Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

There is a version in English language for this simulation: https://www.teamworkblog.de/2019/07/the-ubongo-flow-game-instruction-and.html. 

Abb. 1: Material für das Ubongo Flow Game

Über dieses Spiel

Dieses Spiel simuliert Projektarbeit mit verschiedenen Rollen in 6 Minuten. Die Spieler stellen dazu Arbeitspakete fertig. Gemessen wird, wie viele Wertpunkte ein Team in einer Runde schafft. Das Spiel hat insgesamt 3 Runden. In jeder Runde wird etwas am Prozess (Wasserfall, Kanban, Scrum) geändert. Die Spieler erleben, dass die Art, wie man zusammenarbeitet viel mehr Einfluss auf das Ergebnis hat als die individuelle Kompetenz oder Motivation der Spieler.

Zu dieser Simulation gibt es auch eine Online-Variante, die gut funktioniert: Die UFG Catering Simulation

Dank

Wir bedanken uns bei Karl Scotland (http://availagility.co.uk/about/) und Sallyann Freudenberg (https://twitter.com/salfreudenberg) für die Entwicklung und Veröffentlichung des LEGO Flow Games (http://availagility.co.uk/lego-flow-game/). 

Wir bedanken uns bei Grzegorz Rejchtman und dem Kosmos-Verlag (http://www.kosmos.de) für die Entwicklung und Vermarktung des Spiels Ubongo sowie der Erlaubnis, unsere Spielanleitung unter dem Titel "Ubongo Flow Game" veröffentlichen zu dürfen.

Credits gehen auch an die SCRUMschau (https://scrumschau.wordpress.com/) für Verbesserungen in dieser Anleitung.

Material

• Ubongo: Pro Gruppe ein Ubongo-Spiel, Autor Grzegorz Rejchtman (Kosmos 692339 - Ubongo, Neue Edition 2015 oder die frühere Ausgabe Kosmos 6961840 – Ubongo)
• Auftragskarten
• Rollenkarten
• Post-Its (für Puffer in der zweiten Runde), 1 Block pro Team, mind. 8 Blätter
• Uhr zum Zeitnehmen
• Flipchart zum Notieren der Werte

Das Material wird im Folgenden beschrieben.

Ubongo-Spiel

Für die Übung brauchen wir pro Gruppe ein Ubongo-Spiel (ca. 30 EUR). Aus dem Spiel werden nur die 36 Legetafeln und die Legeteile (4 Tüten à 12 Legeteile) benötigt.

Abb. 2: Ubongo Spiel (Neue Edition 2015)

Legetafeln

Für jedes Arbeitspaket brauchen wir eine Legetafel, auf der die weiße Fläche mit Puzzle-Teilen auszufüllen ist. Die Legekarten werden hochkant benutzt.

Auf jeder Legetafel befinden sich oben mehrere Kombinationen von Teilen, mit der sich die Fläche ausfüllen lässt. Jede Spalte ist eine gute Kombination.

Achtung: die Legetafeln haben zwei Seiten. Wir benutzen nur die Seite, auf der jeweils 4 Legeteile genutzt werden sollen (4 bunte Legeteile pro schwarzes Feld).

Die erste Spalte listet die 4 Teile für die einfachste Lösung auf.

Auftragskarten

Um einen zusätzlichen Arbeitsschritt ins Spiel zu bringen, brauchen wir eine Kopie von jeder großen Legetafel. Die Auftragskarten haben wir für dieses Spiel anfertigen lassen. Eine Auftragskarte enthält zusätzliche Informationen, die später für die Bewertung und Priorisierung gebraucht werden:

• Bezeichnung des Auftrags
• Wert (unten links, Sternsymbol): Werte 1-8
• Aufwand (unten rechts, Hammersymbol): Werte 1-21

Informationen zu den Karten:

• Die Auftragsbezeichnung hat für das Spiel selbst keine Bedeutung. Sie enthält Koordinaten wie beim Spiel "Schiffe versenken". Die Nummerierung beginnt mit A1 unten links. Die Koordinaten bezeichnen hervorstehende Felder der auszufüllenden Fläche. Die Spieler brauchen diese Information nicht, um erfolgreich zu spielen.
• Der Wert ergibt sich aus der Kompliziertheit der auszufüllenden Fläche. Einfache Flächen haben einen geringen Wert, komplizierte Flächen mit vielen Ecken haben einen hohen Wert.
• Der Aufwand ergibt sich aus der Zeit, die man für das Puzzeln der ersten Kombination braucht. Geringe Werte zeigen an, dass man die Fläche schnell ausfüllen kann, hohe Werte bedeuten, dass man länger braucht.

Rollenkarten

Es gibt verschiedene Rollen im Spiel. Besetzen Sie mindestens die Rollen 1-4. Ideal hat man 5-6 Personen pro Gruppe. Bei sehr großen Gruppen kann man noch die Rollen 7 und 8 dazu nehmen.

Der Gruppe steht es frei, die Rollen nach jeder Runde zu wechseln. Die folgenden vier Rollen braucht man mindestens:

• Auftraggeber/Auftraggeberin: Suchen Sie 6 Arbeitspakete heraus, je zwei Stück mit Wert 3, mit Wert 5 und mit Wert 8. Sollte Ihr Team früher fertig sein, dürfen Sie weitere Arbeitspakete verteilen.
• Analyst/Analystin: Suchen Sie die Legetafeln zu den Arbeitspaketen heraus. Die vier Teile aus der ersten Spalte stellt immer die einfachste Lösung dar.
• Lieferant/Lieferantin: Suchen Sie Legeteile zu den Legetafeln heraus.
• Entwickler/Entwicklerin: Belegen Sie die vorgegebene Fläche mit den Legeteilen, sodass die Fläche vollständig bedeckt ist.

Wenn mehr Personen in einem Team sind, können nacheinander bis zu vier weiteren Rollen vergeben werden.

• Manager/Managerin: Berichten Sie am Ende des Projekts Ihrem Auftraggeber. Erstellen Sie mindestens einmal während des Projekts einen Statusbericht.
• Tester/Testerin: Prüfen Sie, ob der Entwickler die Fläche richtig bedeckt hat.
• Beobachter/Beobachterin: Beobachten Sie die Gruppe bei der Arbeit und machen Sie sich Notizen zu Verbesserungspunkten.
• Protokollant/Protokollantin: Notieren Sie, zu welcher Zeit die Arbeitspakete abgeliefert wurden.

Aufteilung bei verschiedenen Gruppengrößen:

• 4 Spieler: Auftraggeber, Analyst, Lieferant, Entwickler
• 5 Spieler: wie 4, zus. mit Tester
• 6 Spieler: wie 5, zus. mit Manager
• 7 Spieler: wie 6, zus. mit Beobachter
• 8 Spieler: wie 7, zus. mit Protokollant

Puffer-Plätze (Post-Its)

In der zweiten Runde wird die Menge der Arbeit beschränkt. Dazu bekommt jede Arbeitsstation (Rollen: Analyst, Lieferant, Entwickler, Tester) zwei Pufferplätze, die jeweils mit einem Haftnotizzettel dargestellt wird. Die Haftnotizzettel haben den Vorteil, dass sie während des Spiels nicht wegrutschen.

Zeitnehmer

Eine Runde dauert 6 Minuten. Es ist praktisch, wenn diese Zeit für alle sichtbar angezeigt wird. Dazu eignen sich unter Windows folgende kostenlose Programme:

• Hour Glass Timer, http://chris.dziemborowicz.com/apps/
• Bei Windows 10 gibt es die Anwendung "Alarm & Uhr".

Man kann natürlich auch die Zeit mit dem Smartphone nehmen.

Flipchart

In und nach jeder Runde wird notiert, wie viele Wertpunkte die Teams geschafft haben. Dazu wird das Flipchart wie in der Abbildung vorbereitet:

• Auf der X-Achse wird die Zeit eingetragen (1-6 Minuten, Einheit 1 Minute auf 3 Kästchen).
• Auf der Y-Achse wird der Wert eingetragen (0-50, Einheit 10 Wertpunkte auf 2 Kästchen). ACHTUNG: Bitte lassen Sie nach oben noch Platz bis ca. 175 Punkte.
• Beim Wert von 32 Punkten wird mit einer gestrichelten Linie das Projektziel eingezeichnet. 
• Um auf die ursprünglichen Autoren hinzuweisen, schreibe ich Spielname und Autoren auf das Flipchart (möglichst weit links. Rechts brauchen wir noch Platz).

Ziel des Spiels

Auswirkungen von Prozessänderungen erleben. Die Gruppe spielt drei verschiedene Prozessmodelle (Varianten von Wasserfall, Kanban und Scrum) durch. Die Simulation soll übrigens nicht zeigen, dass eine Methode besser als eine andere ist. Die Simulation soll zeigen, dass wir durch die Art der Zusammenarbeit die Ergebnisse viel stärker beeinflussen können, als durch individuelle Kompetenz und Motivation.

Ausgangssituation:

• Das Team arbeitet gemeinsam an einem Projekt.
• Ziel ist es, in der Projektlaufzeit von 6 Minuten einen Wert von mindestens 32 Einheiten (2x3, 2x5, 2x8 Wertpunkte) zu liefern.
• Die Arbeitspakete bestehen darin, eine vorgegebene Fläche mit Legeplättchen auszufüllen.

Ablauf

Das Spiel besteht aus drei Runden. Vorher erklären Sie den Ablauf. Verraten Sie nicht, was Sie in den folgenden Runden ändern.

Spiel erklären

• Erklären Sie, dass Sie nun eine Prozesssimulation starten.
• Erklären Sie erst den Ablauf, bevor Sie das Material verteilen.
• Wenn es mehr als 4-8 Spieler gibt: Teilen Sie die Spieler in Teams ein. In einem Team sollten mind. 4, besser 5-6 und max. 8 Personen sein. Die Teams spielen nicht gegeneinander. Das Ziel ist es, etwas über Prozesse zu lernen.
• Erklären Sie den Auftrag: Jedes Team muss Arbeitspakete erledigen. Ein Arbeitspaket besteht darin, die vorgegebene Fläche der Ubongo-Legetafeln mit Teilen vollständig abzudecken. Zeigen Sie dazu die Legetafeln und die Teile. Ganz wichtig: Welche Teile dafür verwendet werden ist egal. Wichtig ist nur, dass die Fläche ausgefüllt ist.

Erklären sie die Rollen

• Der Auftraggeber sucht mind. 6 Arbeitspakete (2 x Wert 3, 2 x Wert 5, 2 x Wert 8) heraus. Wenn der Auftraggeber meint, das Team schaffe mehr, darf er auch mehr Arbeitsaufträge herausgeben. Halten Sie dazu die Auftragskarten hoch. Erst wenn der Auftraggeber ALLE 6 Arbeitspakete herausgesucht hat, darf er sie an die nächste Station weitergeben. Der Auftraggeber bestimmt, in welcher Reihenfolge die Aufträge bearbeitet werden.
• Der Analyst sucht zu den Auftragskarten die Legetafeln heraus. Dafür bekommt er später den Stapel mit den Legetafeln. Erst wenn der Analyst ALLE Legetafeln zu den Aufträgen herausgesucht hat, darf er sie an die nächste Station weitergeben. Auf jede Legetafel legt er auch die Auftragskarte, damit man später die Wertpunkte zählen kann.
• Der Lieferant sucht nun zu jeder Legetafel Teile heraus. Er ist in seiner Wahl frei. Er muss sicherstellen, dass die Fläche mit seinen Teilen abdeckbar ist. Entweder puzzelt er selbst (aber dafür wird er nicht bezahlt) oder er orientiert sich an den Vorschlägen auf der Legetafel. Jede Spalte (mit 4 Teilen) steht für eine Kombination, von der wir wissen, dass sie funktioniert. Erst wenn der Lieferant ALLE Teile zu den Aufträgen herausgesucht hat, darf er sie an die nächste Station weitergeben.
• Der Entwickler löst nun die Puzzle-Aufgaben. Erst wenn er alle Aufgaben gelöst, darf er sie weitergeben. 
• Falls es einen Tester gibt: Der Tester prüft, ob die Fläche richtig bedeckt ist. Welche Teile verwendet werden, spielt keine Rolle.
• Falls es einen Manager gibt: Der Manager erstellt zur Mitte und am Ende des Projekts einen Bericht an den Auftraggeber. Wie viel Arbeit haben wir geschafft? Schaffen wir das Projekt noch?
• Falls es einen Protokollanten gibt: Der Protokollant notiert die Summe der Wertpunkte und gibt diese Information an den Manager.
• Falls es einen Beobachter gibt: Er beobachtet, wie die Leute zusammenarbeiten.

Nach jeder Runde werden die Rollen getauscht. Keine Sorge, jeder darf mal puzzeln. Weisen Sie nun die Rollen zu und fangen Sie an, das Spielmaterial auszuteilen.

Achten Sie darauf, dass der Auftraggeber die Auftragskarten zuletzt bekommt. So vermeiden Sie, dass ein Team schon mit der Arbeit anfängt.

Der Analyst bekommt den Stapel mit Legetafeln. Weisen Sie ihn/sie nochmal darauf hin: die Legetafeln haben zwei Seiten. Wir benutzen nur die Seite, auf der es 4 Reihen mit Legeteilen gibt.

Geben Sie dem Lieferanten alle Puzzleteile.

Weisen Sie darauf hin, dass wir die Ergebnisse der Runden vergleichen wollen. Dazu ist es wichtig, dass wir gemeinsam starten und aufhören.

Erste Runde

Die Rollen und Aufgaben wurden ja schon vorgestellt. Nun wird die Zeit gestartet. Stellen Sie die Uhr auf 3 Minuten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, bitten Sie alle Beteiligten, mit der Arbeit aufzuhören.

Die Manager müssen nun einen Bericht erstellen. Dazu soll sich der Manager erst mit dem Team besprechen: Wo stehen wir? Schaffen wir das Projektziel noch? Ermuntern Sie die Manager einen
Bericht zu erstellen, den sie aus ihren Firmen kennen. Danach berichtet er dem Auftraggeber.

Erfahrungsgemäß hat kein Team nach drei Minuten etwas fertig. Zeichnen Sie für jedes Team auf dem Flipchart den Wert ein, der erarbeitet wurde (meist 0 Punkte).

Stellen Sie die Uhr wieder auf drei Minuten und lassen Sie die Teams weiter arbeiten.
Wenn die Zeit abgelaufen ist, lassen Sie den Manager erneut einen Bericht erstellen. In der ersten Runde werden selten viele Punkte verdient. Tragen Sie den Endstand auf dem Flipchart ein.

Auswertung der ersten Runde

Bitten Sie die Teams zunächst, das Material wieder in den Ausgangszustand zu bringen. Fragen Sie die Gruppe, was passiert ist. Wieso haben wir das Projektziel nicht erreicht? Wenn Sie wollen, können Sie typische Managementfloskeln nutzen: "Kein Wunder, dass dies nicht klappt. Sie sind ja auch nicht leidenschaftlich und motiviert. Wir brauchen hier aber motivierte Mitarbeiter."

Vielleicht nennt jemand als Ursache, dass alle warten mussten. Bestätigen Sie dies. Das werden wir in der nächsten Runde ändern. Fragen sie, ob den Teams solche Situationen bekannt vorkommen.

Hintergrund: Diese Runde bildet einen klassischen Wasserfall mit festen Zuständigkeiten und großen Stapeln ab.

Vorbereitung zweiten Runde

Lassen Sie die Rollen tauschen. Der Ablauf ist wie in der ersten Runde mit folgenden Änderungen:

• Keiner muss warten, bis er alle Arbeitspakete fertig hat. Er darf Arbeit sofort weiter geben, wenn sie abgeschlossen ist.
• Jede Arbeitsstation bekommt 2 Puffer, die durch zwei Haftnotizzettel symbolisiert werden. Jeder darf Arbeit weitergeben, solange ein oder zwei Pufferplätze frei sind. Wenn beide belegt sind, muss die Arbeit warten. Die Idee dahinter ist, keine Arbeit anzufangen, solange nicht etwas fertig ist. Ein Pufferplatz könnte den Schreibtisch des Arbeiters darstellen, der andere einen Warteplatz. Zu keiner Zeit dürfen mehr als 2 Arbeitspakete an einer Arbeitsstation sein.
• Wenn ein Tester (oder Manager) die Arbeit abnimmt, dürfen die kleinen Legeteile wieder zurück zum Lieferanten. So gibt es keine Engpässe. Legetafel und Auftragskarte bleiben beim Manager (oder der Person, die die Buchführung macht).

Zur Erinnerung: Wenn der Auftraggeber sieht, dass das Team noch mehr Aufträge schafft, darf er noch mehr Arbeitspakete in Auftrag geben.

Zweite Runde

Nun wird die Zeit gestartet. Stellen Sie die Uhr auf 3 Minuten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, bitten Sie alle Beteiligten, mit der Arbeit aufzuhören. Die Manager müssen nun einen Bericht erstellen. Dazu soll sich der Manager erst mit dem Team besprechen: Wo stehen wir? Schaffen wir das Projektziel noch? Ermuntern Sie die Manager einen Bericht zu erstellen, den sie aus ihren Firmen kennen. Danach berichtet er dem Auftraggeber.

Erfahrungsgemäß haben alle Teams nun schon etwas fertig. Zeichnen Sie für jedes Team auf dem Flipchart den Wert ein, der erarbeitet wurde. Stellen Sie die Uhr wieder auf drei Minuten und lassen Sie die Teams weiter arbeiten.

Wenn die Zeit abgelaufen ist, lassen Sie den Manager erneut einen Bericht erstellen. Tragen Sie den Endstand auf dem Flipchart ein.

Tätigkeiten im Überblick:

• Timer mit 3 Minuten starten
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuellen Wert auf Flipchart eintragen.
• Timer wieder mit 3 Minuten starten.
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuellen Wert auf Flipchart eintragen.

Auswertung der zweiten Runde

Bitten Sie die Teams zunächst, das Material wieder in den Ausgangszustand zu bringen.

Fragen Sie die Gruppe, was passiert ist. Haben wir das Projektziel erreicht? Meist haben die Teams das Ziel mehr oder weniger geschafft.

Zeigen Sie auf das Flipchart. Fragen Sie die Gruppe, ob das eine gute oder eine schlechte Änderung war? (Das ist übrigens empirisches Arbeiten. Man stellt Hypothesen auf, sammelt Daten und bewertet das Ergebnis anhand der Daten.)

Nun ist schon sichtbar, dass das Arbeitsergebnis vom System der Zusammenarbeit und nicht von der Motivation der Mitarbeiter abhängt. Es wurde ja die gleiche Arbeit wie in der ersten Runde getan. Aber das Team hat insgesamt mehr geschafft.

Hier sieht man auch, dass man das ganze System betrachten muss. Es reicht nicht, wenn eine Person schneller arbeitet. Es kommt auf den gesamten Durchsatz an.

Sammeln Sie die Puffer wieder ein. Hintergrund: in dieser Runde lernen die Spieler Kanban kennen. Die Notizzettel sind die WIP-Limits.

Vorbereitung der dritten Runde

Der Ablauf ist im Prinzip wieder wie in den vorhergehenden Runden. Es gibt folgende Änderungen:

• Wir heben die Spezialisierung auf. Nun gibt es keine dedizierten Analysten, Lieferanten oder Entwickler. Wir haben jetzt multifunktionale Teams. Wenn sich jemand einen Auftrag nimmt, sucht er sich selbst die Legetafel, sucht sich selbst Teile und belegt die Fläche. Er zeigt die Arbeit kurz einem anderen Teammitglied, bevor er sie dem Auftraggeber zurückgibt. Deswegen werden in dieser Runde die Karten für Analyst, Lieferant, Entwickler und ggf. Tester rausgenommen. 
• Statt 2 x 3 Minuten, simulieren wir nun 3 x 2 Minuten. Nach 2 Minuten gibt es eine kurze Pause, damit wir die Wertpunkte aufschreiben können. Zudem müssen sich die Teams kurz zusammensetzen und überlegen, was sie konkret in den nächsten 2 Minuten ändern wollen, um sich zu verbessern.
• Wie schon in der zweiten Runde: Wenn ein Tester (oder Manager) die Arbeit abnimmt, dürfen die kleinen Legeteile wie zurück zum Lieferanten. So gibt es keine Engpässe. Legetafel und Auftragskarte bleiben beim Manager (oder der Person, die die Buchführung macht). 

Tätigkeiten im Überblick:

• Grundaufbau wieder herstellen
• Karten für Analyst, Lieferant, Entwickler und ggf. Tester rausnehmen

Dritte (und letzte) Runde

Stellen Sie die Uhr auf ZWEI Minuten und lassen Sie die Teams arbeiten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, lassen Sie den Manager erneut einen Bericht erstellen. Tragen Sie den Wert auf dem Flipchart ein. Die Spieler müssen sich nun auf eine Verbesserungsmaßnahme einigen.

Wiederholen Sie das Ganze, bis die 6 Minuten zu Ende sind. Gehen Sie durch die Teams. Erinnern Sie die Teams daran, dass es nur wichtig ist, die Fläche auszufüllen. Welche Teile dazu benutzt werden, ist egal. Hauptsache die Fläche ist richtig ausgefüllt.

Tätigkeiten im Überblick:

• Timer mit 2 Minuten starten
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuellen Wert auf Flipchart eintragen. Team sucht aktiv nach Verbesserungen.
• Timer wieder mit 2 Minuten starten.
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuellen Wert auf Flipchart eintragen. Team sucht aktiv nach Verbesserungen.
• Timer wieder mit 2 Minuten starten.
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuellen Wert auf Flipchart eintragen.

Auswertung der dritten Runde

Bitten Sie die Teams zunächst, das Material wieder in den Ausgangszustand zu bringen. Fragen Sie die Gruppe, was passiert ist. Haben wir das Projektziel erreicht? Meist haben die Teams viel mehr geschafft. Zeigen Sie auf das Flipchart. Fragen Sie die Gruppe, ob das eine gute oder eine schlechte Änderung war? Wieso haben wir mehr geschafft? Es waren die gleichen Leute und die gleiche Arbeit.

In dieser Runde sehen wir sehr deutlich, dass die Art wie wir zusammenarbeiten einen sehr großen Einfluss auf das Ergebnis hat.

Nun können Sie das Spielmaterial wieder einsammeln.

Hintergrund: interdisziplinäre Teams sind ein Merkmal von Scrum.

Warum funktioniert das Spiel?

Die Simulation funktioniert gut:

• Kein Team kann alles in der ersten Runde schaffen. Die großen Stapel führen zu langen Wartezeiten. Es klappt nur, wenn die Analyse sehr schnell fertig ist und es einen guten Puzzler im Team gibt.
• Selbst wenn ein Team alles in der ersten Runde schafft. In der zweiten Runde schafft es viel mehr und liefert schon früher Wert.
• In der dritten Runde fallen die Übergabepunkte weg. Durch den freien Zugriff auf alle Teile wird die Puzzleaufgabe leichter.

Vorlagen

Wer das Spiel selbst ausprobieren möchte, findet die Kurzbeschreibung, Rollen und Auftragskarten als PDF- und PowerPoint-Datei: https://drive.google.com/drive/folders/0B0OytVvtT0h4VWZ2cXhEM3dncU0?usp=sharing

Varianten

Wenn Sie mit mehreren Teams spielen möchten, können Sie sich auch die Variante in dieser Beschreibung ansehen: http://www.teamworkblog.de/2018/12/spielend-lernen.html