Direkt zum Hauptbereich

Sie brauchen keinen Ordner "Schriftverkehr", um Briefe abzulegen

Wenn wir Ablageprojekte machen, "verbieten" wir immer wieder Sammelordner wie "Schriftverkehr" oder "Excel-Dateien". Das gibt immer heftige Diskussionen. In diesem Beitrag stelle ich die Gründe und Alternativen vor.

Elektronische Ordner laufen nicht voll

Elektronische Ordner haben einen Vorteil, der aus Ablagesicht ein Nachteil ist: Sie sind selten voll. Ein Papierordner ist irgendwann voll. Dann müssen Sie eine Entscheidung treffen. Bei elektronischen Ordnern passiert das erst, wenn Ihre Festplatte voll ist:
  • Bei einer Festplattengröße von 1 TeraByte und einer durchschnittlichen Dateigröße von 500 KiloByte für eine Word-Datei würde ein Ordner über 2 Mio. Word-Dokumente fassen. 
  • Wenn eine Bildschirmseite rund 30 Dateien anzeigt, müssten Sie bei dieser Dokumentenanzahl 71.000mal nach unten rollen, um an das letzte Dokument zu kommen. 
  • Das würde Sie gut einen Arbeitstag beschäftigen (1/3 Sekunde für einmal Scrollen).

Sie können sich also viel Zeit lassen, bis Sie entscheiden müssen, was mit dem zu vollen Ordner passiert. In einem typischen Sammelordner wie "Schriftverkehr" häufen sich dann viele Dokumente an, von denen Sie viele Dokumente gar nicht mehr brauchen. Wenn Sie wissen wollen, ob Sie das Dokument noch brauchen, müssen Sie jede Datei einzeln öffnen (auch die WordPerfect-Datei von 1998), den Inhalt lesen und dann entscheiden. Sicher verstehen Sie jetzt, warum Sie nicht zum Archivieren kommen.

Deswegen empfehlen wir eine vorgangsorientierte Ablage. Die Vorgangsordner sind wie Briefmappen für alle Dokumente zu einem Vorgang. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie die ganze Mappe entsorgen, sprich den Ordner ins Archiv schieben.

Was tun Sie gerade?

Was machen wir nun mit "Schriftverkehr"? Zunächst brauchen wir einen anderen Blick. Es geht nicht darum, welche Art von Dokument Sie erstellen oder wem Sie schreiben. Es geht darum, welchen Vorgang Sie bearbeiten.
Abb. 1: Ordner für Schriftverkehr erzeugt Unordnung

Sicherlich fänden Sie es sehr merkwürdig, wenn jemand Puzzle sammelt und die Teile von allen Puzzles nach Farbe oder Form sortiert. Puzzles werden nach dem Bild auf der Vorderseite sortiert.

Analog haben Ihre Dokumente eine Vorderseite, ein Bild, ein Thema. Gründe für Schriftverkehr könnten sein:
  • Sie bearbeiten eine Bestellung und schreiben dem Kunden. Das gehört zum Vorgang "2014-10-Bestellung-Müller-Schlauchboot".
  • Sie bearbeiten eine Reklamation mit der Baufirma. Das gehört zum Projekt "2014-Umbau-Küche".
Der Schriftverkehr könnte ein Untervorgang zu einem Projekt sein. In Projekten könnte das ein offener Punkt sein. Dann gehört zu folgendem Ordner:
  • 2014-Umbau-Wohnung/Offene Punkte/0814-Reklamation-Arbeitsplatte
Abb. 2: Sie bearbeiten offene Punkte

Sie haben einen Ordner für offene Punkte. Wenn Sie wissen wollen, um welche offene Punkte Sie sich kümmern müssen, gehen Sie in diesen Ordner. Wenn ein Punkt erledigt ist, verschieben Sie ihn in den Ordner "Abgeschlossene Punkte".

Vielleicht führt der Schriftverkehr dazu, dass Sie einen Plan ändern. Dann wäre die Kommunikation in einem Vorgangsordner zur Planänderung (Pläne ändern/2014-10-Neuer Lageplan) gut aufgehoben.

Nutzen Sie Meilensteinordner

Jetzt wenden Sie vielleicht ein, dass Sie viel Schriftverkehr in einem Vorgang haben. OK. Dann wären sog. Meilenstein- oder Phasenordner praktisch. Packen Sie die ganze Kommunikation, die während einer bestimmten Phase hin- und herging in einen Ordner. Wenn der Meilenstein oder die Phase abgeschlossen ist, legen Sie den nächsten Ordner an.

Vor dem Schließen des alten Ordners gehen Sie ihn nochmal durch und überlegen, welches Dokument Ihnen besonders wichtig ist und kopieren es an eine andere Stelle.

Sie sehen schon, dass wir viele Ideen haben, um mit Sammelordnern umzugehen. Wenn Sie mehr Ordnung wünschen oder einen besseren Überblick bekommen wollen, schaffen Sie Ordner wie "Schriftverkehr" ab.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario:  Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser.  Kommt Dir das bekannt vor? Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll.  Was es ermöglicht: Förderung des Projekterfolg Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts Missverständnissen wird vorgebeugt Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE d

Agiles Mindset – Gibt es das überhaupt? Eine wissenschaftliche Perspektive

Es ist in aller Munde: Das Agile Mindset. Es wird als wichtiger Erfolgsfaktor und gleichzeitig riesige Hürde und Herausforderung in agilen Transformationsvorhaben beschrieben. Der ein und andere hat verbunden mit einem gescheiterten agilen Vorhaben vermutlich schon mal gehört „Die hatten einfach nicht das richtige Mindset“. Doch was ist dieses agile Mindset? Gibt es das überhaupt?