Das Teamwork-Blog

Fast wie ein Ritual betont ein Projektmanager mit einem ernsten Ton und fett gedruckt in der Kick-Off-Präsentation die magischen Wörter „Management Commitment“. Er meint natürlich damit, dass der Projekterfolg vom „Dahinterstehen“ des Top Managements abhängig ist. Alle im Raum einschließlich der Mitglieder des Lenkungsausschusses nicken brav. Und im Kopf des Zynikers dreht sich der Gedanke, „Viel Glück. Das hatten wir letztes Mal auch gesagt, und trotzdem haben wir kaum etwas vom Chef gehört, bis auf das Anbrüllen, nachdem der Kunde den Vertrag gekündigt hatte“.

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten. Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Ein Ministerium findet die Unterlagen nicht mehr, mit denen ein Aktiengeschäft über mehrere Milliarden Euro eingefädelt wurde. Dies nur ein aktuelles Beispiel für unsere E-Mail-Probleme. Es stand in der Stuttgarter Zeitung vom 29. März 2012: Ein Untersuchungsausschuss des baden-württembergischen Landtags konnte seiner Aufklärungsaufgabe nur mühsam nachkommen, weil das zuständige Ministerium keine vollständigen Unterlagen liefern konnte. Zum Hintergrund: Die letzte CDU-geführte Landesregierung unter Stefan Mappus hatte ein Aktienpaket des Energieversorgers EnBW zurückgekauft. Dafür hatte sie dem französischen Staat 4,5 Milliarden Euro gezahlt. Nach der Neuwahl setzte die neue Landtagsmehrheit einen Untersuchungsausschuss ein, um die genauen Umstände dieses (politisch umstrittenen) Kaufs zu klären. Der Ausschuss stieß bei seinem Auftrag auf große Schwierigkeiten.

Es gibt bestimmte Arbeiten, die immer gleich ablaufen. Zum Beispiel habe ich es oft mit vielen Textdokumenten zu tun, die ich von verschiedenen Kollegen bekomme. Meine Kunden möchten aber eine einzige PDF-Datei, in der sie sich schnell zu Recht finden. Dazu muss ich jede Word-Datei öffnen und als PDF-Datei abspeichern. Hinterher muss ich alle PDF-Dateien in der richtigen Reihenfolge aneinander hängen. Das lässt sich automatisieren. So gewinne ich Zeit für andere Dinge und meine Kollegen haben etwas mehr Zeit, um mir Informationen zu liefern. In diesem Artikel erkläre ich, mit welchen Tools ich aus vielen Word-Dokumenten eine PDF-Datei mache. In unserer Firma koordiniere ich die Kundenverträge, d. h. zu Beginn erstelle ich viele Word-Dokumente und verteile sie an Kollegen. Diese tragen die Details ein und schicken mir die Dateien zurück. Wenn man einen Vertrag mit 60 Dokumenten hat und jeden Tag Änderungen kommen, fängt man an zu überlegen, ob sich das Erstellen von P...