Das Teamwork-Blog

Gerne werde ich als Schauspieler gefragt, wie man zu einem souveränen Auftritt kommt. Da gibt es irgendjemanden in irgendeiner Abteilung die so wahnsinnig souverän ist und einem die Butter vom Brot nimmt. Vor der haben die einen Angst. Andere fühlen sich klein. Und die nächsten wollen ihr jetzt mal kräftig kontra geben. Andere wiederum wollen sich besser bei eigenen Präsentationen fühlen. Oder manche meinen, dass sie in ihrer neuen Führungsposition ihre Mitarbeiter von ihren Anliegen besser überzeugen möchten. Wollen Sie auch souverän wirken?

Jan hat gestern über Verantwortung und Zuständigkeiten im Team geschrieben. Seine Ausführungen würde ich gern ergänzen. Ich würde gerne unterscheiden zwischen Prozessverantwortung und Umsetzungsverantwortung. Wobei ich vorausschicken muss: Ich habe noch nicht, wie Jan, eine ganz klare Meinung.

Unlängst haben wir heiß über Zuständigkeiten und Verantwortung in unserem Team diskutiert. Es ging dabei weniger darum, wer welche Aufgaben übernimmt, sondern ob die Verantwortung auf dem einzelnen oder beim Team liegt? Was meinen Sie dazu? Ich habe eine ganz klare Meinung.

Viele E-Mails im Posteingang liegen dort, weil sie noch etwas damit zu tun haben, nicht aber jetzt im Moment. Darum bleibt die E-Mail erst mal im Posteingangsordner liegen. Dort aber schauen Sie sie viele Male an, ohne etwas Weiterführendes unternehmen zu können. Dieser E-Mail sollten Sie sagen können: „ Melde dich am nächsten Dienstag wieder und sag mir, dass ich Meier nach der Statistik fragen muss. So lange geh‘ mir aus den Augen “ Das geht ganz einfach mit der Kennzeichnung in Outlook. Hier stelle ich Ihnen die Funktion für den persönlichen Gebrauch vor, im nächsten Teil der Reihe zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion im Team nutzen können

Haben Sie mal einem Projektteam bei der Arbeit zugesehen? Ich noch nicht. Warum nicht? Weil man in einem klassisch geführten Projekt oder bei Routine-Prozessen keine Team-Arbeit sieht. Jeder arbeitet an seinen Arbeitspaketen. Einem Scrum-Team können Sie zusehen und daran können Sie erkennen, wie Scrum funktioniert.

Immer mehr Teams schalten in der Zusammenarbeit auf den Scrum-Modus um. Viele Leute denken, Scrum sei nur etwas für die Entwicklung von Software oder eine bessere Art von Projektmanagment. Das stimmt nicht. Scrum ist mehr. Hier ist meine persönliche Beschreibung.

Nur wenige Projekte zur Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen bringen ihren Kunden den Nutzen, den diese sich davon erhoffen. Im vierten Teil unserer Serie beschäftigen wir uns mit der Unterstützung von Wissensprozessen durch ein DMS. Dabei orientieren wir uns an den Anforderungen, die ein Adaptive Case Management an die gemeinsame Dokumentenplattform eines Projektteams stellt.

Es gibt Sätze, die bringen Teams auf die Palme. In diesem Beitrag nehmen wir einen Satz unter die Lupe, der Veränderungen im Wege steht.

Sind Sie Führungskraft? Abteilungs-, Team- oder Projektleiter? Dann sind Sie sicher öfter mit Anschuldigungen und Vorwürfen von Mitarbeitern, Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden konfrontiert. Entspannen Sie sich: Sie sind nicht schuld. Sie sind verantwortlich. Halten Sie das für eine Spitzfindigkeit? Wo soll da schon der große Unterschied sein? Die Antwort ist: Im Ergebnis.

Der Newsletter von 37Signals hat mich auf das Thema "Lernen" aufmerksam gemacht (/1/). Dort wird auf einen Beitrag hingewiesen (/2/), in dem Shane Parrish etwas über Warren Buffet und seinen Anspruch "Jeden Tag etwas schlauer zu werden" schreibt. Grund genug, mal auf die Lern-Rituale von Teams zu blicken. Scrum, Kanban und PRINCE2 machen Vorschläge. 

Jawohl, Sie haben richtig gelesen. An Ihrem Arbeitsplatz dürfen Sie bewusst wohltuende Minutenerholung erleben. Und zwar schon JETZT! Machen Sie diese für sich alltagstauglich.

Vor kurzem wurde ich gefragt, was ich so als Berater mache. Ich erzählte von Scrum, PRINCE2 und Co. Was passierte? Meine leuchtenden Augen blickten in verständnislose Augen. Wieso sei denn das so schwierig mit den Projekten? Und außerdem sei das doch wie beim Hausbau. Man müsse halt einen Plan machen und den durchziehen. Ja, warum brauchen wir eigentlich einen methodischen Umgang mit Projekten? Gute Frage.

Auf verschiedenen Plattformen ist eine Diskussion darüber entbrannt, was überhaupt ein Projekt ist, ob es z. B. Sinn macht, von „agilem Projektmanagement“ zu reden und ob es nicht besser wäre, das Wort „Projekt“ überhaupt aus dem Vokabular zu streichen. /1/ Wir möchten gerne unsere Überlegungen zu dieser Diskussion beisteuern. Denn es geht darum, Begriffe so zu wählen, dass sie uns bei der Verständigung in unserer Projektmanagementpraxis optimal unterstützen.

Es gibt Sätze, die bringen Teams auf die Palme. In diesem Beitrag nehmen wir einen Satz unter die Lupe, der jegliche Vergleichbarkeit zwischen der Situation des eigenen Unternehmens und der von anderen  verneint.

Viele Teams leisten Dienste für andere. Beispiele sind Priester, die Gottesdienste abhalten, Anwälte, die Arbeitsverträge erstellen oder Ärzte, die Patienten behandeln. Dabei arbeiten Teams nicht allein. Oft brauchen sie Unterstützung von anderen Mitgliedern, Teams oder Organisationen. Einer ist vom guten Service des anderen abhängig. Aber nicht selten gibt es Probleme in der Servicekette. Der Grund dafür ist einfach.

Wie oft habe ich schon in der Vergangenheit Konzepte erstellt oder Methoden herausgesucht. Ich habe mir viel Arbeit gemacht (auf Wunsch eines Chefs natürlich ) und alle möglichen Änderungen im Team vorher abgestimmt. Bei der Präsentation des Vorschlags gab es dann eine kalte Dusche: "Jan, wir brauchen hier eine pragmatische Lösung." Nun gut. Bisher hielt ich das immer für mein eigenes Problem. Aber je mehr ich mit anderen Teams spreche, desto häufiger höre ich ähnliche Geschichten. Grund genug, Killerphrasen zu sammeln und Argumente dagegen zu sammeln. Heute: "Wir brauchen eine pragmatische Lösung."

"Du kennst dich doch da gut aus. Kannst du das den anderen nicht mal zeigen?" Kommen auch Sie manchmal auf diese Art dazu, Ihre KollegInnen zu briefen? Dann sind Sie in guter Gesellschaft: Deutsche Unternehmen bauen überwiegend auf diese Form von Inhouse-Expertise. Das Problem nur: Allzu oft fehlen die Methoden, Wissen gut zu vermitteln. Abhilfe schafft 4MAT ®. Ein Mini-Train-the-Trainer. Zeichnung vom Autor Wer jemals einen Workshop oder eine Schulung vorbereitet und gehalten hat, weiß: Wissen an den Mann oder die Frau zu bringen kann ganz schön schwer sein. Wie lassen sich die vielen Inhalte am besten vermitteln? Wie hole ich alle Teilnehmer und Zuhörer ins Boot? Wenn es darum geht, Wissen und Informationen zu vermitteln, bietet die Methode 4MAT® eine große Hilfe. Mit ihr lassen sich Inhalt und Struktur eines Vortrags, eines Workshops oder auch einer Präsentation auf jedes Publikum gut anpassen. Das 4MAT®-Trainingsdesign ist nachvollziehbar, eingängig, leicht zu lernen u...

Neben Fachwissen brauchen Teams auch Methodenwissen. Nun herrscht aber kein Mangel an Methoden. Wie soll ein Team damit umgehen, wenn einzelne Mitglieder unterschiedliche Methoden propagieren? Im ersten Teil haben wir uns drei Möglichkeiten angesehen. Hier folgt ein weiterer Vorschlag.

Neben Fachwissen brauchen Teams auch Methodenwissen. Nun herrscht aber kein Mangel an Methoden. Wie soll ein Team damit umgehen, wenn einzelne Mitglieder unterschiedliche Methoden propagieren? Kann man über Methoden streiten? Wie kann man einen Streit umgehen?

Ich würde Sie heute gerne zu einem kleinen Experiment einladen. Suchen Sie sich zunächst einmal ein Opfer ihrer Aufmerksamkeit. Am liebsten den unsympathischsten Kollegen, den Sie sich vorstellen können.

Wie geht ein Team mit Methoden um? Muss ein Team eine Methode vollständig umsetzen? Darf es eine Methode verändern, etwas weglassen oder hinzufügen? Mit einem Vergleich kann ein Team diese Frage selbst schnell beantworten.

Wenn erneut ein größeres Unternehmen den Bach runtergeht – vor wenigen Wochen hat es die Praktiker-Kette getroffen, vorher war es Schlecker und davor Karstadt und in gewisser Weise Porsche –, wissen wieder einmal alle, woran es lag: am Management und seiner fehlerhaften Strategie. So einfach ist es nicht, meint Teamworkblog.

Über den richtigen Weg in Projekten lässt sich bekanntlich gut streiten. Wer ein Team lähmen will, stellt einfach Inhalte und Vorgehensweise ständig in Frage. "Methode X ist besser.", "Noch nie hat jemand Feature Y Geld verdient." Gibt es eine Möglichkeit für Teams, solche Diskussionen zu umgehen? Ich denke, ja.

Teams können mit Scrum ihre Projekte managen. In den meisten Fällen klappt das ganz gut. Aber im Kern geht es Scrum darum, die Produktivität von Teams zu steigern. Scrum ist also nicht nur etwas für Softwareentwickler oder auf die IT-Branche beschränkt. Alle Teams können sich von Scrum etwas abgucken, um besser zu werden. Aber warum erhöht sich die Produktivität eigentlich?

Wenn wir Scrum und PRINCE2® zusammen anwenden wollen, müssen wir uns mit der Frage der Rollen auseinandersetzen. Die Rolle des Product Owners ist besonders wichtig zu klären. Wie können wir diese Rolle in einem Projekt am sinnvollsten einbinden?

Letzte Woche habe ich den Weg gezeigt, wie man in Outlook Vorlagen verwalten kann. Hier kommt noch ein Workaround, um Vorlagen in OneNote für das Team abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Inhalt muss nur einmal gepflegt werden, der Zugriff für das Team ist einfach in einem freigegebenen Notizbuch.

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Nur wenige Projekte zur Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen bringen ihren Kunden den Nutzen, den diese sich davon erhoffen. Im dritten Teil unserer Serie beschäftigen wir uns mit der Frage, wie DMS am besten die Organisation von Aufgaben in Teams („Activity-Management“) unterstützen können. Und ob die sogenannten Workflows dazu die beste Methode darstellen.

Und wieder einmal kommen Sie frustriert aus einer Sitzung, die irgendwie aus dem Ruder lief. Eigentlich hatten doch alle Beteiligten vor der Sitzung den besten Willen bekundet. Doch statt sich über Wesentliches zu unterhalten hat man doch wieder nur Schuldzuweisungen ausgetauscht. Was ist da los? Was können Sie tun, um zukünftig solche Gesprächssituationen zu verhindern?

Kürzlich habe ich zufällig in Pascal Mangolds Buch über IT-Projektmanagement den Abschnitt über Reviews (/1, S. 38/) aufgeschlagen. Was für eine nette Gelegenheit darüber zu schreiben. Der Sinn von Reviews ist es, im Projekt rechtzeitig Abweichungen vom Plan zu erkennen und etwas zu tun, um das Projekt auf Kurs zu halten. Leider sind Reviews auch gefürchtet. Zu Recht?