Das Teamwork-Blog

Menschen sind komplexe Systeme. Alles, was wir tun, basiert auf unzähligen fein abgestimmten Prozessen. Genial ist, dass wir für den größten Teil unserer Wahrnehmungs-, Denk- und Handlungsmuster einen Autopiloten haben, der sich mit der Zeit selbst einstellt und optimiert. Er arbeitet verlässlich im Hintergrund, wir bemerken gar nicht, dass es ihn gibt. Super. Oder?

Warum hacken wir im Teamwork-Blog eigentlich immer so auf der gemeinsamen und strukturierten Ablage herum? Ist eine Ablage wirklich zeitgemäß? Es gibt doch SharePoint, Google und Co? Wir finden schon.

Wir haben schon über die “Hiding Hand” in unseren Projekten geschrieben /1/. Die Idee kommt von Albert O. Hirschman. Hirschman beobachtete 1967 auf Basis seiner Erfahrungen in Entwicklungsländern, wie fehlgeplante Projekte durch Anpassungen trotzdem zu einem positiven Nutzen gebracht werden. Die “Hiding Hand” bringt uns dazu, Projekte zu unternehmen, die wir nie angegangen hätten, wenn wir die vollen Kosten und Risiken zu Projektbeginn gekannt hätten. Die Fehlplanung wird (angeblich) zu einem Segen, der unsere Entwicklung vorantreibt /2, 4/. Aber brauchen wir wirklich eine Hiding Hand, die uns in Projekte lockt? Ich denke nicht.

Wir Menschen tun uns schwer mit strategischen Entscheidungen, vor allem in Gruppen. Also suchen wir uns Sündenböcke, die uns die lästige Arbeit abnehmen und die Entscheidungen für uns treffen. Diesen Sündenböcken geben wir listig einen anerkennenden Namen: „Führungskräfte“. Und immer, wenn sie etwas getan haben, was ihrer Funktion entspricht: nämlich etwas entschieden, kritisieren wir sie dafür heftig. Sie entscheiden nämlich immer alles falsch.

Wenn wir Teams im Umgang mit Dokumenten in Projekten beraten sehen wir immer wieder ein Muster: Jemand erstellt ein Dokument (z. B. einen Plan, eine Zeichung oder eine Genehmigung) und ändert es im Lauf des Projekts mehrfach. Wie behält man dabei den Überblick? Hier ist unser Vorschlag.

Nutzt Ihr Team Vorlagen? Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite. Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen? Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.

Der Satz der heutigen Folge gehört ins Demotivationsarsenal. Wollen Sie Ihre Mitarbeiter wirklich ärgern, geben Sie Ihnen viele Aufgaben. Sollte jemand kühn nachfragen, auf welche Baustelle er/sie sich zuerst konzentrieren soll, antworten Sie einfach: "Alles ist Prio 1". Warum ist diese Killerphrase eigentlich so nervig?

Ich habe mich vor kurzem an einer Umfrage zum Thema Projektmarketing beteiligt. Beim Beantworten der Fragen habe ich überlegt, was ich von Projektmarketing halte. Sicherlich wird im Projekt immer zu wenig kommuniziert. Aber brauchen wir wirklich ein eigenes Marketing? Ich denke, im Moment haben wir in Projekten andere Probleme, um die wir uns erst kümmern sollten.

Ein beliebtes Diskussionsthema bei Prozessänderungen ist die Frage, ob man sich wirklich an alle Regeln der vereinbarten Methoden halten muss. Die Frage ist nicht einfach zu beantworten. Ich denke, dass es im Zweifelsfall einfacher ist, wenn Teams es tun .

Wolf und ich (Jan) haben ein Buch über den Umgang mit Dokumenten in Projekten geschrieben. Nun ist es bei Amazon.de und bei Leanpub erhältlich. Wer es schon gelesen hat, kann uns mit einer Rezension bei Amazon helfen.