Das Teamwork-Blog

Bevor ein Team seine Ablage neu strukturiert oder gar die IT eine DMS-Software beschafft, sollte man sich Gedanken darüber machen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet. Dazu hier noch ein paar weitere Tipps.

Nicht eine neue Software hilft uns, unsere Probleme zu lösen. Sondern sie hilft uns höchstens, unsere Probleme selbst zu lösen, indem sie uns dabei unterstützt. Das gilt auch für das unbeliebte Thema Ablage. Hier ist die Versuchung besonders groß, sich eine Software zu beschaffen, statt sich selbst Gedanken zu machen. Klappt aber nicht. Vielmehr muss ein Team sich selbst auf Standards und Ziele einigen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet.

Der Titel dieses Blogposts zeigt: Teamworkblog ist mutig, es schwimmt gegen den Strom und scheut keinen Schmerz. Denn das Thema Ablage ist nicht wirklich der Teamfavorit. Die Zugriffszahlen auf diesen Artikel werden wieder einmal bodenlos niedrig sein und selbst von so langweiligen Themen wie Scrum haushoch überholt. Trotzdem ruft Teamworkblog die Wahrheit in das leere Universum: „Wer die Energie aufbringt, mal ein bisschen über die Teamablage nachzudenken, kann aus einer chaotischen Dokumentenhalde eine tolle Collaboration platform machen.“

Am 13. und 14. Februar 2014 findet ein Innovation Games Training in Stuttgart statt. Luke Hohmann hat vor ein paar Jahren nach Übungen gesucht, die er mit Kunden machen kann, um mehr über deren Wünsche zu erfahren. Herausgekommen ist ein Buch, das 13 solcher Übungen beschreibt und erklärt, wie man sie nutzt. Wer meint, dass es sich hierbei nur um lustige Übungen handelt, der irrt.

Vielleicht geht es Ihnen so wie mir: Für die Weihnachtszeit wollte ich gut vorbereitet sein, aber am Ende des Advents war noch viel Vorbereitung übrig. Jedes Jahr nehme ich mir vor, früher anzufangen. Und doch kommt immer wieder etwas dazwischen. Aber dieses Jahr wird es wirklich anders. Ich habe nämlich jetzt schon damit angefangen. Meinen Sie, dass ich verrückt bin?

Häufig ist das Abstimmen von Terminen eine Ursache für E-Mail-Flut. Solange Termine in der Abstimmungsphase sind, gehen viele E-Mails hin und her. Dazu gehören auch Rückfragen, ob nun ein Termin stattfindet oder nicht. Hier ist ein Vorschlag für die Terminkoordination im Team mit Hilfe von Outlook.

Welcher „Entscheider“ lässt sich schon gerne Zaghaftigkeit nachsagen? Schnelle Entscheidungen zu treffen, gilt als mutig und dem unternehmerischen Denken angemessen. Umgekehrt gilt Abwägen mehrerer Optionen als zögerlich und sowieso „viel zu theoretisch“. /1/

Welche Bücher sind lesenswert, wenn man sich neu in das Thema Scrum einarbeitet? Hier sind meine persönlichen Empfehlungen für den schnellen Einstieg nach Themen sortiert.

Gibt es E-Mails, die Sie in gleicher oder regelmäßiger Form verschicken? Wussten Sie, dass Sie in Outlook (wie auch in Word, PowerPoint oder Excel) Vorlagen anlegen können. Dann geht das Verschicken ganz schnell.

Wie wir hier schon häufiger postuliert haben, ist es wichtig für das Team, E-Mails in ein gemeinsames Laufwerk abzulegen (/1, 2/). Wer das „zu Fuß“ und nicht mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Add-Inn machen will, sollte diese Handgriffe kennen.

„Prognosen sind schwierig, besonders wenn sie die Zukunft betreffen.“ (Niels Bohr, dänischer Physiker, 1885 – 1962). Der Jahreswechsel markiert den stetigen Übergang des nebligen Morgen über das flüchtige Heute ins starre Gestern. Abrupt springt die Datumsanzeige um. Die ansonsten formlose Zukunft erhält ein plakatives Zeichen und nimmt plötzlich Gestalt an: „2014“. Der Gedanke an die Zukunft ist für uns Menschen nicht ohne Beklemmung zu fassen. Viele Rituale zum Jahreswechsel – wie Bleigießen, gute Vorsätze oder kollektive Berauschung -   widmen sich dem Versuch, die beängstigenden Geister zu bannen.

Liebe Leserinnen und Leser, bekanntermaßen begehen wir das Fest nur einmal im Jahr. Ich finde: Leider! Denn alle Menschen, ganz besonders jene, die in Teams arbeiten, sollten es täglich tun. Ein paar warme Gedanken aus gegebenem Anlass.

Liebe Kolleginnen und Kollegen, heute möchte ich EUCH meinen besonderen Dank aussprechen. Ich danke…

Das Thema Kommunikation steht immer wieder ganz oben auf der Verbesserungsagenda von Teamleitern. Dabei geht es um die Kommunikation innerhalb des Teams und zu anderen Gruppen (z.B. andere Teams, Kunden, Lieferanten, Management). Es gibt einige Mythen zu diesem Thema. Deshalb werfe ich einen Blick auf einen Artikel von Prof. Pentland, der zeigt, welche Kommunikationsmuster erfolgreiche Teams haben (Harvard Business Review, April 2012 /1/) .

Auf der #AgileCologne hatten wir eine gute Diskussion über die Vertragsgestaltung für Scrum-Projekte. Kunden möchten immer gern Festpreisprojekte haben; Lieferanten wollen lieber nach Time & Material abrechnen. Wie kommen wir aus diesem Dilemma raus? Mein Vorschlag ist der Rahmendienst-Sprintwerkvertrag.

Immer mehr Teams arbeiten auf Projektbasis zusammen. Dabei sind die Teammitglieder oft über verschiedene Unternehmen und Standorte verteilt. Um vernünftig arbeiten zu können, müssen die Teammitglieder Dokumente und Informationen austauschen. Aber bitte nicht per E-Mail. Es gibt bessere Möglichkeiten. Hier stellen wir eine vor.

Das hat mich bei der Recherche erstaunt: Teamarbeit-Bashing ist ein beliebter Sport in allen möglichen Managertrostzeitschriften und Ratgeberjournalen. Das Konzept von Teamwork wird wieder und wieder neu begraben und mit „ganz neuen Argumenten“ widerlegt. Die Hauptvorwürfe: Teamarbeit sei viel ineffizienter als die Arbeit des Einzelkämpfers. Und nur ideologisch begründet. Und und und … Und ein Anlass für Teamworkblog, mal wieder gegen den Strom zu schwimmen.

Auf der #AgileCologne gab es gestern eine Session zum Thema Spiele oder Übungen für Retrospektiven. In diesem Beitrag halte ich die vielen Tipps und Hinweise auf Spiele fest.

Als Berater für Dokumentenmanagement werden wir oft gefragt, ob ein Team SharePoint für die Ablage der Dokumente nutzen solle. Ich habe da eine ganz klare Antwort: Jein.

Wo bleibt meine Zeit? Wie lange brauche ich wirklich? Das sind für meine eigene Planung wichtige Fragen. Es gibt viele Programme, mit denen man seine Zeit notieren kann. Aber ich bin wieder zum guten alten Papier zurück gegangen. Ich hatte da meine Gründe.

Sicher kennen Sie die roten Wiedervorlagefähnchen am rechten Rand Ihres Posteingangs. Ich habe sie im letzten Teil der Reihe vorgestellt. Dort geht es um das Nutzen der Wiedervorlage für die Weiterverarbeitung im persönlichen Arbeitsablauf. Sie können aber auch E-Mails, die Sie verschicken für den Empfänger kennzeichnen und die eingetragene Wiedervorlageaktion sichtbar machen.

Missstände und schwelende Konflikte anzusprechen fällt uns häufig schwer. Warum? Wir sind doch gestandene Manager, die gerne und mit Elan Entscheidungen treffen und sie wirkungsvoll durchsetzen. Wieso tun wir uns so schwer damit, Konflikte anzusprechen? Ist das normal? Soll das so sein? Ich meine: Jein! Schließlich sind wir Fluchttiere. Mit ein wenig Intelligenz.

Gerne werde ich als Schauspieler gefragt, wie man zu einem souveränen Auftritt kommt. Da gibt es irgendjemanden in irgendeiner Abteilung die so wahnsinnig souverän ist und einem die Butter vom Brot nimmt. Vor der haben die einen Angst. Andere fühlen sich klein. Und die nächsten wollen ihr jetzt mal kräftig kontra geben. Andere wiederum wollen sich besser bei eigenen Präsentationen fühlen. Oder manche meinen, dass sie in ihrer neuen Führungsposition ihre Mitarbeiter von ihren Anliegen besser überzeugen möchten. Wollen Sie auch souverän wirken?

Jan hat gestern über Verantwortung und Zuständigkeiten im Team geschrieben. Seine Ausführungen würde ich gern ergänzen. Ich würde gerne unterscheiden zwischen Prozessverantwortung und Umsetzungsverantwortung. Wobei ich vorausschicken muss: Ich habe noch nicht, wie Jan, eine ganz klare Meinung.

Unlängst haben wir heiß über Zuständigkeiten und Verantwortung in unserem Team diskutiert. Es ging dabei weniger darum, wer welche Aufgaben übernimmt, sondern ob die Verantwortung auf dem einzelnen oder beim Team liegt? Was meinen Sie dazu? Ich habe eine ganz klare Meinung.

Viele E-Mails im Posteingang liegen dort, weil sie noch etwas damit zu tun haben, nicht aber jetzt im Moment. Darum bleibt die E-Mail erst mal im Posteingangsordner liegen. Dort aber schauen Sie sie viele Male an, ohne etwas Weiterführendes unternehmen zu können. Dieser E-Mail sollten Sie sagen können: „ Melde dich am nächsten Dienstag wieder und sag mir, dass ich Meier nach der Statistik fragen muss. So lange geh‘ mir aus den Augen “ Das geht ganz einfach mit der Kennzeichnung in Outlook. Hier stelle ich Ihnen die Funktion für den persönlichen Gebrauch vor, im nächsten Teil der Reihe zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion im Team nutzen können

Haben Sie mal einem Projektteam bei der Arbeit zugesehen? Ich noch nicht. Warum nicht? Weil man in einem klassisch geführten Projekt oder bei Routine-Prozessen keine Team-Arbeit sieht. Jeder arbeitet an seinen Arbeitspaketen. Einem Scrum-Team können Sie zusehen und daran können Sie erkennen, wie Scrum funktioniert.

Immer mehr Teams schalten in der Zusammenarbeit auf den Scrum-Modus um. Viele Leute denken, Scrum sei nur etwas für die Entwicklung von Software oder eine bessere Art von Projektmanagment. Das stimmt nicht. Scrum ist mehr. Hier ist meine persönliche Beschreibung.

Nur wenige Projekte zur Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen bringen ihren Kunden den Nutzen, den diese sich davon erhoffen. Im vierten Teil unserer Serie beschäftigen wir uns mit der Unterstützung von Wissensprozessen durch ein DMS. Dabei orientieren wir uns an den Anforderungen, die ein Adaptive Case Management an die gemeinsame Dokumentenplattform eines Projektteams stellt.

Es gibt Sätze, die bringen Teams auf die Palme. In diesem Beitrag nehmen wir einen Satz unter die Lupe, der Veränderungen im Wege steht.