Online Umfrage mit Microsoft Forms und Excel - schnell und überraschend komfortabel

Eine Teilnehmerin hatte letztens im Seminar Informationsmanagement folgendes Anliegen:

"Ich habe die Orga für einen Kongress. Das war letztes Jahr eine kleine Veranstaltung mit 30 Leuten, davon brauchten 20 Unterstützung beim Transfer zum Veranstaltungsort. Das ging formlos per E-Mail. Das konnte ich "einfach so" organisieren, ich habe die Infos aus den E-Mail-Antworten in eine Excel Tabelle eingetragen und gut. Dieses Jahr werden es aber 75 Teilnehmende sein, deren Transfer ich organisieren muss. Wie mache ich das? Meine zu-Fuß-Methode ist hier viel zu umständlich!"

"Haben Sie ein Microsoft-Konto?" war meine erste Gegenfrage.

"Ja"

"Gut, dann machen wir eine Excel-Umfrage"

"???"

Tatsächlich - kaum wahrgenommen, nicht mal besonders neu, bietet Microsoft ein komfortables Umfrage-Tool an - entweder mit der App Forms oder Excel online.

Die App Forms gehört zu Office 365.

Wer das nicht hat, aber ein (kostenloses) Microsoft-Konto, nimmt dort einfach ein normales Excel-Datenblatt unter Excel online im Browser und nutzt die Funktion "Umfrage" auf dem Register "Start" etwa in der Mitte.

Möglichkeiten einer Excel-Umfrage

Die Funktionen sind so ähnlich, dass ich sie hier gemeinsam zeige. Zuerst muss die Umfrage benannt werden, danach werden die Fragen erstellt.

Fragen generieren

Ein komfortables Formular führt durch die Fragenerstellung - es sind verschiedene Antworttypen möglich. Neben freiem Text gibt es auch Ja/Nein, Datum und anderes mehr.

Formular in Excel online - Antworttypen als Dropdown

Antworttypen in Forms

fertiges Formular

Umfrage teilen

Zum Teilen der Umfrage ist lediglich eine E-Mail-Adresse der Teilnehmenden nötig. Diese Umfragen sind nicht anonym. Ich habe auch keine Möglichkeit gefunden, sie zu anonymisieren.

Antworten erhalten

Der wirklich große Nutzen ist, dass die Antworten in einem Excel-Blatt erscheinen. Von dort können Sie mit den üblichen Aggregatfunktionen weiterverarbeitet werden. Forms liefert zusätzlich noch eine grafische Auswertung der Antworten.

Antworten in Forms

Einfach testen

Probieren Sie es einfach aus! Es ist wirklich unkompliziert - egal ob es um geschäftliche Dinge geht, oder ob Sie wissen sollten, wie viele Gäste des nächsten Festes vegetarisches oder veganes Essen möchten (und dann bestellen Sie das Doppelte - sonst essen die Fleischliebhaber das vegetarische Gericht als Beilage auf).

Update zum Teilen und Anonymisieren:
Mittlerweile gibt es hier mehrere Optionen: wenn beim Teilen nur Mitglieder der eigenen Organisation gewählt werden, kommen die Antworten mit E-Mail-Adresse an. Wird die Option "Jeder mit einem Link kann teilnehmen" gewählt, sind die Antworten anonym. Da dies auch die einzige Möglichkeit ist, Forms außerhalb des Unternehmens zu verwenden, braucht es im Bedarfsfall erforderliche Felder für den Namen.

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