Montag, 14. März 2016

Outlook Kalender: nicht beantwortete Anfragen finden

Am Freitag ist etwas geschehen, was ich nicht erwartet habe: während des Seminares habe ich eine wirklich nützliche Outlook-Schaltfläche gefunden, die ich noch nicht kannte! Und das mir! Natürlich will ich meinen Fund sofort mitteilen: Es handelt sich um die Suchtools des Kalenders.
Genau genommen können Sie mit dieser Schaltfläche alle Besprechungen Ihres Kalenders nach Status filtern. Das heißt, Sie können sich die Liste der Besprechungen anzeigen lassen, auf welche Sie noch nicht geantwortet haben, oder nur die beantworteten oder die, die Sie mit Vorbehalt eingetragen haben. Natürlich können Sie auch den zu durchsuchenden Zeitraum eingrenzen.

Doch der Reihe nach:

Nach Besprechungsstatus filtern

  1. Wechseln Sie in den zu durchsuchenden Kalender
  2. Klicken Sie in das Suchfenster - das mit der Lupe dran, rechts oben
  3. die Symbolleiste Suchtools wird aktiv, darauf finden Sie die Schaltfläche Anfragen ohne Antworten.
  4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie den Status, der Sie interessiert.
Etwas irreführend ist die Bezeichnung der Schaltfläche selbst. Letztlich ist es ein Filter auf den Status der Besprechungen.
Sie sehen hier Outlook 2016, Ab 2010 sieht es schon genauso aus.

Nach dem Datum filtern

Jetzt haben Sie möglicherweise sehr viele Ergebnisse gefunden, die Sie nicht interessieren, weil die Suche zunächst über den ganzen Kalender geht.

So grenzen Sie den Zeitraum ein:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere und wählen Sie Beginn
  2. Danach erhalten Sie ein zusätzliches Dropdown-Menü an der rechen Seite, in welchem Sie sehr komfortabel den interessierenden Zeitraum eingrenzen können.


Diese Liste ist im Original viel länger und ermöglicht ein Filtern über alle denkbaren Felder


Die Auswahl ist benutzerfreundlich, aber nicht editierbar
Was ich mir noch wünschen würde: Eine Reminder-Funktion, wenn ich Organisator bin, an alle, die mir noch nicht geantwortet haben. Aber das kann Outlook meines Wissens noch nicht (Lotus Notes schon).

Erkenntnis am Rande: Die Schaltflächen und Möglichkeiten der Suchtools sind in jedem Outlook-Modul verschieden. Das lohnt einen zweiten Blick.

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