Direkt zum Hauptbereich

Kanban im Outlook-Posteingang - ganz einfach gelöst

Kanban für E-Mails in Outlook ist ein Dauerbrenner bei den Suchanfragen.  Hier habe ich einen Vorschlag, wie Sie ganz einfach mit den Kategorien ein Kanban-Board im Posteingang realisieren können. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Kategorien bisher nicht für E-Mails verwenden. Einheitlich im Team implementiert ist die Überwachung des Postfachs eines Kollegen einfacher und wirksamer.
Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass die Kategorien - so nützlich ich diese auch finde - ganz selten verwendet werden. Wenn, dann für den Kalender, um die Termine farblich zu unterscheiden.

Gewünscht wird andererseits, auf einen Blick zu sehen, welche E-Mails noch zur Bearbeitung anstehen (Aufgabe), welche schon in Arbeit sind (Bearbeitung), welche warten ( damit kann ich jetzt nicht weitermachen, ich muss auf weitere Informationen warten) und welche zurückgestellt wurden (wird jetzt gar nicht bearbeitet, anderes ist dran).

Ziel ist, den Posteingang auf einfache Weise zu trennen in E-Mails, die noch gar nicht angesehen wurden und E-Mails, die schon einen Schritt weiter oder sogar schon erledigt sind.

Letztere gehören dann allerdings in die Ablage verschoben.

1. Schritt: Richten Sie sich die Kategorien mit den von Ihnen gewünschten Bearbeitungsstufen ein. Mein Vorschlag hier ist keineswegs bindend. Ich stelle einen Hashtag voran, dann stehen diese Kategorien in der Liste ganz oben und sind außerdem beisammen.
Abb. 1: Kategorien in Outlook anlegen

#Aufgabe ist bei mir die erste Stufe, das heißt, das ist die Kategorie, die ich einer E-Mail gebe, wenn ich denke, "da muss ich mich drum kümmern". Deshalb habe ich #Aufgabe als Schnellklick definiert. Das heißt, diese Kategorie wird mit einem einfachen Linksklick in der Kategoriespalte zugewiesen. Hat die Aufgabe einen festen Termin, können Sie zusätzlich die Kennzeichnungsfähnchen am rechten Rand benutzen.

2. Schritt: Sortieren sie nun alle E-Mails nach Kategorie durch einen Klick auf den Spaltenkopf "Kategorie". Mit einem zweiten Klick an derselben Stelle erreichen Sie, dass die kategorisierten E-Mails oben stehen, gefolgt von den nicht-kategorisierten. Dort kommen jetzt alle neuen E-Mails an.

3.Schritt: Wenn eine E-Mail mit der Kategorie #Aufgabe einen Schritt weitergeht, also in Bearbeitung ist, können Sie diese einfach per drag&drop in die nächste Kategoriegruppe verschieben. Dadurch wird automatisch die Kategorie gewechselt. Die Pfeilspur zeigt den Weg.


Abb. 2: Aufgaben (E-Mails) von einer Kategorie zur anderen verschieben
Für die bessere Übersicht können Sie ganz am linken Rand an den kleinen Dreiecken jede Kategorie-Gruppe minimieren oder erweitern.

4. Schritt: Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie in die Kategorie-Gruppe #erledigt verschoben. Am Abend, als letzte Aktion des Tages, gehen Sie diese Gruppe durch. Verschieben ins Archiv, was aufbewahrenswert ist und löschen, was nicht mehr wichtig ist. So haben Sie am Abend auch gleich noch einen Überblick, was heute fertig geworden ist.

Was das nützt: nachdem Sie eine E-Mail gelesen haben, erhält Sie gleich eine Kategorie oder wird gelöscht oder - falls nichts damit zu tun ist, abgelegt. So sind die unkategorisierten E-Mails in Ihrem Posteingang nur noch die ungelesenen.

Ganz besonders nützlich ist diese Sache, wenn Sie zu mehreren an einem Teampostfach arbeiten, dann sieht jeder gleich, was wie weit gediehen ist. Dann wären auch Prozessorientierte Kategorien wie z.B. "@Klaus zur Freigabe" sinnvoll.
Andere Ansätze für Kategorien habe ich hier vor einiger Zeit vorgestellt (/1, 2/).

Wenn Sie das Postfach eines Kollegen von Ihrem Rechner aus überwachen, und aus einer dort gesicheteten E-Mail für sich eine Aufgabe generiren wollen, versuchen Sie doch meinen "Trick mit der Maus" (/3/)
Jan hat vor einiger Zeit einen Vorschlag ein Kanban-Board für das Aufgabenmodul gepostet, den ich sehr gut finde (/4/).

Anmerkungen

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.  

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Wenn es mal gerade etwas schwierig bei Kund:innen wird… Zwei Fragen, die uns helfen, unsere Strategie mit unseren Kund:innen abzusprechen.

Seit 2024 organisieren Bob Galen und ich eine Masterclass für agile Coaches. Wir möchten die Ausbildung von agilen Coaches verbessern und ihnen Techniken mitgeben, mit denen sie bei ihren Kund:innen etwas einfacher haben. Bisher haben wir in vier Durchgängen mit jeweils 14 Modulen ungefähr 70 Extraordinarily Badass Agile Coaches ausgebildet (/1/). In diesem Blogpost möchte ich ein paar Erfahrungen und simple Techniken aus der Masterclass teilen, wie wir unsere Strategie besser abstimmen können. Sie beschränken sich nicht auf agiles Coaching – das ist nur das Setting.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen. 

Agil sein heißt nicht, unternehmerisch zu denken

 Die Diskussion, ob Agilität ein „Hype“ war, der nun vorüber ist. Ob wir schon im „Post-agilen Zeitalter“ leben. Und wenn ja, wer dafür verantwortlich ist: diese Diskussion nehme ich jetzt schon seit etwa anderthalb Jahren wahr, und sie geht auch aktuell weiter. In meiner Branche wird Agilität weiter gebraucht Ich bin in der speziellen Situation, dass ich beruflich aus dem öffentlichen Dienst komme und auch seit meinem Ausscheiden vor 15 Jahren weiterhin vor allem Kunden im öffentlichen Bereich berate. Also auf einem Parkett, das normalerweise nicht mit den Anliegen des Agilen Manifests verbunden wird: der Produktion von Software für gewerbliche Kunden in einem unsicheren Umfeld. Auf diesem scheinbar „exotischen“ Feld hat sich in den vergangenen sechs bis acht Jahren bei vielen Verwaltungen die Erkenntnis verbreitet, dass agile Vorgehensweisen bei den anstehenden Transformationen für sie sinnvoll sein können. Denn auch Projekte z.B. die „Digitalisierung der Verwaltung“ (ein völlig ...