Der neue M365 Kalender in Outlook und Teams

Das neue Outlook wird immer interessanter. Insbesondere der Kalender wartet mit ganz neuen und sehr nützlichen Funktionen auf. Und: Der Kalender in Teams wird angeglichen. Schaue doch mal nach, ob du deinen Kalender in Teams umstellen kannst. Du findest den Umschalter oben rechts. Keine Sorge, du kannst auch wieder zurück wechseln. Ich glaube, du wirst es nicht wollen.

Microsoft hat das Ziel, alle Oberflächen, die Outlook heißen oder mit Outlook verbunden sind, einander anzugleichen. Das ist logisch und verständlich, bedeutet aber natürlich auch eine Umgewöhnung. Im Mai 2023 habe ich schon über das neue Outlook geschrieben./1/ Damals habe ich das Hauptaugenmerk auf den Posteingang gerichtet. Nun sind hier neue Funktionen dazugekommen, aber noch immer kann mich die Postbearbeitung nicht komplett überzeugen. Was - für mich - in erster Linie an der schwächeren Kompatibilität zu OneNote liegt.

Wirklich begeistern kann mich allerdings der neue Outlook-Kalender, der neuerdings auch in Teams integriert werden kann. Ein Schieberegler in der rechten oberen Ecke wechselt die Ansicht.

Wechseln zum einheitlichen M365-Kalender in Teams

Meine Funktions-Highlights

Vorweg: Die Reihenfolge meiner Highlights ist nicht priorisiert. Diese Liste ist subjektiv und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Schnelles Wechseln in längeren Zeiträumen

Bei meinem Geschäft werden Termine oft 18 bis 24 Monate im Voraus vereinbart. Wie schön ist da der Wechsel direkt in das richtige Jahr?!

Mit Pfeilen schnell das Jahr wechseln

Standort - Homeoffice oder im Büro

In den Einstellungen lässt sich hinterlegen, in welchen Zeiträumen man im Homeoffice bzw. im Büro arbeitet. Kolleg:innen, die auf deinen Kalender Zugriff haben, können das sehen. Das kleine Hochhaus steht für Büro, das kleinere Haus für Homeoffice. Sehr praktisch für die Teamarbeit!

Standort in der Kalenderansicht

Besprechung Präsenz und/oder Remote

Bei neuen Besprechungen gibt es jetzt die Möglichkeit per Schieberegler einzustellen, ob die Veranstaltung in Präsenz oder remote oder hybrid stattfindet. Wird Präsenz ausgewählt, steht im Betreff [Persönlich]

Unterschiedliche Besprechungsformate

Unterschiedliche Antworten

Als eingeladene Person kannst du beim Antworten angeben, ob du persönlich oder remote teilnehmen wirst. So ist die Raumplanung viel besser möglich.

Persönlich da oder virtuell? Das lässt sich jetzt einstellen

Einer Besprechung folgen

Diese Funktion finde ich besonders praktisch: Wenn du bei einer Besprechung nicht teilnehmen kannst, weil du anderweitig verplant bist, kannst du jetzt "folgen" anwählen. Dadurch bleibt der Termin in deinem Kalender stehen (mit dem Status "frei") und der Besprechungsorganisator wird gebeten, dir alle Dokumentationen, Aufzeichnungen, o.ä. zur Verfügung zu stellen. Siehe Details dazu unter /2/.

Die neue Funktion "Folgen" wird im klassischen Outlook als "mit Vorbehalt" angezeigt

E-Mail-Erinnerung

Neben der gewohnten, meist 15-Minuten-Erinnerung an einen Termin, ist es nun möglich zusätzlich eine E-Mail zu erhalten. Vielleicht eine Woche vorher, wenn du für die Agenda zuständig bist und eine Woche vorher agieren musst.

Zusätzlich zur Erinnerung ist nun auch eine E-Mail möglich

Empfängerkreis ausblenden (Bcc)

Vielleicht möchtest du einladen, aber nicht alle Adressen mit allen teilen? Das ging bisher nicht. Jetzt schon! Bei den Antwortoptionen in deinem Einladungsformular findest du die Funktion "Teilnehmerliste ausblenden".

Kalenderaktualisierungen

Wenn es geteilte Kalender gibt - beispielsweise Kalender des Teams oder des Projektes - kannst du dir Benachrichtigungen bei Änderungen in diesem Kalender senden lassen. Und zwar bestellst das bei den Einstellungen - Geteilte Kalender - Kalenderaktualisierungen.

Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess: Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck, erschienen am 22.5.2023.
Abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2023/05/das-neue-outlook-one-outlook-erster.html

/2/ Microsoft Info zum Folgen einer Besprechung

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