Das Teamwork-Blog

Jetzt habe ich es geschafft. Ein Ziel, das ich mir vor vielen Jahren gesetzt hatte, ist seit einigen Monaten Realität geworden: eine leere Inbox. Ich schaffe es täglich (oder spätestens am Ende einer Woche), mein Postfach wirklich leer zu räumen. Profitiert davon habe ich auf jeden Fall. Interessanter ist allerdings, was ich über mich selbst und meine Arbeitsweise daraus gelernt habe.

Eigentlich ist uns klar, dass wir besser unser Postfach regelmäßig aufräumen. Aber wie geht man eigentlich genau vor? Ich habe mir dazu ein paar Gedanken gemacht.

Ich glaube speziell für uns Deutsche ist es sehr schwer, Standards zu definieren. Wir wollen es gleich perfekt machen und suchen nach Beschreibungen, die alle Variationen berücksichtigen. Das war aber gar nicht die ursprüngliche Idee im Lean Management. Die war viel einfacher.

Sie kennen die Situation: Sie sagen jemandem etwas zu und es kommt etwas dazwischen. Ihre Lieferung verzögert sich und Sie haben ein blödes Gefühl. Sie liefern mit Verspätung ab und fangen an, sich zu rechtfertigen: "Leider konnte ich nich ..., weil ... Ich bitte vielmals um Entschuldigung." Ich finde, es ist Zeit dieses Muster zu durchbrechen. Hören Sie auf, sich zu rechtfertigen.

Scrum verbreitet sich - und eigentlich doch wieder nicht. Von Kollegen, die Scrum-Trainings in Unternehmen durchführen, höre ich oft: „Schon im Seminar ist die Skepsis der Teilnehmer groß. Und wenn ich nach ein paar Wochen mal nachfrage: ‚Was habt ihr denn umgesetzt?‘, höre ich nicht ganz selten: ‚Null Komma Null‘."   Nicht sehr befriedigend, weder für die Teilnehmer noch für das beauftragende Unternehmen noch für die Trainer. Woran liegt’s?

Wie bekommt man schnell Ordnung in die eigene chaotische Ablage? Ich habe mir dazu drei Schritte überlegt.

Kanban für E-Mails in Outlook ist ein Dauerbrenner bei den Suchanfragen.  Hier habe ich einen Vorschlag, wie Sie ganz einfach mit den Kategorien ein Kanban-Board im Posteingang realisieren können. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Kategorien bisher nicht für E-Mails verwenden. Einheitlich im Team implementiert ist die Überwachung des Postfachs eines Kollegen einfacher und wirksamer.

Ein Jahreswechsel ist für viele Leute ein Anlass, sich etwas für das neue Jahr vorzunehmen. Ich finde es eine schöne Tradition, wenigstens einmal im Jahr darüber nachzudenken, was einem mittelfristig wichtig ist. Zu oft sind die selbst gesetzten Ziele unrealistisch. Blöd ist, dass wir nicht merken, dass sie unrealistisch sind. Am Ende ärgern wir uns über uns selbst, weil wir mal wieder nicht diszipliniert genug waren. Falsch! Wir hätten uns mit bestimmten Zielen gar nicht überfordern dürfen. Es gibt aber ein gutes Gegenmittel in Form von einer bestimmten Frage.

...zumindest für dieses Jahr, liebe Leserinnen und Leser! Im Namen der Teamwork-Blogger deshalb herzlichen Dank dafür, dass Ihr uns auch 2014 treu begleitet habt! Ihr seid der Grund, warum es für uns ein gutes Jahr war. Eure Klicks werden uns auch weiterhin Ansporn sein. Euch allen wünschen wir ein gesundes, zufriedenes, ein rundum gutes neues Jahr! Und es wird gut, darauf dürfen wir hoffen. Schließlich kann es nur besser werden.

Zu Weihnachten streben alle nach Harmonie und im Neuen Jahr wollen wir auch besser miteinander umgehen. Um zu verstehen, wie ich selbst und meine Teamkollegen ticken, und warum wir es manchmal schwer miteinander haben, finde ich das Riemann-Thomann-Modell /1/ sehr gut. Kennengelernt habe ich es in einer Sharing-Team-Situation /2/. Eine Teilnehmerin zeigte damit, dass das Anliegen an einer ganz unvermuteten Stelle zu lösen ist.

Wenn ein Team über längere Zeit zusammenarbeitet, wird es erleben, dass Mitglieder das Team verlassen und dass es neue Mitglieder dazugewinnt. Wenn sich ein Team neu zusammenfindet, kennen Sie wahrscheinlich schon die bekannten Phasen (forming, storming etc.) von Bruce Tuckman (/1/). Aber wie nimmt man eigentlich konkret einzelne Mitglieder ins Team auf? In einem Beitrag von Esther Derby habe ich dazu etwas gefunden.

Viele Praktiker stoßen immer wieder auf das gleiche Problem: Man coacht ein Team und es wird richtig produktiv. Dann stellt sich sofort das nächste Problem: Wie kann ich den Zufluss von Projekten begrenzen und die Arbeit sinnvoll auf mehrere Teams verteilen? Es gibt eine Reihe von Ideen am Markt. Nun bringt Scrum Inc. - die Beratungsfirma von dem Scrum-Miterfinder Jeff Sutherland - ein eigenes Framework auf den Markt. Brauchen wir jetzt ein weiteres? Ja, denn Scrum @ Scale schafft es, sich auf das Wesentliche zu begrenzen, ohne bestehende andere Modelle verdrängen zu wollen. Grund genug, sich dieses Framework genauer anzusehen.

Wenn wir Ablageprojekte machen, "verbieten" wir immer wieder Sammelordner wie "Schriftverkehr" oder "Excel-Dateien". Das gibt immer heftige Diskussionen. In diesem Beitrag stelle ich die Gründe und Alternativen vor.

Die übliche Methode des Delegierens von Aufgaben durch einen Vorgesetzten an einen Mitarbeiter ist extrem aufwendig. Aus dem Aufwand, den 1 Chef treiben muss, um 1 Aufgabe an 1 Mitarbeiter zu delegieren, kann man die maximale Leitungsspanne berechnen: Wie viele Mitarbeiter kann 1 Chef mit Aufgaben beglücken, bis er selbst völlig ausgelastet ist? Meistens landet man bei Zahlen um die sieben. Was aber tun, wenn ein Unternehmen nicht aus acht, sondern aus zweihunderttausend Mitarbeitern besteht? Richtig. Der CEO führt sieben Vorstandskollegen und die führen jeder sieben Bereichsleiter und die führen … Eine Kaskade aus mindestens acht hierarchischen Stufen ist notwendig, um einen Großkonzern von 200.000 Beschäftigten zu führen. Darf’s auch ein bisschen weniger sein?

„Wir suchen eine einfache Methode, um Zeitverschwendungen in den Griff zu bekommen!“ ist ein immer wieder genannter Wunsch in meinen Seminaren. Hier ist ein kleines Modell, das trotz aller Einfachheit viel Kraft entfaltet. Die 4 x 1 Regel ist griffig und eignet sich bestens, um das Miteinander im Team reibungsarm zu gestalten.

Wir verschicken öfter Dokumente als sog. PDF-Datei. Das ist ein Format von Adobe. Dokumente sind gegen Veränderungen geschützt und lassen sich auf vielen Geräten lesen. Das Speichern als PDF-Datei bei Microsoft-Office ist sehr hilfreich. Allerdings haben die erzeugten Dateien Fehler und sind zu groß. In diesem Beitrag zeige ich eine kleine Hilfe.

Immer wieder merke ich, dass ich bei Diskussionen im Team zu schnell Lösungen vorschlage. Daraufhin enstehen dann weitere Diskussionen, die eigentlich zeigen, dass jeder eine andere Vorstellung vom Problem hat. Wie können wir im Team an einem gemeinsamen Problemverständnis arbeiten? Peter hat in einem Beitrag schon CLDs vorgestellt (/1/). In diesem Beitrag will ich 5 Whys und die Methode Apollo Root Cause Analysis vorstellen.

Wenn Sie eine Reise buchen, bekommen Sie viele Dokumente nur noch elektronisch. Diese Dokumente gehören in die gemeinsame Ablage. In diesem Beitrag zeige ich ein Beispiel dazu.

Es gibt viel Literatur über Projektmanagement und benachbarte Managementdisziplinen. Um konkret zu verstehen, was Projektarbeit wirklich bedeutet, empfehle ich folgende Bücher.

Chefs delegieren – was bleibt ihnen auch anderes übrig? Sie können ja nicht alles allein machen. Aber sie müssen auch bedenken, dass sie die Verantwortung behalten für alles, was ihre Mitarbeiter so anrichten können. Also ist Vorsicht geboten.

Viele Mitarbeiter können Horrorgeschichten über die Einführung von Unternehmenssoftware erzählen. Selbst nach 10 Jahren bekommen neuen Mitarbeiter oder IT-Dienstleister über die Einführung von "WAAN Titan" oder "SLAP EBB" zu hören. Solche Projekte wurden oft von Grund auf falsch aufgesetzt. Aber es gibt gute Alternativen.

Ich als Führungskraft würde mich gerne entlasten. Also delegiere ich flott – man ist ja modern. Wie aber garantiere ich, dass mein Mitarbeiter keinen Unsinn entscheidet? Oder besser noch: dass er genau das entscheidet, was ich auch entschieden hätte? Gar nicht so einfach. Ich kann mich einfach nicht entscheiden.

Es gibt Blogbeiträge im Netz, die ich nicht so stehen lassen kann. Sehr beliebt sind Beiträge wie "X Habits Of Successful Project Managers". Finden Sie auch, dass gute Projektmanager Teams managen, Zeitpläne verwalten und verbrauchte Zeit aufschreiben müssen? Ich nicht.

Bekommen Sie mehr E-Mails als Ihnen lieb ist? Und steht Ihr Name häufig im "cc"-Feld? Wenn Sie das gleich hätten sehen können, hätten Sie schon vorher gewusst, dass diese E-Mail nicht Prio 1 sondern maximal 5 ist... Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook beibringen können, E-Mails, die Sie nur als "cc" erhalten auf den ersten Blick zu erkennen, genauso auch E-Mail, die alleine an Sie gerichtet sind. Das Stichwort heißt "Bedingte Formatierung" (bei Outlook 2007 "Automatische Formatierung"). Außerdem können Sie sich auch E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen oder bestimmte Schlüsselwörter enthalten, kenntlich machen.

Im Wirtschafsleben geht es darum, Mehrwerte zu schaffen. Logisch. Aber warum handeln wir so oft nicht danach?

Hier kommt ein Tipp aus dem Bereich Microsoft Office. Wenn Sie öfter Präsentationen in verschiedenen Sprachen erstellen, z. B. heute eine in deutscher Sprache und morgen eine in englischer Sprache, kennen Sie sicher dieses Problem: Sie schreiben einen englischen Text und fügen verschiedene Formen mit Text hinzu. Nun ist jeder Text rot unterstrichen, weil es kein deutsches Wort ist. Nun müssen Sie jedes einzelne Wort markieren und ihm die englische Spracheinstellung zuweisen. Bei 10 Folien mit 3-10 Elementen müssen Sie das also 30-100mal tun. Mit dem folgenden Makro und der folgenden Anleitung geht es deutlich schneller.

Neue Erfahrungen und neues Wissen verändern unser Sehen. Wir entdecken Unterschiede, wo wir vorher keine sahen. Uns fallen Handlungsmöglichkeiten auf, auf die wir vorher nicht gekommen wären. Wir nehmen kritische Dinge wahr, die uns uns zuvor egal waren. Vor kurzem habe ich sehr schnell gelernt, wie bestimmte Dinge über Aufstieg und Abstieg, über Leben und Tod entscheiden. 

Auf der diesjährigen Buchmesse in Frankfurt a. M. hat Anne M. Schüller mit ihrem Titel „Das Touchpoint-Unternehmen“ /1/ den Preis für das beste Managementbuch des Jahres gewonnen. In ihrem Buch fordert sie mehr „Möglichkeitsräume“ für die Mitarbeiter und eine Abschaffung von „Regelkorsetts“. /2/ Was könnte das z. B. konkret für die Software heißen, die unsere Unternehmen einsetzen? Welche Software unterstützt die Selbstorganisation von Teams? Und welche behindert sie eher?

Gerade komme ich aus meinem ersten Coaching-Seminar nach Hause. Dabei habe ich eine sehr gute Methode kennengelernt, mit der in einer Gruppe eine Lösung für das Anliegen einer Person gefunden werden kann. Ich habe es als bereichernd und wirkungsvoll erlebt.

Wolf und ich arbeiten gerade an einem Ablagekompendium, also einer Kurzanleitung zur Ablage im Team. In diesem Beitrag stelle ich vor, warum die vorgangsorientierte Ablage hilft, Überblick zu behalten.