Montag, 18. November 2013

Meine persönliche Zeitaufschreibung (Vorlage für Zeitlogbuch)

Wo bleibt meine Zeit? Wie lange brauche ich wirklich? Das sind für meine eigene Planung wichtige Fragen. Es gibt viele Programme, mit denen man seine Zeit notieren kann. Aber ich bin wieder zum guten alten Papier zurück gegangen. Ich hatte da meine Gründe.
Ohne Zeitaufschreibung habe ich keine Datenbasis für künftige Zeitabschätzungen (/1/). Ich weiß, dass das menschliche Gehirn Erfahrungen zeitlich verdichtet. Deshalb schätzen wir benötigte Zeiten immer zu optimistisch ein und deshalb brauche ich meine eigene Zeitaufschreibung. Und wie soll ein Team seine Abeit planen, wenn jedes Teammitglied keine Ahnung hat, wie lange es in der Vergangenheit für seine Aufgaben gebraucht hat?

Wie sieht meine Zeitaufschreibung aus?

Lange Zeit habe ich mit Excel, Word, Textdateien und Datenbanken gearbeitet. Jetzt nutze ich wieder ein Formular, das ich in Excel erstellt habe. Ich drucke die Tabelle auf Papier aus.

Abb. 1: Ausschnitt aus meiner Zeitaufschreibung
Ich notiere mir folgende Informationen:
  • Jobnummer (#): Ich zähle einfach die Jobs hoch. Das hat den Vorteil, dass ich bei mehreren Einträgen auf die gleiche Jobnummer verweisen kann. Ich kann sie auch bei Notizen verwenden.
  • Datum: Der Tag, an dem ich an der Aufgabe sitze.
  • Kontext, Vorgang: Ich arbeite für verschiedene Unternehmen und bearbeite unterschiedliche Vorgänge oder Projekte. Die Info brauche ich zur Abrechnung.
  • Einheiten Plan: Hier notiere ich mir, wenn möglich, die Anzahl von Einheiten. Wenn ich einen Text lese, zähle ich vorher die Seiten. Wenn ich einen Text erstelle, schätze ich Anzahl der Wörter oder Seiten.
  • Zeit Plan: Abschätzung, wie lange ich brauche
  • Start: Wann ich anfange
  • Ende: Wann ich mit der Aufgabe aufhöre
  • Unterbrechungen: Hier trage ich jede Unterbrechung in Minuten ein.
  • Zeit Ist: Endezeit minus Anfangszeit minus Summe der Unterbrechungen
  • Einheiten Ist: Tatsächliche Anzahl der Einheiten
  • Rate Ist: Einheiten pro Zeit, z. B. brauche ich eine Minute um eine Seite zu lesen.
  • Tätigkeit, Kommentar: Kurze Notiz, was ich gemacht habe. Kann ich später für die Statistik nutzen.
  • Erledigt (Erl.): Markierung, ob ich die Aufgabe abgeschlossen habe. Wenn nicht, muss ich später die Zeiten und Einheiten der Einträge aufsummieren.

Wie benutze ich mein Zeitlogbuch?

Sonntags abends oder montags morgen drucke ich mir ein neues, leeres Formular aus.

Ich lege mein Zeitlogbuch an meinen Arbeitsplatz oder nehme es dorthin mit, wo ich gerade arbeite. Wenn ich eine neue Aufgabe beginne, schreibe ich es sofort auf. Die o. g. Reihenfolge der Spalten ist bewusst gewählt. So muss ich mir Gedanken darüber machen, welchen Vorgang ich gerade bearbeite oder wie viel Zeit ich einplane. Wenn die entsprechenden Spalten erst am Ende der Tabelle stünden, würde ich sie nicht ausfüllen.

Wenn ich unterbrochen werde, notiere ich es. Wenn ich mit der Aufgabe fertig bin, fülle ich die restlichen Spalten aus. Sollte eine Seite nicht reichen, drucke ich eine neue aus.

Am Freitag gehe ich alle Einträge durch. Wenn ich Zeiten abrechnen muss, übernehme ich es in die entsprechenden Systeme. Dann aktualisiere ich meine Statistik mit den neuen Daten. Die ist die Grundlage der Planung für die nächsten Aufgaben. Danach hefte ich die Zettel ab.

Warum keine elektronischen Systeme?

Ich habe gemerkt, dass die elektronischen Systeme mir mehr Arbeit machen als abnehmen. Zudem ist der Zettel neben mir präsenter als eine Software. Den Zettel kann ich schneller ausfüllen als ein Excel-Formular oder eine entsprechende App oder Software. Außerdem kann ich an den Rand schreiben usw.

Falls jemand Interesse an meiner Excel-Datei hat, verschicke ich sie gern per E-Mail (/2/).Wenn jemand andere gute Vorlagen kennt, freuen sich die anderen Leser über einen Kommentar.

Anmerkungen

  • /1/ Über das Notieren von Zeiten habe ich schon einmal im August 2012 geschrieben, siehe Jan Fischbach: Wie lange brauchst Du noch? - Wie man seine eigene Zeit erfasst, Teamworkblog, erschienen am 06. August 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/08/wie-lange-brauchst-du-noch-wie-man.html
  • /2/ Wer sich die Datei selbst anlegen will, kopiert folgenden Text in die erste Zeile: #     Datum    Kontext, Vorgang    Einheiten Plan    Zeit Plan    Start    Ende    Unterbrechungen    Zeit Ist    Einheiten Ist    Rate Ist    Tätigkeit, Kommentar    Erl.

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