Zeit sparen mit Outlook-Vorlagen für E-Mails

Gibt es E-Mails, die Sie in gleicher oder regelmäßiger Form verschicken? Wussten Sie, dass Sie in Outlook (wie auch in Word, PowerPoint oder Excel) Vorlagen anlegen können. Dann geht das Verschicken ganz schnell.

 
Ein Beitrag bei imgriff.com über Textbausteine hat mich an meine wiederkehrenden Aufgaben erinnert (/1/). Als Blogautor freue ich natürlich, wenn ich Anfragen von meinen Leserinnen und Lesern bekomme. Ich verschicke zum Beispiel häufig unsere HTML-Vorlage für das Kanban-Bord in Outlook (/2/). Die E-Mail ist meist ähnlich aufgebaut.

Um schnell antworten zu können, will ich den Ablauf so einfach wie möglich machen. Welche Möglichkeiten habe ich denn?

1. Ich schreibe die E-Mail jedes Mal mit der Hand und hänge die Dateien an.
2. Ich speichere mir den Text in einer Textdatei ab und rufe sie auf, wenn ich sie brauche.
3. Ich nutze wie bei imgriff.com eine Textbaustein-Software.
4. Ich nutze die Vorlagen bei Outlook.

Gut, die erste Möglichkeit der manuellen Eingabe habe ich ja immer. Wenn ich etwas häufig tue, sollte ich mir etwas Besseres überlegen.

Outlook-E-Mail-Vorlagen erstellen

An die Vorlagen in einer Textdatei und auch bei den Textbausteinprogrammen kann ich keine Dokumente anhängen. Bei den Outlook-Vorlagen kann ich dies aber genau tun. Dazu erstelle ich eine neue E-Mail in Outlook. Ich sende sie aber nicht ab, sondern speichere sie als Outlook-Vorlage (*.oft) ab (siehe Abb. 1). Die Microsoft Office-Hilfe hat dazu übrigens zwei kurze Beschreibungen (/3, 4/).

Abb. 1: Outlook-E-Mail als Vorlage speichern.

Wo werden die Vorlagen abgelegt?

Wie Sie wissen, bin ich ja ein großer Fan von Wolfs prozess-orientierter Ablage (/5/). Deswegen gehört auch die entsprechende Outlook-Vorlage nicht in den allgemeinen Outlook-Vorlagen-Ordner, sondern in den entsprechenden Prozessordner. Es gibt bei uns einen Prozess "Blogs herausgeben" und dort einen Unterordner "Kanban_Outlook". Dort liegt meine Vorlage.

Wenn ich sie dort nicht ablege, muss ich ja an verschiedenen Stellen suchen. Das ist auch der Grund, warum ich mich mit den Textbausteinwerkzeugen so schwer tue. Ich muss mir praktisch parallel zu meiner Ablage eine zusätzliche Struktur aufbauen, um die Texte zu verwalten.

Vielleicht ist das ja eine Idee für Ihr Team. Legen Sie sich doch Ordner für die häufigsten Prozesse im Team an. Dort legen Sie dann die Vorlagen ab, die Sie brauchen. Der Vorteil ist, dass Sie die Vorlagen Ihrer Teamkollegen mitnutzen können. Toll, nochmal Zeit gespart.

Anmerkungen

• /1/ Marcel Widmer: Text-Bausteine, imgriff.com, erschienen am 08.01.2014, abrufbar unter http://imgriff.com/2014/01/08/2-mal-10-praxistipps-text-bausteine/
• /2/ Jan Fischbach: Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook), Teamworkblog, erschienen am 12. März 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/03/ich-bin-ganz-oben-mit-kanban-und-outlook.html 
• /3/ Microsoft Corporation: Erstellen einer E-Mail-Nachrichtenvorlage, Office Support, abgerufen am 09.01.2014 10:00, abrufbar unter http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/erstellen-einer-e-mail-nachrichtenvorlage-HA101829163.aspx
• /4/ Microsoft Corporation: Senden einer auf einer Vorlage basierenden E-Mail-Nachricht, Office Support, abgerufen am 09.01.2014 10:00, abrufbar unter http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/senden-einer-auf-einer-vorlage-basierenden-e-mail-nachricht-HA101829168.aspx 
• /5/ Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte, Teamworkblog, erschienen am 08. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner.html