Eine Metaanleitung für Projektmanagement (Teil 2/2)

Die vorherrschende Meinung, Projekte zu bearbeiten, ist folgende: Wir erstellen eine Liste von Aktivitäten und arbeiten diese ab. Wenn wir nicht alles schaffen, dann müssen wir eben länger arbeiten und die Kollegen härter dran nehmen. Hier kommt meine Metaanleitung für Projektmanagement.

Im ersten Teil habe ich schon drei wesentliche Punkte für Projektmanagement genannt:

• Projektarbeit bedeutet Ergebnisse unter Unsicherheit liefern.
• Projekte werden nicht genehmigt, sondern finanziert.
• Projekte haben einen Planungshorizont. Sie können nicht darüber hinaus planen.

Wir müssen aber noch an zwei weitere Punkte denken.

Planung und Fortschritt dürfen nicht von der Meinung einzelner abhängen

Um den Projektfortschritt realistisch einschätzen zu können, brauchen Sie irgendeine Hilfe. Am besten wären Zahlen. Überlegen Sie, welche Annahmen Sie über den Fortschritt treffen und wie Sie diese Annahmen in kurzen Abständen überprüfen können. Wenn Sie das nicht haben, sind Sie von der Meinung einzelnder Personen abhängig. Das führt meist zu Streit und Sie verlieren Zeit, um rechtzeitig auf Abweichungen zu reagieren.

Manche nutzen Burndown-Charts, andere nutzen Earned Value Analyse. Manche nennen es Ergebnis-Tracking. Lassen Sie sich nicht ablenken. Es geht darum, möglichst objektiv zu wissen, wie lang der Weg noch ist und wie stark wir vom Kurs abgewichen sind.

Nichts ist sicher

Nichts ist sicher während eines Projekts. Ständig passiert etwas. Aber lassen Sie sich nicht zu stark überraschen. Viele Dinge sind leicht vorhersehbar, wenn man die Augen und Ohren offenhält. Teil der Projektarbeit ist zu überlegen, was man tun kann, um die wichtigsten Überraschungen rechtzeitig mitzubekommen, um gegenzusteuern. Manche nennen es Risikomanagement. Lassen Sie sich nicht ablenken. Was können Sie tun, um Überraschungen zu reduzieren und wie können Sie sich auf kritische Überraschungen vorbereiten.

Wenn Sie diese 5 Punkte verstehen, wissen Sie, worauf Sie wirklich achten müssen. Dann können Sie sich aus den ganzen Methoden, Büchern und Erfahrungen da draußen die besten Ideen herauspicken, die Ihnen konkret weiterhelfen. Daraus folgt meine Kurzanleitung für Projektmanagement.

Eine Metaanleitung für Projektmanagement

Statt Anweisungen nutze ich lieber 6 Fragen:

• Was tun Sie, um die Ergebnisse möglichst klar zu definieren?
• Was tun Sie, um die Unsicherheit des Projekts zu verstehen und wie passen Sie Ihr Projektmanagement deshalb an?
• Wer gibt Geld oder andere Ressourcen für das Projekt und was tun Sie, damit diese Geber nicht das Interesse am Projekt verlieren?
• Welche Zeithorizont können Sie realistisch planen und was tun Sie, um Ihre Planung regelmäßig zu aktualisieren?
• Welche Zahlen können Sie nutzen, um den Fortschritt realistisch einzuschätzen?
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Risiken rechtzeitig mitbekommen?

Dazu kommen noch 2 Prinzipien:

• Für alles gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. 
• Alle Beteiligten verdienen Respekt.

Diese Punkte habe ich mit nicht ausgedacht. Sie beruhen auf den Arbeiten von Leuten wie z. B. Glen Alleman, Bent Flyvbjerg, John Ward, Aaron J. Shenhar und Dov Dvir. Ich habe sie hier nur zusammengefasst.

Vielleicht hat noch jemand eine Idee, wie man diese Punkte noch kürzer zusammenfassen kann.

Sie wollen mehr über gute Projektarbeit lernen? Es gibt eine Übersichtsseite zum Thema Projektmanagement in diesem Blog. Dort finden Sie weitere Artikel, mit denen Sie sich in das Thema einlesen können.