Projekte in eine neue Ablage umziehen

Eine gemeinsame Ablage kann viel Stress aus der täglichen Projektarbeit nehmen. Aber irgendwie ist nie Zeit zum Umziehen der Dokumente von der alten Struktur in die neue gemeinsame Ablage. Hier eine Kurzanleitung, wie es trotzdem schnell gehen kann.

Foto von Marten Bjork auf Unsplash

Warum eine gemeinsame Ablage?

Projektarbeit bedeutet eigentlich immer, dass unterschiedliche Menschen zusammenarbeiten. Ohne gemeinsame Ablage muss ich die Beteiligten einzeln bitten, mir den aktuellen Stand von wichtigen Dokumenten zu schicken.

In dem Beitrag "Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1)" habe ich einmal ausgerechnet, wie viele unnütze Dokumente dadurch entstehen. Eine gemeinsame Ablage spart viel Zeit und Ärger.

Wie sieht eine einfache Projektablage aus?

Der Beitrag "Eine einfache Projektablage" zeigt eine einfache Ablagestruktur. Im Prinzip haben wir drei Ablagebereiche:

ein oder mehrere Ordner für die Ergebnisse
ein Ordner für offene Punkte, um die wir uns noch kümmern müssen
ein Ordner für geschlossene Punkte

So sehen wir immer den aktuellen Stand und wir wissen, welche Punkte noch offen sind.

So zieht man schnell um

Wenn das eigene Projekt schon eine Weile läuft, sind vielleicht schon mehrere Hundert E-Mails und Dokumente entstanden. Es ist müßig, diese Dokumente und Nachrichten einzeln zu sortieren. Hier ist ein Vorschlag für das Umstellen auf die neue Ablage:

Für jedes Projekt wird ein neuer Ordner angelegt.
In jedem Dokument werden ein oder mehrere Ordner für Ergebnisse angelegt. Das können zum einen Projektergebnisse sein, die wir NACH Projektende brauchen. Es können aber auch Steuerungsdokumente sein, die wir IM Projekt brauchen. Das sind alle möglichen Pläne und Listen.
Es werden zwei Ordner angelegt: "Offene Punkte" und "Geschlossene Punkte".
Punkte, von denen wir wissen, dass wir uns um sie kümmern müssen, bekommen einen eigenen Ordner unter "Offene Punkte".
Wir legen einen weiteren Ordner für die bisherigen Dokumente an (z. B. "zzHistorie") an. Dorthin kommen die bisherigen Dokumente und E-Mails.

Diese Ablage ist zwar nicht ganz sauber. Aber wir haben schon einmal alle Dokumente am gemeinsamen Ort. Offene Punkte, Ergebnisse und Steuerungsdokumente sind da. Es gibt keinen Grund mehr, die Kollegen per E-Mail um die aktuellen Versionen zu bitten.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

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