Direkt zum Hauptbereich

Dateien unter Office 365: Was wird wo gespeichert?

Praktisch jedes Team produziert Dateien, und in den allermeisten Fällen arbeitet man auch gemeinsam mit diesen. Die klassische Unterteilung in Home-Laufwerk und Abteilungs-/Projekt-/oder Bereichslaufwerk stößt beim vernetzten Arbeiten schnell an die Grenzen.

Unter Office 365 gibt es mit SharePoint, OneDrive und auch der Dateiablage in Teams gleich mehrere Lösungsansätze. Und dann ist da ja auch noch das bewährte OneNote. Doch was genau eignet sich wofür?
Denken wir das einmal durch, am Beispiel einer Arbeitsgruppe, die mit Teams arbeitet, damit auch eine Teamsite in SharePoint besitzt, ein Notizbuch in OneNote und natürlich auch OneDrive.

OneDrive


OneDrive ist personenzentriert. Dort hin kommen ausschließlich Dateien, die (zu) dieser Person gehören. Das können Protokolle von Mitarbeitergesprächen sein, oder Entwürfe, die noch weit vor dem Stadium sind, sie im Team zu teilen. Wichtig ist, dass man im Hinterkopf hat, dass diese Dateien im Falle eines Stellenwechsels mit der Person gehen und nicht in der Arbeitsgruppe bleiben. Ähnlich wie bei einem Outlook-Postfach.

Darüber hinaus ist es möglich, Dateien oder auch Ordner mit anderen Personen zu teilen. Es gibt unterschiedliche Freigaben für reines Leserecht und das Recht, die Dateien zu bearbeiten.

Dateiablage in Teams


Genaugenommen ist die Dateiablage in Teams die Dokumentenbibliothek der Team-Website auf SharePoint und kann auch via SharePoint angesteuert werden. Technisch ist es also gleich, lediglich der "Eingang" ist unterschiedlich. In einer Dokumentenbibliothek einer Team-Website befinden sich die Dateien, die das Team (gemeinsam) bearbeitet. Jedes Teammitglied ist automatisch zugriffsberechtigt.

Für SharePoint-Seiten, die nicht aus einem Microsoft-Team entstanden sind, sind die Berechtigungsstrukturen sehr differenziert einstellbar.

SharePoint ist also der Ort, in welchem Dateien an- und abgelegt werden, die für die gemeinsame Arbeit bestimmt sind.

OneNote


OneNote ist keine Dateiablage! Es ist zwar technisch möglich, Dateien an eine OneNote Seite anzuhängen, sinnvoll ist es jedoch in den meisten Fällen nicht. Insbesondere dann nicht, wenn die Datei noch weiter bearbeitet werden soll. Denn die Synchronisierung von Änderungen, die unterschiedliche Personen daran vornehmen, wird in vielen Fällen nicht sauber synchronisiert. Hier ist zwar Besserung in Sicht - dennoch: OneNote ist keine Dateiablage.

Ausnahme hier: PDF-Dateien, die lediglich zur Aufbewahrung gehalten werden. Seien es digitale Bordkarten oder eine Präsentation, die bei einer Veranstaltung gehalten worden ist.

Hier ein Überblick:

App
Einsatzzweck
Nutzen
Grenzen
OneDrive
Persönliche Ablage
Möglichkeit, Dateien zu teilen
Personenzentriert
Teams Dateien
(SharePoint)
Gemeinsame Ablage
Dateien können von mehreren Personen und sogar gleichzeitig bearbeitet werden.
Beim Hochladen sorgfältig achten, dass man den richtigen Kanal im richtigen Team erwischt.
OneNote
Persönliche und gemeinsame Notizen
Formfreies und schnelles Tool für sehr viele Alltagsaufgaben.
Keine Dateiablage. Es braucht Vorgaben, wie die Notizbücher gestaltet werden. Der Zugriff geht vom Speicherort aus.




Anmerkung


Dies ist ein bearbeiteter Auszug aus meinem im Herbst erscheinenden Buch "Digital anders arbeiten":



Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.