Montag, 30. Januar 2012

Zuviel + 1 // Was tun, wenn die To-Do-Liste überquillt

Erinnern Sie sich an diese schwarz-ledernen Timer, meist im DIN A5 Format mit den Kalendarien, Adresslisten und To-do-Listen? Damals war die Lehrmeinung, dass alle am Abend übrigen Punkte der To-Do-Liste auf den nächsten Tag übertragen werden, um so den kommenden Tag zu planen. Ich kenne niemanden der das (noch) tut. Denn bis die Tinte trocken ist, haben sich Aufgaben und Prioritäten schon wieder verändert.

Das Ziel, das mit den Werkzeugen der 80er erreicht werden sollte, liegt längst hinter uns. Die Arbeitstage sind vollgepackt mit Terminen und Dringlichkeiten. Zu viele Termine, und dann noch einen dazu, den man „eben mal dazwischen schiebt“.

Bill Jensen schreibt in seinem Buch „Radikal vereinfachen“ /1/: „Einmal begonnen, folgt auch die Arbeit dem Weg des geringsten Widerstandes“. Das heißt, wer nicht sorgfältig aufpasst, auf dessen Tisch landen zähe, unliebsame, unklare oder undankbare Aufgaben. Man will ja nicht unkollegial sein.

Es gibt genau 3 Möglichkeiten, auf eine Aufgabenanfrage zu reagieren: „Ja“, „Nein“ oder Verhandeln.

Sagen Sie „Ja“, wenn Ihre To-Do-Liste schon am Bersten ist, heißt das in der Konsequenz, dass Sie entweder Überstunden machen werden, andere Dinge nicht bearbeiten oder schneller bzw. oberflächlicher arbeiten. Praktisch jede dieser Möglichkeiten kann zum Bumerang werden.

Verhandeln – wagen Sie es! Ein „sofort“ kann sich auf Nachfrage ohne weiteres als ein „ja, Donnerstag ist o.k.“ entpuppen.

Ist eine Aufgabe unklar, machen Sie eine grobe Skizze und sprechen Sie diese kurz mit dem Auftraggeber durch. Dieser kann den Auftrag oft klarer formulieren, wenn ein erstes Teilergebnis sichtbar ist.

Wie sagt man „Nein“?

Mein Lieblingssatz, um Kollegen, die viel lieber Arbeit weitergeben als abnehmen auszubremsen: „Sei so gut und kläre eben mit der Teamleitung, dass meine Teilaufgabe, an der ich gerade arbeite warten kann, während ich dich unterstütze. Wenn grünes Licht kommt, helfe ich dir sofort!“

Vielleicht ist so eine Umschreibung auch nicht nötig; „Nein“ ist ein ganzer Satz.

/1/ Jensen, Bill: Radikal vereinfachen. 1. Aufl.. Frankfurt, New York: Campus-Verl., 2004.

1 Kommentar:

  1. Ich habe heute ein webinar von Eugen Simon zum Thema "Das ZP-Prinzip" besucht. Er ist Gründer des Projektes Gedankendoping und hielt einen Online-Vortrag über sein ZP-Prinzip (Z= Zeit, P=Produktivität).
    Ein Punkt in diesem Vortrag ergänzt Ihren Artikel – Frau Hess – um einen – wie ich meine – praktikablen Tipp. Nicht nur das ‚Nein‘-Sagen sondern auch das dann tatsächliche ‚Nein-Umsetzen' ist wichtig. Herr Simon nennt es ‚Nein sagen + set the timer‘.
    Tipp 1: Kurz vor einer Besprechung oder einem Termin oder einer Tätigkeit, die Sie dringend in einer Minute starten möchten, betritt Mann/Frau Ihr Büro und möchte ‚nur kurz etwas von Ihrer Zeit‘. Sagen Sie sofort, dass Sie höchstens eine Minute Zeit haben ... und schon läuft die Uhr. Ihr Gegenüber weiß um die begrenzte Zeit und muss sich daran halten, sonst müssen Sie – Sie hatten es ja im Vorfeld gleich angekündigt – nach einer Minute das Gespräch beenden.
    Tipp 2: Kennen Sie das, dass Sie gerade am Gehen sind und Ihr Chef herein kommt, sieht, dass Sie am Gehen sind und trotzdem die Türe schließt (um Sie besser ‚greifen‘ oder ‚umzingeln‘ zu können? Sie können es empfinden und formulieren wie sie möchten, aber es ist eine demonstrative Geste ‚Jetzt müssen Sie sich Zeit für mich nehmen‘)? Dann bleiben Sie trotzdem stehen und öffnen auch wieder die Türe ... und schon läuft die Uhr. Eugen Simon nannte das ‚die Handgranate tickt‘ ... das hört sich hart formuliert an, aber darum geht es nicht, sondern symbolisch um das demonstrative Nein sagen.

    Ich werde dies ab sofort üben, indem ich an meinen Arbeitstagen solche Situationen prüfe, bewerte und mir eine respektvolle aber deutliche ‚Nein sagen + set the timer‘-Technik überlege.

    Außerdem hilft dies auch vor neuen Todos, die Ihnen ‚mal so schnell zwischen Tür und Angel‘ rübergeschoben werden und - ehe Sie sich versehen – bei Ihnen gelandet sind.

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