Das Teamwork-Blog

Hier kommt die letzte Folge meiner kleinen Vorlagen-Reihe. Power-Point. Viel geschmäht "Hast Du was zu sagen oder nimmst Du PowerPoint?" aber trotzdem viel genutzt. Ehrlich: um Zahlen zu präsentieren und Entscheidungsgrundlagen zu bieten wollte ich auch nicht darauf verzichten. Auch ein Vortrag kann einprägsamer werden, wenn die richtigen Bilder visualisiert werden. Interessant ist aber die Effektivität, mit der das Produkt (nicht) eingesetzt wird.

Viele E-Mails ähneln anderen, die schon mal geschrieben wurden. Findige Nutzer speichern solche E-Mails als Enwürfe und kopieren dann den Inhalt in eine neue E-Mail. Es geht allerdings auch viel besser. Und zwar in drei Stufen.

Nutzt Ihr Team Vorlagen? Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite. Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen? Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.

Letzte Woche habe ich den Weg gezeigt, wie man in Outlook Vorlagen verwalten kann. Hier kommt noch ein Workaround, um Vorlagen in OneNote für das Team abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Inhalt muss nur einmal gepflegt werden, der Zugriff für das Team ist einfach in einem freigegebenen Notizbuch.