Das Teamwork-Blog

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

"Wer nach dem Suchen noch scrollt, hat noch nicht zu Ende gefiltert!" So schrieb ich hier kürzlich./1/ Heute zeige ich die mächtigen und meist unbekannten Filtermöglichkeiten, die uns suchen helfen. Denn: D er heutigen Informationsflut kommt nur bei, wer schlau sucht.

Vom 30. November bis 02. Dezember war eduScrum bei der diesjährigen Portfoliokonferenz Mahara Hui unter dem Motto „Agile Learning Culture for Success“ in Kassel dabei. Die Konferenz fand im Barcampformat statt. Keynotespeaker waren Thomas Strasser von der Pädagogischen Hochschule Wien und Gunter Dück. Rund 140 Teilnehmer trafen sich in Kassel um sich auszutauschen. Schwerpunktmäßig über Portfolioarbeit und agile Lernkultur. eduScrum war dabei.

Sind Sie wieder schwach geworden? Alle Laster haben Sie bereits in den vergangenen Jahren auf dem Altar des schlechten Gewissens als Opfer dargebracht: Rauchen, Alkohol, fettes Essen ... Und nun bleibt Ihnen nur noch dies übrig: "Ich will sofort in 2016 meine Festplatte aufräumen (oder mein Outlook-Postfach oder meine Papierstapel)!" Ist das denn wirklich vernünftig? Geht es nicht einmal auch ohne gute Vorsätze - so ganz entspannt ins Neue Jahr? Aber das Teamwork-Blog lässt das Licht seiner guten Tipps und Tricks über vernünftige wie unvernünftige Leser scheinen. Und so lautet unser Rat heute: "Wenn Sie schon aufräumen wollen, dann bitteschön nicht mit unnötig hohem Aufwand." Eine Suchfrequenzanalyse hilft Ihnen dabei.

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Es ändert sich etwas in Deutschlands Postfächern. Hat man viele Jahre lang über die Segnungen eines leeren Posteingangs gesprochen und geschrieben, ist die Realität oft die, dass längst nicht alle E-Mails abgelegt werden, auch wenn das wünschenwert ist. Die Suchfunktion ist mittlwerweile vielfältig und gut nutzbar - dennoch nicht besonders bekannt. Hier zeige ich Ihnen einige nützliche Erweiterungen der Standard-Suche:

Nur wenige Projekte zur Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen bringen ihren Kunden den Nutzen, den diese sich davon erhoffen. Im zweiten Teil unserer Serie beschäftigen wir uns mit dem Thema „Workflow von Rechnungen und Belegen“, auch oft als „digitale Rechnungsbearbeitung“ bezeichnet. Unsere These: Der Belegworkflow spielt in den Werbeschriften der DMS-Hersteller zwar immer eine große Rolle. Darauf aber die Auswahl eines DMS-Produkts zu stützen, wäre eine völlige Fehlentscheidung.

Im alltäglichen Zusammenspiel verschiedener Abteilungen treten stark verzahnte Prozesse auf, die in kurzer Zeit ein unentwirrbares Knäuel bilden können. Plötzlich weiß kein Beteiligter mehr, in welcher Rolle er mit jemand redet und was eigentlich genau das Thema ist. Das Flughöhenmodell hilft, Klarheit zu schaffen.

Dass Speichermedien immer preiswerter werden, ist nur teilweise ein Segen. Die Kehrseite der Medaille: Die elektronischen Dokumentenberge wachsen, die Server quellen über. Es gibt aber auch keine einfache Methode, die Team-Festplatte einmal aufzuräumen. Teamworkblog schlägt eine Abhilfe vor.

Das passiert mir nicht mehr, denkt Axel Huber nach dem Urlaub seines Kollegen. Viel Nervenkraft blieb auf der Strecke beim Suchen nach der praktischen Checkliste, die der Kollege immer für die Reisekostenabrechnung hat, nach der PowerPoint Vorlage mit dem neu gestalteten Logo und manchen Dokumenten mehr, die eigentlich alle brauchen, aber die jeder "irgendwo" gespeichert hat. Man sollte das alles an einem zentralen Platz zusammenfassen - denkt sich Axel. Aber wie und wo? Viel Arbeit soll es ja nicht machen ...

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten. Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Ein Ministerium findet die Unterlagen nicht mehr, mit denen ein Aktiengeschäft über mehrere Milliarden Euro eingefädelt wurde. Dies nur ein aktuelles Beispiel für unsere E-Mail-Probleme. Es stand in der Stuttgarter Zeitung vom 29. März 2012: Ein Untersuchungsausschuss des baden-württembergischen Landtags konnte seiner Aufklärungsaufgabe nur mühsam nachkommen, weil das zuständige Ministerium keine vollständigen Unterlagen liefern konnte. Zum Hintergrund: Die letzte CDU-geführte Landesregierung unter Stefan Mappus hatte ein Aktienpaket des Energieversorgers EnBW zurückgekauft. Dafür hatte sie dem französischen Staat 4,5 Milliarden Euro gezahlt. Nach der Neuwahl setzte die neue Landtagsmehrheit einen Untersuchungsausschuss ein, um die genauen Umstände dieses (politisch umstrittenen) Kaufs zu klären. Der Ausschuss stieß bei seinem Auftrag auf große Schwierigkeiten.

Beim Suchen nach Dateien auf der Festplatte findet das “Googeln“ immer mehr Anhänger. Kann uns diese Neuerung in Zukunft das „Taggen“ der Dokumente (d.h. Abspeichern in Ordner, das Erfinden von Namen usw.) ersparen? Am Schluss des Artikels laden wir zu einer Themenwerkstatt ein.

Ordnung macht glücklich. Damit meine ich keine „geleckte Ordnung“. Ordnung heißt: „Jedes Ding hat seinen Platz.“ Ich weiß, dass meine Kaffeetasse im oberen mittleren Fach des Hängeschranks in der Küche ist. Das lässt mich zutraulich in die Welt treten zu morgendlicher Stunde, in der ich zu nichts weniger Lust hätte als eben dazu.

Das „ganz normale“ Vorgehen, wenn man etwas ablegen will ist: ich nehme ein Stichwort und schreibe es auf den Ordner. Das klappt ganz gut, wenn einer für sich alleine arbeitet, birgt aber Risiken und Nebenwirkungen, wenn mehrere Menschen auf dieselbe Ablage zugreifen. Übrigens ist es ganz unerheblich, ob es sich dabei um die Ablage von Dateien oder Papieren handelt. Heißt es bei uns ‚Pkw‘ oder ‚Auto‘ oder ‚Kraftfahrzeug‘? Diese Frage muss sich unbedingt schnell, sicher und unkompliziert beantworten lassen. Denn sonst sind lange Suchzeiten und Doppelablagen vorprogrammiert. Abhilfe bringt schon eine kleine Tabelle, in welcher die Begriffe, unter denen man ablegt, erfasst werden. Ein solcher Ablagewortschatz erfasst alle relevanten Begriffe und auch – ganz besonders – die nicht verwendeten Wörter Das sollte in der Hand einer Person liegen, die allein Schreibrechte in der Datei hat. Alle anderen haben Leserecht und -pflicht. Zur Umsetzung hat sich eine ganz schlichte Word- oder Exce...