Das Teamwork-Blog

Bei vielen Themen lohnt es sich, die zu Wort kommen zu lassen, die das Thema betrifft, z. B. die Mitarbeiter eines Unternehmens. Aber wie organisiert man solche Veranstaltungen? Ich habe besonders drei Methoden zu schätzen gelernt.

Manche Tage muss ich sehr gut vorbereiten. Ich habe viele Termine und brauche Reiseunterlagen. Diese drucke ich mir auf Papier aus und lege sie in meine Reisemappe. Zum Glück muss ich das nicht so häufig. Für Assistentinnen ist das aber Alltag, bzw. ihr Service für ihren Chef. Was passiert, wenn der Chef nur noch mit einem Tablet-Computer unterwegs ist? Kann man eine Tagesmappe auch elektronisch führen?

Sie sollen auf einer Sitzung zu einem Thema referieren? Sie präsentieren Ergebnisse? Sie sollen einen Workshop oder eine Veranstaltung moderieren? Hier eine kommentierte Liste von guten Büchern, die Ihnen weiterhelfen können. Ja, auch schnell - das sind die Bücher mit dem *.

Bisher war es nicht so ganz einfach, digitale Ablage rechtskonform zu gestalten, ganz besonders dann nicht, wenn die Belege teils papierhaft, teils digital das Unternehmen erreichten. Seit 1.1.2015 gelten neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer sowie zum Datenzugriff (GoBD) - das ersetzt die bisherigen GDPdU.

In der heutigen Industriegesellschaft bestehen Arbeitsprozesse aus einer Vielzahl einzelner Komponenten, die zusammengenommen das gewünschte Endergebnis hervorbringen. Jeder Produktionsschritt setzt nicht nur Menschen mit entsprechendem Fachwissen voraus, sondern Personen, die vom Persönlichkeitstyp miteinander harmonieren, ein Team bilden können und entsprechend ihrer charakterlichen Züge den Arbeitsprozess unterstützen.

Selbstorganisierte Teams planen ihre Arbeit selbst. Auch die Teammitglieder sind, wenn es gut läuft, selbstverantwortlich und entscheiden für sich und im Sinne des Teams, welche Aufgaben sie anpacken. Reicht das aus als Definition? Noch nicht ganz. Auch die Verbesserung der Arbeitsmethoden und die Einrichtung der eigenen Arbeitsumgebung gehören dazu. Dazu gehört die Auswahl von geeigneter Software. Die Strategien dafür sind ganz andere als in zentralistischen Organisationen.

"Recherchier' das mal und sag uns dann, was Du gefunden hast!" So ein Auftrag ist Alltag. Ob es um die beste Reisemöglichkeit nach Mailand geht oder um Fachthemen - Internetrecherche und die Dokumentation derselben kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. OneNote hat auch für diese Aufgabe wieder mal ein Ass im Ärmel: der Andock-Modus.

Wie geht man damit um, wenn man Dinge nicht schafft, die man eigentlich erledigen will? Bei Scrum oder bei Appreciative Inquiry lenken wir bewusst den Blick weg von der individuellen Leistung oder dem individuellen Versagen. Aber wie oft hören wir von Chefs oder Mitarbeitern, dass wir persönlich das Problem sind. Hier ein E-Mail-Dialog aus der Redaktion des Teamwork-Blogs.

Im Teamworkblog diskutieren wir gerade, ob wir selbst überhaupt ein Team sind. Dabei kam die Frage hoch, was überhaupt ein Team ist: Wann ist man ein Team und wann nicht? Welche Kriterien muss eine Gruppe von Menschen erfüllen, damit man von einem Team spricht. Braucht ein Team ein Ziel, einen Auftrag, ein Ergebnis oder ein materielles Produkt, das es anstrebt? Worauf müssen wir achten, wenn wir wirklich ein Team haben wollen? Ich würde mit Euch gerne einen Ausflug in Theater machen. Am Theater haben wir keine Teams. Wir haben Ensembles.

Am letzten Montag hatten wir zur Blogparade aufgerufen: "Was ist ein Team?". In diesem Beitrag liste ich die bisherigen Beiträge auf. Wenn ein weiterer Beitrag erscheint, wird er ebenfalls hier aufgenomen.

Die Autoren von Teamworkblog sind (wieder einmal) über die Kernfrage ihres Blogs gestolpert: Was ist ein Team? Jan hat neulich eine Blogparade gestartet und damit begonnen, erste Antworten zu geben. Wolf folgte. Hier sind meine Gedanken dazu. Liebe Leser, diskutiert gerne mit! Was macht für euch ein Team aus?

Die Autoren von Teamworkblog diskutieren gerade die Frage, was ein Team ist und vor allem, ob sie eines sind. Die Diskusson soll nicht intern bleiben. Jan hat neulich zu einer Blogparade aufgerufen und hier selbst erste Antworten gegeben.

Viele ärgern sich über Managementstrukturen und wünschen sich einen anderen Umgang zwischen Teams und Führungskräften. Um eigene Alternativen zu entwickeln, brauchen wir Rollenvorbilder und Ideen für kleine machbare Schritte. Da kommt für mich " Augenhöhe " gerade recht. Die Autoren lassen in ihrer Dokumentation Mitarbeiter und Chefs zu Wort kommen und zeigen ganz bescheiden, was möglich ist. 

In regelmäßigen Abständen stellt sich für eine Gruppe die Frage nach Teamarbeit. Was ist ein Team? sind wir ein Team? Wenn wir kein Team sind, wie werden wir eins? Das Team des Teamwork-Blogs diskutiert selbst gerade diese Frage. Wir stellen unsere Gedanken dazu ins Netz. Wir freuen uns über Beiträge zum Teambegriff von anderen Bloggern.

Über Strategien lässt sich vortrefflich streiten. Haben deshalb nur wenige Unternehmen eine klare Strategie? Egal welche Ziele sich ein Unternehmen setzt: Es wird diese Ziele nicht in einem Schritt erreichen. Deswegen sind die Zwischenschritte noch wichtiger. Aber wissen Sie, was die wichtigen Zwischenschritte, die Interimsstrategien, sind?

Sie wollen den größtmöglichen Erfolg für sich und für Ihr Team? Sie wollen Ihre eigenen Fähigkeiten und auch die des Teams maximal nutzen? Nichts einfacher als das: Machen Sie erst mal Pause! 

Das Thema Dokumentenmanagement wirkt ein wenig angestaubt. Wer ein System sucht, um Dokumente im Unternehmen zu speichern, findet ein umfangreiches Angebot an Softwareprodukten. Dabei geht es aber gar nicht um Software, sondern um Prozesse. Wer seinen Umgang mit Dokumenten wirklich verbessern will, muss die Abläufe im Unternehmen verstehen. Das ist gar nicht so schwer.

Das ist keineswegs ein Widerspruch. Die längste Zeit ihres Lebens verbringen die meisten Menschen im Bett und das ist in der Regel besonders energieeffizient und umweltfreundlich. Doch tagsüber verbringen die meisten Menschen ihre Zeit im Büro. Und da sie und ihr Team vermutlich an einem hochtechnischen Arbeitsplatz sitzen, (wie 17 Millionen weitere Deutsche) können sie doch einiges veranlassen um gemeinsam die Umwelt zu entlasten. Daher gebe ich ihnen ganz nach dem Ursachen- und Wirkungsprinzip ein paar einfache Impulse für ihre Wachphase:

Dienstleistungsorientierte Unternehmen und Behörden stehen vor Umbrüchen, die jahrhundertelang entwickelte Verfahren entwerten. Welche neuen Organisationsprinzipien aber können an die Stelle treten? Auf der Suche nach praktischen Beispielen bin ich auf das Buch von Vineet Nayar gestoßen: „Employees First, Customers Second“.

Jetzt habe ich es geschafft. Ein Ziel, das ich mir vor vielen Jahren gesetzt hatte, ist seit einigen Monaten Realität geworden: eine leere Inbox. Ich schaffe es täglich (oder spätestens am Ende einer Woche), mein Postfach wirklich leer zu räumen. Profitiert davon habe ich auf jeden Fall. Interessanter ist allerdings, was ich über mich selbst und meine Arbeitsweise daraus gelernt habe.

Eigentlich ist uns klar, dass wir besser unser Postfach regelmäßig aufräumen. Aber wie geht man eigentlich genau vor? Ich habe mir dazu ein paar Gedanken gemacht.

Ich glaube speziell für uns Deutsche ist es sehr schwer, Standards zu definieren. Wir wollen es gleich perfekt machen und suchen nach Beschreibungen, die alle Variationen berücksichtigen. Das war aber gar nicht die ursprüngliche Idee im Lean Management. Die war viel einfacher.

Sie kennen die Situation: Sie sagen jemandem etwas zu und es kommt etwas dazwischen. Ihre Lieferung verzögert sich und Sie haben ein blödes Gefühl. Sie liefern mit Verspätung ab und fangen an, sich zu rechtfertigen: "Leider konnte ich nich ..., weil ... Ich bitte vielmals um Entschuldigung." Ich finde, es ist Zeit dieses Muster zu durchbrechen. Hören Sie auf, sich zu rechtfertigen.

Scrum verbreitet sich - und eigentlich doch wieder nicht. Von Kollegen, die Scrum-Trainings in Unternehmen durchführen, höre ich oft: „Schon im Seminar ist die Skepsis der Teilnehmer groß. Und wenn ich nach ein paar Wochen mal nachfrage: ‚Was habt ihr denn umgesetzt?‘, höre ich nicht ganz selten: ‚Null Komma Null‘."   Nicht sehr befriedigend, weder für die Teilnehmer noch für das beauftragende Unternehmen noch für die Trainer. Woran liegt’s?

Wie bekommt man schnell Ordnung in die eigene chaotische Ablage? Ich habe mir dazu drei Schritte überlegt.

Kanban für E-Mails in Outlook ist ein Dauerbrenner bei den Suchanfragen.  Hier habe ich einen Vorschlag, wie Sie ganz einfach mit den Kategorien ein Kanban-Board im Posteingang realisieren können. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Kategorien bisher nicht für E-Mails verwenden. Einheitlich im Team implementiert ist die Überwachung des Postfachs eines Kollegen einfacher und wirksamer.

Ein Jahreswechsel ist für viele Leute ein Anlass, sich etwas für das neue Jahr vorzunehmen. Ich finde es eine schöne Tradition, wenigstens einmal im Jahr darüber nachzudenken, was einem mittelfristig wichtig ist. Zu oft sind die selbst gesetzten Ziele unrealistisch. Blöd ist, dass wir nicht merken, dass sie unrealistisch sind. Am Ende ärgern wir uns über uns selbst, weil wir mal wieder nicht diszipliniert genug waren. Falsch! Wir hätten uns mit bestimmten Zielen gar nicht überfordern dürfen. Es gibt aber ein gutes Gegenmittel in Form von einer bestimmten Frage.

...zumindest für dieses Jahr, liebe Leserinnen und Leser! Im Namen der Teamwork-Blogger deshalb herzlichen Dank dafür, dass Ihr uns auch 2014 treu begleitet habt! Ihr seid der Grund, warum es für uns ein gutes Jahr war. Eure Klicks werden uns auch weiterhin Ansporn sein. Euch allen wünschen wir ein gesundes, zufriedenes, ein rundum gutes neues Jahr! Und es wird gut, darauf dürfen wir hoffen. Schließlich kann es nur besser werden.

Zu Weihnachten streben alle nach Harmonie und im Neuen Jahr wollen wir auch besser miteinander umgehen. Um zu verstehen, wie ich selbst und meine Teamkollegen ticken, und warum wir es manchmal schwer miteinander haben, finde ich das Riemann-Thomann-Modell /1/ sehr gut. Kennengelernt habe ich es in einer Sharing-Team-Situation /2/. Eine Teilnehmerin zeigte damit, dass das Anliegen an einer ganz unvermuteten Stelle zu lösen ist.

Wenn ein Team über längere Zeit zusammenarbeitet, wird es erleben, dass Mitglieder das Team verlassen und dass es neue Mitglieder dazugewinnt. Wenn sich ein Team neu zusammenfindet, kennen Sie wahrscheinlich schon die bekannten Phasen (forming, storming etc.) von Bruce Tuckman (/1/). Aber wie nimmt man eigentlich konkret einzelne Mitglieder ins Team auf? In einem Beitrag von Esther Derby habe ich dazu etwas gefunden.