Das Teamwork-Blog

Jetzt habe ich es geschafft. Ein Ziel, das ich mir vor vielen Jahren gesetzt hatte, ist seit einigen Monaten Realität geworden: eine leere Inbox. Ich schaffe es täglich (oder spätestens am Ende einer Woche), mein Postfach wirklich leer zu räumen. Profitiert davon habe ich auf jeden Fall. Interessanter ist allerdings, was ich über mich selbst und meine Arbeitsweise daraus gelernt habe.

Eigentlich ist uns klar, dass wir besser unser Postfach regelmäßig aufräumen. Aber wie geht man eigentlich genau vor? Ich habe mir dazu ein paar Gedanken gemacht.

Ich glaube speziell für uns Deutsche ist es sehr schwer, Standards zu definieren. Wir wollen es gleich perfekt machen und suchen nach Beschreibungen, die alle Variationen berücksichtigen. Das war aber gar nicht die ursprüngliche Idee im Lean Management. Die war viel einfacher.

Sie kennen die Situation: Sie sagen jemandem etwas zu und es kommt etwas dazwischen. Ihre Lieferung verzögert sich und Sie haben ein blödes Gefühl. Sie liefern mit Verspätung ab und fangen an, sich zu rechtfertigen: "Leider konnte ich nich ..., weil ... Ich bitte vielmals um Entschuldigung." Ich finde, es ist Zeit dieses Muster zu durchbrechen. Hören Sie auf, sich zu rechtfertigen.

Scrum verbreitet sich - und eigentlich doch wieder nicht. Von Kollegen, die Scrum-Trainings in Unternehmen durchführen, höre ich oft: „Schon im Seminar ist die Skepsis der Teilnehmer groß. Und wenn ich nach ein paar Wochen mal nachfrage: ‚Was habt ihr denn umgesetzt?‘, höre ich nicht ganz selten: ‚Null Komma Null‘."   Nicht sehr befriedigend, weder für die Teilnehmer noch für das beauftragende Unternehmen noch für die Trainer. Woran liegt’s?

Wie bekommt man schnell Ordnung in die eigene chaotische Ablage? Ich habe mir dazu drei Schritte überlegt.

Kanban für E-Mails in Outlook ist ein Dauerbrenner bei den Suchanfragen.  Hier habe ich einen Vorschlag, wie Sie ganz einfach mit den Kategorien ein Kanban-Board im Posteingang realisieren können. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Kategorien bisher nicht für E-Mails verwenden. Einheitlich im Team implementiert ist die Überwachung des Postfachs eines Kollegen einfacher und wirksamer.

Ein Jahreswechsel ist für viele Leute ein Anlass, sich etwas für das neue Jahr vorzunehmen. Ich finde es eine schöne Tradition, wenigstens einmal im Jahr darüber nachzudenken, was einem mittelfristig wichtig ist. Zu oft sind die selbst gesetzten Ziele unrealistisch. Blöd ist, dass wir nicht merken, dass sie unrealistisch sind. Am Ende ärgern wir uns über uns selbst, weil wir mal wieder nicht diszipliniert genug waren. Falsch! Wir hätten uns mit bestimmten Zielen gar nicht überfordern dürfen. Es gibt aber ein gutes Gegenmittel in Form von einer bestimmten Frage.