicht geschehen.

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