Das Teamwork-Blog

Wie war es im letzten Projekt? Alles schön geplant, aber dann ging nichts nach Plan, oder? Um den Termin und das Budget einzuhalten, haben Sie vielleicht den Scope angepasst und damit das Projekt gerettet? War nicht der neue Scope eine gute, sogar kreative Lösung? Wir hören so oft in klagendem Ton: “Das hätte nie genehmigt werden sollen. Der Nutzen holt die Kosten nie ein.” Aber doch, irgendwie schaffen wir es. Höher oder länger als geplant oder den Umfang stark geändert, aber das Ergebnis war trotzdem gut.

Stellen Sie sich vor, Sie sind eine 100 Watt- Glühbirne. Dass Sie von der hellen Sorte sind, versteht sich von selbst.

Es sind harte Zeiten für uns: Wettbewerbsdruck, Dauerkrisen, Unsicherheiten allerorten. Wie damit umgehen? Alle Blicke sind auf die Führungskräfte gerichtet. Und was machen die? Mein Vorschlag: Sie machen Sinn!

Wolf und ich haben lange daran gefeilt. Wir haben einen Leitfaden für den Umgang mit Dokumenten in Projekten geschrieben. Wer möchte, kann sich schon eine Leseprobe bei Leanpub herunterladen: https://leanpub.com/projektablage/  

Teamworkblog führt das Wort „Team“ im Namen. Aber was ein Team eigentlich ausmacht, darüber haben wir uns noch nirgends geeinigt. Es wird Zeit, sich dem Thema einmal zu nähern.

A blageprobleme lösen, bevor sie entstehen – klären Sie Zweifelsfälle mit einer einfachen teamfähigen Tabelle. „Egal, wie ich mich entscheide, ich weiß es genau, ich werde dich suchen“ mit diesem Gedanken legen wir manches Mal ein Schriftstück – papierhaft oder elektronisch – ab. Die gute Nachricht am Anfang: Treffen Sie einfach die erstbeste Entscheidung; aber dokumentieren Sie diese.

Weiter geht es in unserer beliebten Reihe über Sätze, die Teams auf die Palme bringen. In diesem Beitrag untersuche ich einen Satz, der auf Probleme hinweist, ohne Verantwortung zu übernehmen.

Gelegentlich berate ich IT-Trainer, die als externe Trainer Mitarbeiter in Unternehmen schulen. Ich reise mit dem jeweiligen Trainer mit, achte auf sein Auftreten und darauf, ob sein Wissen bei den Mitarbeitern ankommt. Unabhängig von der Kompetenz des Trainers treffe ich dabei seitens der Mitarbeiter nicht selten auf Skepsis gegenüber dem neuen Wissen oder neuen Methoden bis hin zu großen emotionalen Widerständen.

Mein Herz schlägt für die IT. In mir steckt ein Entwickler. Ich liebe es, Kundenprobleme mit Software zu lösen, Programme zu schreiben und auszuprobieren, ob sie funktionieren. Ich genieße es neue Software zu suchen und auszuprobieren. Mir macht es Spass, einen Lieferantenpitch und Business Cases für neue Unternehmenssoftware vorzubereiten.  Aber was sehe ich, wenn ich in verschiedene IT-Abteilungen von Unternehmen blicke: Sparen an allen Ecken und Enden. Viele Leute haben das Unternehmen verlassen. Die übrigen sind damit beschäftigt, die Systeme am Laufen zu halten. An neue Systeme oder neue Projekte ist gar nicht zu denken. Keine Zeit, kein Geld, kein Managementinteresse. Gibt es denn nichts, was etwas Linderung verschafft? Doch, und zwar von jemandem der gar dachte, dass sein Tool dafür zum Einsatz kommt.

Wissen Sie noch, was Sie am letzten Silvestertag gemacht haben? Wir blicken meist auf unser Jahr zurück. Damit uns beim nächsten Mal auch die Kleinigkeiten und Überraschungen einfallen, haben wir eine Art Briefkasten aufgestellt, die Jahresrückblick-Box. Jetzt schicken wir uns jede Woche oder jeden Monat selbst Postkarten.

In letzter Zeit versuchen Spammer die Kommentarfunktion vom Teamwork-Blog zu nutzen, um ahnungslose Besucher auf ihre Seiten zu locken. Deshalb können ab sofort nur noch registrierte Anwender Kommentare hinterlassen.

Wieder mal ausgebootet worden? Wieder mal nicht bekommen, was Sie wollten? Wie bringen Sie Ihre Teamkollegen, Vorgesetzten, Ihre Mitmenschen dazu, gut mit Ihnen umzugehen? Wie kommen Sie an Ihr Ziel? Schon mal versucht, radikal freundlich zu sein? 

Jedes Jahr im Sommer kommen interessierte Scrum-Leute zusammen, um Erfahrungen auszutauschen. Dieses Jahr findet der Scrum-Day Anfang Juli in Stuttgart statt. Es sind viele tolle Vorschläge für Vorträge und Workshops eingereicht worden. Bitte stimmen Sie für Ihre Favoriten.

OneNote ist das einzig wirklich teamfähige Werkzeug aus der Office-Familie. Denn hier können gleichzeitig mehrere Menschen am selben Dokument arbeiten. Daher eignet es sich wirklich gut um im Team - das vielleicht nicht einmal am selben Standort sitzt - gemeinsam etwas zu Papier zu bringen.

Oft nimmt das Schätzen der Bearbeitungsdauer von Aufgaben soviel Zeit ein, dass man die Arbeit gleich erledigen könnte. Vielleicht schätzen wir deshalb die Aufgaben nicht vorher. Da wir keine Schätzung haben, können wir unseren Fortschritt nicht dagegen prüfen. Wir können zwar schnell herausfinden, wie viel Zeit wir schon gebraucht habe. Aber wir wissen nicht, wie viel Zeit wir noch brauchen. Gibt es denn keinen schnelleren Weg, um die Länge von Aufgaben zu schätzen?

Bevor ein Team seine Ablage neu strukturiert oder gar die IT eine DMS-Software beschafft, sollte man sich Gedanken darüber machen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet. Dazu hier noch ein paar weitere Tipps.

Nicht eine neue Software hilft uns, unsere Probleme zu lösen. Sondern sie hilft uns höchstens, unsere Probleme selbst zu lösen, indem sie uns dabei unterstützt. Das gilt auch für das unbeliebte Thema Ablage. Hier ist die Versuchung besonders groß, sich eine Software zu beschaffen, statt sich selbst Gedanken zu machen. Klappt aber nicht. Vielmehr muss ein Team sich selbst auf Standards und Ziele einigen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet.

Der Titel dieses Blogposts zeigt: Teamworkblog ist mutig, es schwimmt gegen den Strom und scheut keinen Schmerz. Denn das Thema Ablage ist nicht wirklich der Teamfavorit. Die Zugriffszahlen auf diesen Artikel werden wieder einmal bodenlos niedrig sein und selbst von so langweiligen Themen wie Scrum haushoch überholt. Trotzdem ruft Teamworkblog die Wahrheit in das leere Universum: „Wer die Energie aufbringt, mal ein bisschen über die Teamablage nachzudenken, kann aus einer chaotischen Dokumentenhalde eine tolle Collaboration platform machen.“

Am 13. und 14. Februar 2014 findet ein Innovation Games Training in Stuttgart statt. Luke Hohmann hat vor ein paar Jahren nach Übungen gesucht, die er mit Kunden machen kann, um mehr über deren Wünsche zu erfahren. Herausgekommen ist ein Buch, das 13 solcher Übungen beschreibt und erklärt, wie man sie nutzt. Wer meint, dass es sich hierbei nur um lustige Übungen handelt, der irrt.

Vielleicht geht es Ihnen so wie mir: Für die Weihnachtszeit wollte ich gut vorbereitet sein, aber am Ende des Advents war noch viel Vorbereitung übrig. Jedes Jahr nehme ich mir vor, früher anzufangen. Und doch kommt immer wieder etwas dazwischen. Aber dieses Jahr wird es wirklich anders. Ich habe nämlich jetzt schon damit angefangen. Meinen Sie, dass ich verrückt bin?

Häufig ist das Abstimmen von Terminen eine Ursache für E-Mail-Flut. Solange Termine in der Abstimmungsphase sind, gehen viele E-Mails hin und her. Dazu gehören auch Rückfragen, ob nun ein Termin stattfindet oder nicht. Hier ist ein Vorschlag für die Terminkoordination im Team mit Hilfe von Outlook.

Welcher „Entscheider“ lässt sich schon gerne Zaghaftigkeit nachsagen? Schnelle Entscheidungen zu treffen, gilt als mutig und dem unternehmerischen Denken angemessen. Umgekehrt gilt Abwägen mehrerer Optionen als zögerlich und sowieso „viel zu theoretisch“. /1/

Welche Bücher sind lesenswert, wenn man sich neu in das Thema Scrum einarbeitet? Hier sind meine persönlichen Empfehlungen für den schnellen Einstieg nach Themen sortiert.

Gibt es E-Mails, die Sie in gleicher oder regelmäßiger Form verschicken? Wussten Sie, dass Sie in Outlook (wie auch in Word, PowerPoint oder Excel) Vorlagen anlegen können. Dann geht das Verschicken ganz schnell.

Wie wir hier schon häufiger postuliert haben, ist es wichtig für das Team, E-Mails in ein gemeinsames Laufwerk abzulegen (/1, 2/). Wer das „zu Fuß“ und nicht mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Add-Inn machen will, sollte diese Handgriffe kennen.

„Prognosen sind schwierig, besonders wenn sie die Zukunft betreffen.“ (Niels Bohr, dänischer Physiker, 1885 – 1962). Der Jahreswechsel markiert den stetigen Übergang des nebligen Morgen über das flüchtige Heute ins starre Gestern. Abrupt springt die Datumsanzeige um. Die ansonsten formlose Zukunft erhält ein plakatives Zeichen und nimmt plötzlich Gestalt an: „2014“. Der Gedanke an die Zukunft ist für uns Menschen nicht ohne Beklemmung zu fassen. Viele Rituale zum Jahreswechsel – wie Bleigießen, gute Vorsätze oder kollektive Berauschung -   widmen sich dem Versuch, die beängstigenden Geister zu bannen.

Liebe Leserinnen und Leser, bekanntermaßen begehen wir das Fest nur einmal im Jahr. Ich finde: Leider! Denn alle Menschen, ganz besonders jene, die in Teams arbeiten, sollten es täglich tun. Ein paar warme Gedanken aus gegebenem Anlass.

Liebe Kolleginnen und Kollegen, heute möchte ich EUCH meinen besonderen Dank aussprechen. Ich danke…

Das Thema Kommunikation steht immer wieder ganz oben auf der Verbesserungsagenda von Teamleitern. Dabei geht es um die Kommunikation innerhalb des Teams und zu anderen Gruppen (z.B. andere Teams, Kunden, Lieferanten, Management). Es gibt einige Mythen zu diesem Thema. Deshalb werfe ich einen Blick auf einen Artikel von Prof. Pentland, der zeigt, welche Kommunikationsmuster erfolgreiche Teams haben (Harvard Business Review, April 2012 /1/) .

Auf der #AgileCologne hatten wir eine gute Diskussion über die Vertragsgestaltung für Scrum-Projekte. Kunden möchten immer gern Festpreisprojekte haben; Lieferanten wollen lieber nach Time & Material abrechnen. Wie kommen wir aus diesem Dilemma raus? Mein Vorschlag ist der Rahmendienst-Sprintwerkvertrag.