Dateien teilen in Teams - arbeiten in gemeinsamen Dateien

Arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Dateien, die in Teams, aus OneDrive oder SharePoint liegen? Hast du dabei vielleicht kein ganz gutes Gefühl, weil du dir nicht so ganz sicher bist, was mit der Datei tatsächlich passiert? Wer darauf Zugriff hat und wie du das sehen kannst? Dann lies weiter, hier stelle ich dir die wichtigsten Fakten und Einstellungen kurz und knapp vor.

Quelle: Microsoft Archivbild

Bist du neu in der Zusammenarbeit in Teams? Dann empfehle ich dir zuerst meinen Artikel zu meinem Erklärmodell für Microsoft 365.

Hier erfährst du z.B., dass du dir ein Team wie ein Zimmer vorstellen kannst, in dem sich bestimmte Personen zur Zusammenarbeit treffen. Ein Kanal ist dagegen wie eine Ecke des Zimmers, in dem ein bestimmtes Thema bearbeitet wird.

Alle Teammitglieder können sich frei im Zimmer von Ecke zu Ecke bewegen. In jeder Ecke des Zimmers gibt es auch eine Sammlung von Dateien zur gemeinsamen Arbeit. Und um diese Sammlung von Dateien soll es nun also hier vorrangig gehen.

Faktenlage: Dateien in einem Teams-Kanal - wie sie organisiert sind

Wenn du in einem Kanal in Teams eine Datei erstellst, liegt diese automatisch auf SharePoint. Genauer: in der Standard-Dokumentbibliothek des Teams. Und dort wiederum in einem Ordner, der den Namen des Kanals trägt.

Das heißt, dass alle Dateien eines Kanals in demselben Ordner liegen.

Alle Kanäle haben einen Ordner. Alle Kanal-Ordner sind in derselben Dokumentbibliothek versammelt.

Wenn du dir das ansehen möchtest, gehe in den ersten Kanal des Teams (früher hieß er immer "Allgemein"). Nur dort in den Dateien findest du den Absprung auf "Dokumente" und kannst die Gesamtablage sehen, ohne auf die SharePoint-Seite zu wechseln.

Absprung zur gesamten Dokumentbibliothek des Teams im ersten Kanal

Eine Datei in das Team einstellen - drei Wege zum Ziel

Direkt in der Registerkarte "Dateien" kannst du auf die Schaltfläche "Neu" klicken und die Datei erstellen.
Wenn du willst, kannst du auch eine Datei von deinem Gerät (den Laufwerken) hochladen. Dabei wird eine Kopie der Datei erstellt. Diese Kopie bekommt neue Metadaten, also Erstelldatum und Änderungsdatum ("Jetzt"). Soll heißen: Diese Kopie ist also völlig getrennt von der Ursprungsdatei. Und: Es gibt keine Möglichkeit, Dateien in einem Team/auf SharePoint mit Dateien auf dem Laufwerk synchronisiert zu halten.
Es ist möglich, eine Datei auf deinem OneDrive oder in einem anderen Team zu verknüpfen. Am übersichtlichsten ist es - z.B. besser als ein Anhang an einem Beitrag -, den Link in der Dateiablage zu erstellen. Dazu gehst du zu der Datei, die du verknüpfen möchtest (Quelle) und holst dort den Link. Im Menü "Neu" im Ziel findest du auch "Link", darüber stellst du den Link zur Quelldatei bereit.

Verknüpfte Datei - Freigabeeinstellungen

Sollen die Mitglieder des Teams die Datei bearbeiten können oder sollen sie sie nur zur Ansicht erhalten? Das definierst du in den Einstellungen des Links bevor (!) du ihn kopierst. Klicke also auf jeden Fall auf das Zahnrad und prüfe bzw. ändere die Einstellungen. Dann erst kopiere den Link.

Lese- oder Schreibrecht für eine verknüpfte Datei

An der Datei arbeiten, Kommentare hinterlassen

Verglichen mit der klassischen Ablage auf lokalen Laufwerken ist dies die wichtigste Änderung: Es kann nun gemeinsam und gleichzeitig an Dateien gearbeitet werden.

Die Datei wird automatisch versioniert, und man kann umstandslos Kommentare hinterlassen, dabei Kolleginnen oder Kollegen erwähnen, die dann eine Nachricht erhalten mit direktem Link zu dem Kommentar.

Mit einem einfachen Rechtsklick ("Neuer Kommentar") kann der Kommentar an einer beliebigen Stelle der Datei erzeugt werden.

Uli Maier erhält eine E-Mail mit der Frage und einem Link zu dieser Excel-Datei und -Zelle

Auschecken - Einchecken - Versionskommentar

Vielleicht willst du gerade das aber nicht? Dass andere an der Datei arbeiten, die du gerade bearbeitest? Dann kannst du sie "auschecken".

Diese Funktion findest du als letzte Option in dem langen Menü hinter den drei Punkten an der Datei. Unter "Weitere" findest du "Auschecken".

Ausgecheckte Dateien werden gekennzeichnet

Wenn eine Datei ausgecheckt ist, kann nur die Person, die sie ausgecheckt hat, daran arbeiten. Allen anderen Teammitgliedern zeigt sich die Version als schreibgeschützt und in dem Stand, in dem sie beim Auschecken war!

Wenn du auf demselben Weg die Datei wieder eincheckst, kannst du der neuen Version einen Kommentar hinzufügen. Übrigens kann auch jeder Teambesitzer Dateien wieder einchecken.

Auf Vorversionen zugreifen

Um die Vorversionen mitsamt den Versionskommentaren einsehen zu können, hilft auch ein Rechtsklick auf das Drei-Punkte-Menü an der Datei. Dann "Versionsverlauf" wählen.

Das Menü einer Datei in Teams

Suche nach Dateien in Teams

Weißt du nicht mehr genau, wo eine Datei liegt, gehst du am besten über die Suche in Teams (oder gleich auf SharePoint. Aber das ist ein Thema für den nächsten Post - die neue SharePoint-Suche).

Du findest die Suche am oberen Rand des Bildschirms. Schon beim Klick in das Fenster kannst du "Dateien" auswählen. Gib deinen Suchbegriff ein und bestätige mit Enter.

Das Suchergebnis ist sehr aussagekräftig, gibt auch gleich mit an, wo die Datei liegt und wer sie wann bearbeitet hat. Außerdem zeigt sie die ersten Zeilen aus der Datei! In der Filterzeile (blauer Rahmen) kann das Suchergebnis weiter eingegrenzt werden.

Aussagekräftiges und filterbares Suchergebnis

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