Das Teamwork-Blog

"Wer nach dem Suchen noch scrollt, hat noch nicht zu Ende gefiltert!" So schrieb ich hier kürzlich./1/ Heute zeige ich die mächtigen und meist unbekannten Filtermöglichkeiten, die uns suchen helfen. Denn: D er heutigen Informationsflut kommt nur bei, wer schlau sucht.

Haben Sie kürzlich in einer Microsoft Teams Besprechung das Whiteboard verwendet? Haben Sie dabei gedacht: "Echt jetzt?! Vier Stifte als Werkzeug, das soll alles sein?!" Nicht wirklich brauchbar, oder? Es gibt sehr gute Nachrichten: Es wurde nachgerüstet! Vor allem die Desktop-App hat jetzt einen wirklich nützlichen Funktionsumfang mit vielen Vorlagen bekommen.

Die meistgenutzten Tools für Videoconferencing sind heute wohl Zoom und Microsoft Teams. Letzteres natürlich, weil es in Office 365 enthalten ist und so unternehmensintern ohnehin schon "da". Zoom, weil es einfach funktioniert und die Hürden niedrig sind. Doch was sind die Unterschiede in den Funktionalitäten? Was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile?

In Zeiten, in denen persönliche Treffen plötzlich als Risikofaktor gelten, boomt Teams natürlich in Sachen Nutzerzahlen. Wer mehr als sonst im Home-Office arbeitet, freundet sich vielleicht trotz eventueller Vorbehalte mit dieser Art der Kommunikation an. Am 20. Februar war ich bei Microsoft in München zu einem Schulungstag zu Teams. Hier meine wichtigsten Erkenntnisse - natürlich ganz subjektiv gefiltert.

Gerade wollte ich jemandem einen Link zum FindTime-Artikel senden und stelle fest: es gibt ihn nicht! Na da muss schleunigst gegengesteuert werden! Find Time ist im Grunde "Doodle innerhalb von Outlook" und steht unter Office 365 zur Verfügung. Die Eingeladenen müssen nicht über Office 365 verfügen und auch nicht über ein Microsoft-Konto. Hier eine kurze Einführung.

Es überrascht selbst mich: Microsoft Teams breitet sich rasant aus! In vielen Unternehmen erscheint es "irgendwie ganz plötzlich" und soll benutzt werden. Doch wie genau? Technisch ist es ja leicht zu durchschauen, aber strukturell? Da fühlen sich Arbeitsgruppen (ich nenne die Menschen so, um den Begriff von "Teams" zu unterscheiden) oft alleine gelassen. Hier stelle ich Leitlinien vor, die man so oder so ähnlich in der Arbeitsgruppe implementieren könnte.

Praktisch jedes Team produziert Dateien, und in den allermeisten Fällen arbeitet man auch gemeinsam mit diesen. Die klassische Unterteilung in Home-Laufwerk und Abteilungs-/Projekt-/oder Bereichslaufwerk stößt beim vernetzten Arbeiten schnell an die Grenzen.

"Papierloses Büro" - momentan wird vielerorts umgesetzt, was im ersten Anlauf vor etwa 15 Jahren noch weitgehend scheiterte - das Non-territoriale Büro. Das heißt: Am Morgen sucht man sich - so man nicht im Home-Office oder beim Kunden ist - einen Arbeitsplatz, der den Erfordernissen des heutigen Tages entspricht, und packt am Abend alle Materialien wieder in einen Container oder Trolley. Die klassische Zettelwirtschaft, oder dicke Pultordner passen hier so gar nicht mehr in die Landschaft. Doch was tun stattdessen?

Manchmal hat man nur eben mal was zu skizzieren, eine Idee oder einen Fehler, der korrigiert werden muss, festzuhalten. Oder man sitzt im Team zusammen und sollte mal schnell etwas an eine Tafel schreiben. Es ist aber keine da in unserer digitalisierten Welt. Hier kommt Microsoft Whiteboard. Solche bzw. ähnliche kleine Programme gibt es auch außerhalb der Microsoft-Welt - doch da dieses hier unter Office 365 absolut teamfähig ist, habe ich es stellvertretend ausgewählt.

...und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das?

OneNote ist ein exzellentes Werkzeug für Teams von 1 - 9 Personen! Das habe ich in den letzten zwei Jahren wer-weiß-wie-oft gesagt, vor Gruppen von 2 bis 250 Personen.  OneNote ist nach wie vor ein exzellentes Werkzeug. Doch seit dem Frühsommer ist immer mal wieder eine irritierte Frage im Raum: "Sie reden noch über OneNote? - Das läuft doch aus! Microsoft schafft es ab, was gäbe es denn stattdessen?"

Eine Teilnehmerin hatte letztens im Seminar Informationsmanagement folgendes Anliegen:  "Ich habe die Orga für einen Kongress. Das war letztes Jahr eine kleine Veranstaltung mit 30 Leuten, davon brauchten 20 Unterstützung beim Transfer zum Veranstaltungsort. Das ging formlos per E-Mail. Das konnte ich "einfach so" organisieren, ich habe die Infos aus den E-Mail-Antworten in eine Excel Tabelle eingetragen und gut. Dieses Jahr werden es aber 75 Teilnehmende sein, deren Transfer ich organisieren muss. Wie mache ich das? Meine zu-Fuß-Methode ist hier viel zu umständlich!"