Profi-Suche für Teams, OneDrive und SharePoint

Wenn ich nur eine Sache aus meinem kompletten Portfolio zeigen dürfte, würde ich die Suche wählen. Brauchen alle, kennt kaum jemand wirklich und ist zu alldem noch schnell umzusetzen. Ich zeige dir hier, wie du Dateien oder Informationen aus deiner Microsoft 365-Umgebung schnell und sicher findest.

Bild: Grafik von Copilot generiert

Suchleiste in Teams

Zuerst, was die Leiste kann – außer suchen: Stelle deinen Cursor an den linken Listenpfeil, der nach links zeigt (rot eingekreist). Nicht klicken! Es öffnet sich der Verlauf deiner zuletzt angesprungenen Orte in Teams.

Gibst du in der Suchleiste einen Slash (/) ein, erscheinen viele Schalter für Funktionen, die du einfach anklicken kannst. @Name führt dich direkt zum Chat der angegebenen Person.

Um Inhalte zu suchen, die aus Teams stammen, gib den entsprechenden Suchbegriff ein und bestätige mit Enter. Der Suchbegriff ist das, was in der Datei steht - also, das, was du bestimmt weißt oder auch nur ungefähr: "Es ist eine Word-Datei, ich habe letzte Woche mit Kim dran gearbeitet." Danach kannst du filtern.

In der Zeile unter der Sucheingabe findest du die ersten Filter (blauer Kasten). Du kannst nach Nachrichten in Chats oder in Kanälen suchen, nach Dateien (so wie ich es hier im Bild und im Beispiel mache), nach Personen oder auch erst einmal nach den Namen von Kanälen oder Gruppenchats (letztere brauche ich allerdings sehr selten).

Bild: Suchen und Filtern von Dateien in Teams

In den meisten Fällen wirst du nach Nachrichten oder nach Dateien suchen. Geht es dir auch so, dass du manchmal nicht mehr weißt, wie eine Datei heißt oder wo sie genau war? Gleichzeitig weißt du aber sicher, um welchen Dateityp es sich handelt, also zum Beispiel dass es Word, Excel oder PowerPoint ist? Und du weißt auch, mit wem du daran gearbeitet hast, und auch in etwa, wann? Richtig? In den Dateien gibt es genau hierzu feine Suchfilter. Genau dies, was Menschen in aller Regel wissen, lässt sich damit sauber filtern:

1. "Dateityp", also Excel, PDF…
2. "In" heißt, in welchem Kanal oder Chat gesucht werden soll. Wenn du das nicht weißt, lass es leer.
3. "Person" – Wer war mit dir dran, mit wem ist es geteilt worden?
4. "Datum" – Wann war das in etwa? Es gibt Voreinstellungen wie "letzten Monat" oder auch frei definierbare Zeiträume.

Im Bild oben siehst du das Ergebnis einer Suche nach einer Word-Datei, in der "Test" vorkommt und die mit Kim bearbeitet wurde. 

In allen Ergebnissen der Dateisuche gilt: Es ist eine Volltextsuche, es kommt also nicht darauf an, ob "Test" im Dateinamen steht. Im Suchergebnis siehst du in der ersten Zeile den Dateinamen, in der Zeile darunter den Speicherort.

Suche auf OneDrive

Wichtig: Für die Suche auf OneDrive musst du unbedingt auf die OneDrive-Ansicht im Browser oder in Teams gehen! Klicke auf der linken Navigationsleiste (blauer Kreis) auf das OneDrive-Icon. So landest du auf der Startseite deines OneDrive (blauer Kasten). Dort sind alle Dateien verlinkt, die du in der letzten Zeit angefasst hattest. Und auch hier mit den wunderbaren Filterschaltern nach Dateityp (roter Kasten) und Person (gelber Kasten).

Bild: OneDrive-Suche: Startseite

Diese Startseite ist eine kuratierte Seite. Das heißt, du hast keinen Einfluss darauf, was genau angezeigt wird. Außerdem kannst du Dateien von hier zwar aufrufen, nicht aber löschen oder andere organisatorische Dinge mit ihnen tun. Um das zu tun, musst du an den Speicherort der Datei wechseln, der hier in der zweiten Zeile angezeigt wird und von hier aus ebenfalls geöffnet werden kann. 

Suche in den Eigenen Dateien

Wechselst du in das Verzeichnis "Eigene Dateien" (unterhalb der Startseite angezeigt), kannst du nochmal anders suchen. Gib auch hier deinen Suchbegriff oben ein (blauer Kasten) und drücke "Enter". Es gibt die Einschränkung "Alle Dateien". Das sind deine eigenen Dateien oder die, die mit dir geteilt wurden, egal, ob diese in einer SharePoint-Bibliothek oder im OneDrive einer Kollegin oder eines Kollegen verortet sind (roter Kasten). Hier im Bild ist "Meine Dateien" aktiv, also wird nur in meinem "Zimmer" gesucht. Auch hier kannst du wieder die wertvollen Filter nach Zeitraum, Person und Dateityp setzen.

Bild: Filterfunktionen auf OneDrive

Suche auf SharePoint

Die umfassendste Suche findest du auf der SharePoint-Startseite. Du findest sie am besten über https://m365.cloud.microsoft/search. Hier findest du nicht nur Dateien, sondern noch viel mehr. 

Im Einzelnen:

Bild: SharePoint-Suche - hier Nachrichten aus Teams und Outlook parallel angezeigt

1. "Dateien" - hier funktioniert alles wie schon gezeigt. Beachte unbedingt die zweite Filterzeile (blauer Kasten).
2. "Sites" - hier werden Webseiten und Teams gefunden, die deinen Suchbegriff im Titel oder in der Beschreibung tragen. Natürlich nur die, auf die du auch Zugriff hast!
3. "Personen" - hier kannst du Ansprechpartner aus deinem Unternehmen finden, sofern die Daten eingepflegt wurden (ist nach meiner Erfahrung fast immer der Fall).
4. "Neuigkeiten" - wenn dein Unternehmen ein Intranet in der M365-Umgebung hat, kannst du hier das Internet durchsuchen.
5. "Nachrichten" - das ist das Interessanteste hier: Du kannst eine Suchanfrage parallel in Outlook und Teams laufen lassen! Perfekt, wenn du nicht mehr genau weißt, wo du die Info gesehen hast.
6. "Bilder und Videos" - auch Screenshots und Besprechungsaufzeichnungen. Alles wird indiziert, sogar Text auf Fotos. Schau mal rein und lass dich überraschen.

Und nicht vergessen: Überall gilt: Du findest nur Inhalte, auf die du auch zugriffsberechtigt bist! 

Frohes Finden!