Das Teamwork-Blog

Uns Teamworkbloggern ist aller Zweifel fremd. Unsere Meinungen sind die einzig richtigen. Unsere Pläne treffen immer ein. Zum Abschluss unseres ersten Blog-Jahres geben wir dieses Wissen an unsere Leser weiter.

Geht Weihnachten ohne Plätzchen? Kaum. Braucht man OneNote in der Küche? Nicht zwingend, aber manchmal ist es durchaus nützlich: ein vergnügter Blick in Sigrids Backstube und nicht ganz ernst gemeinte Spekulationen.

Im Netz tauchten in letzter Zeit Beiträge auf, die sich gegen das Ablegen von E-Mails aussprechen. Wenn man nur den individuellen Umgang mit elektronischen Nachrichten betrachtet, ist das auch in Ordnung. Aber E-Mails lösen Prozesse aus und steuern Vorgänge. Teams müssen diese Vorgänge bearbeiten und abschließen. Wenn E-Mails in persönlichen Postfächern verwaltet werden, erhöht sich der Koordinationsaufwand. Deswegen folgt hier mein Plädoyer für das Ablegen von E-Mails in einer gemeinsamen Ablage.

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." In Teil 1 habe ich vorgerechnet, dass die Dokumentensuche per E-Mail zu viele Nachrichten erzeugt (/1/). In diesem Teil zeige ich, dass E-Mails auch nicht der beste Weg sind, um Aufgaben zu verteilen.

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." /3/ Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." Was ist denn nun ein sinnvoller Umgang mit E-Mails? Hier sind meine Ideen.

Viele Teams organisieren ihre Zusammenarbeit über E-Mails. Auf den ersten Blick scheint dies keine schlechte Idee zu sein. Allerdings steigt die Zahl der E-Mails schnell an und stresst uns. Wir verlieren den Überblick. In drei Artikeln (siehe Teil 1 , Teil 2 und Teil 3 ) habe ich ein Beispiel für eine gemeinsame Ablage vorgestellt. Wie haben wir es geschafft die Anzahl der E-Mails zu reduzieren? Hier folgt die Zusammenfassung.

In dieser Artikelserie zeige ich an einem Beispiel, wie eine Ablage für ein Team aussieht, das Angebote erstellt oder Ausschreibungen beantwortet. In Teil 1 geht es um darum, wie man Vorgänge nach Prozessen sortiert. Teil 2 zeigt, wie ein Vorgangsordner untergliedert wird. Wie man mit Hilfe der Ablage die Kontrolle über Aufgaben behält, ist Inhalt dieses Beitrags.

Lernen und Ausbildung ist den Autoren des Teamworkblogs ein wichtiges Anliegen. Deshalb haben James und ich gern die Einladung angenommen, auf einem Kongress in Saarbrücken eine Session zu moderieren. Die HTW veranstaltet am 22./23.11.2012 einen Kongress zum Thema „Neue Formen der Lehre und des Lernens“ . Dabei sind Experten aus Deutschland, Finnland, Frankreich, Österreich, Schweiz, Tschechien und den Vereinigten Staaten. Der Kongress ist auch für Unternehmen interessant.

"Warum schaffe ich es im Internet in einer riesigen Datenmenge das Richtige zu finden, und in unserem Teamlaufwerk gelingt das nicht?" Nun ja, vielleicht haben Sie im Team noch nie über Metadaten gesprochen!  Sie heißen Kategorien, Schlüsselwörter, Tags, Markierungen, oder Stichwörter. Gemeint sind beschreibende Begriffe, die das Zuordnen und Finden von Dokumenten aller Art verbessern sollen. Die Standard-Bürosoftware bietet zwar in mancherlei Form die Möglichkeit des Erfassens solcher Beschreibungen, sieht sich aber überfordert in der Aufgabe, dies einheitlich zu benennen.

Es ist nicht Sonntag 20:15 Uhr in der linken Ecke des Sofas, wobei die Spannung durch das Krachen der Kräcker quadriert wird – nein, es ist morgens um neun an Ihrem Schreibtisch. Heute spreche ich Ihre persönliche Primetime an. Kennen Sie diese?

Wenn zwischenmenschliche Konflikte, die sich im Kern nicht lösen lassen, die Teamproduktivität reduzieren, können wir mit dem SCARF-Modell wieder eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre schaffen.

Leisten unsere Prozesse wirklich die versprochene Effizienz, auch wenn wir viele Sonderfälle haben? Oder behindern uns Prozesse mehr als sie helfen? So stellt sich die Frage in vielen Teams. Wie entscheiden wir allerdings, wo der Sonderfall liegt?

Dass Speichermedien immer preiswerter werden, ist nur teilweise ein Segen. Die Kehrseite der Medaille: Die elektronischen Dokumentenberge wachsen, die Server quellen über. Es gibt aber auch keine einfache Methode, die Team-Festplatte einmal aufzuräumen. Teamworkblog schlägt eine Abhilfe vor.

In dieser Artikelserie zeige ich an einem Beispiel, wie eine Ablage für ein Team aussieht, das Angebote erstellt oder Ausschreibungen beantwortet. In Teil 1 wurde dargestellt, dass das Verhandeln von Angeboten und das Erstellen der Dokumente unterschiedliche Prozesse sind /1/. Deswegen gibt es auch eigene Ordner dafür. In diesem Beitrag stelle ich vor, was ich in meinem Verhandlungsordner ablege.

Als Berater werden wir öfter gebeten, Prozesse zu definieren, Abläufe zu dokumentieren und Tools zu suchen, damit ein Team besser arbeiten kann. Viele Teams übersehen oft, dass sie selbst ein mächtiges, universelles Werkzeug in der Hand haben: die elektronische Ablage. Damit kann man flexibel die Zusammenarbeit organisieren. Wie solch eine Ablage für ein Team aussehen kann, das Ausschreibungen beantwortet, zeige ich in diesem Beitrag.

In meinem letzten Post habe ich die Bedeutung der eigenen Erwartungshaltung hervor gehoben. Wolf Steinbrecher kommentierte , dass statt einer passiven Erwartung eine proaktive Haltung erfolgsversprechender sei (/1/). In diesem Beitrag zeige ich mit David Rocks "Brain at Work" (/2/) den wissenschaftlichen Hintergrund, warum unser Gehirn leistungsfähiger ist, wenn wir uns konkret das Ergebnis unserer Arbeit vorstellen.

Das passiert mir nicht mehr, denkt Axel Huber nach dem Urlaub seines Kollegen. Viel Nervenkraft blieb auf der Strecke beim Suchen nach der praktischen Checkliste, die der Kollege immer für die Reisekostenabrechnung hat, nach der PowerPoint Vorlage mit dem neu gestalteten Logo und manchen Dokumenten mehr, die eigentlich alle brauchen, aber die jeder "irgendwo" gespeichert hat. Man sollte das alles an einem zentralen Platz zusammenfassen - denkt sich Axel. Aber wie und wo? Viel Arbeit soll es ja nicht machen ...

Was können wir aus den Problemen bei großen Projekten wie dem Berliner Flughafen lernen – und zwar für unsere kleineren Projekte? Erstaunlich viel. Denn die Schätzmethoden für Projektdauern sind die gleichen.

Heute haben Sie die Wahl! Lassen Sie sich nicht von einem „Runterziehvirus“ anstecken. Geben Sie gerade heute den „Miesepetern und Miesepetras“ keine Chance. Versuchen Sie stattdessen Ihre Kollegen wieder neu und wertfrei anzuschauen, egal welche Historie jeder Einzelne mit sich trägt. Gönnen Sie jedem einen täglichen Neubeginn, Ihnen selbstverständlich auch. 

Alles beginnt mit der Begeisterung für's Stück. Heute beschäftigen wir uns mit der Rollenvorbereitung eines Schauspielers.

„Sie sind doch der Profi, Herr M. Das schaffen Sie mit Links,“ sagte der Chef, nachdem er gigantische Projektaufgaben – selbstverständlich mit minimalem Budget und utopischem Zeitfenster – vorgestellt hat. Was tun? Ich kann doch nicht zum Chef „Nein“ sagen. Ich hatte dieses Jahr auf mehr Verantwortung und vielleicht eine Gehaltserhöhung gehofft.  Wenn ich das Projekt ablehne, zeige ich, dass ich dieser Verantwortung nicht gewachsen bin. Aber wenn ich „Ja“ sage, geht’s in die Hose, sicher. Selbst wenn ich die ganze Abteilung im Team hätte und keiner krank wird, ist der Zeitplan allein nicht zu schaffen.  Oder vielleicht doch. Es wird wie immer viele Überstunden geben. Das Testen könnte beim Kunden gemacht werden (wie immer). Was tun?

„Wer schreibt Protokoll?“ alle betrachten angelegentlich ihre Schnürsenkel … Diese Arbeit gilt als undankbar und ist sehr unbeliebt. Warum eigentlich?  Wenn für die Protokolle Ihrer Teammeetings keine starren Regeln gelten, versuchen Sie doch einmal eine ganz andere Art von Protokoll zu machen. Verwenden Sie OneNote. Und erstellen Sie das Protokoll gleich in der Sitzung: Dann gibt es keine Missverständnisse mehr, denn jeder sieht gleich, was aufgeschrieben wird. Wie es geht, erkläre ich in diesem Beitrag:

Ein Hinweis in eigener Sache: Am 25.07.2012 ist im Projektmagazin ein Artikel von uns über intuitiven Umgang mit Projekten erschienen (kostenlos für Abonnenten, sonst 2,50 EUR, /1/). Bislang haben mehr als 25 Leser den Artikel gut bewertet oder kommentiert. Wir hoffen, dass wir noch mehr Feedback und Kommentare (und Sterne) von den Leserinnen und Lesern bekommen. Wir suchen den Dialog mit anderen Projektmanagern.

Teams können Prozessbeschreibungen gut gebrauchen: Sie stellen quasi einen Fundus an gemeinsamem Teamwissen dar. Sie erleichtern Vertretung und Einarbeitung und bereiten das Fundament einer Softwareunterstützung der Tagesarbeit. Seit einiger Zeit aber richtet sich das Augenmerk auf Prozesse, die sich einer einfachen Beschreibung hartnäckig widersetzen.

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Im ersten Teil habe ich vorgestellt, wie das mit einfachen Vorgängen geht /1/. In diesem Beitrag sehen wir uns ein schwieriges Beispiel an und überlegen, was das für Teams bedeutet.

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Wie das geht, stelle ich hier vor.

Das Teamworkblog hat sich bei seiner rastlosen Jagd auf Vermehrung des Lesernutzens ein neues Angebot ausgedacht: Das Büroanalyselabor. Damit sollen unsere Leser die Effizienz ihrer Büroprozesse und –strukturen analysieren und messen können. Heute ein erstes Tool: Die Festplattenanalyse.

„Toll, ein anderer macht’s“ – Die Definition von Team ist für den Zyniker klar.  Außer dieser Einstellung erleben wir jede Art eigennützigen Verhaltens, häufig genug von nächsten Kollegen.  Wenn Kollegen so nervig und unverlässlich sind, kann Teamarbeit noch klappen? Wir haben hier im Teamworkblog schon darüber reflektiert , ob Personen alleine nicht besser mit ihrer Arbeit vorankommen als in Teams /1/.  Aber jetzt stellen wir die Frage noch provokativer:  In einer Welt, wo jeder seinen eigenen Vorteil zu suchen scheint, welche Motive habe ich überhaupt zu kooperieren?

OneNote ist im Lieferumfang jedes Office 2010 Paketes enthalten und eignet sich hervorragend dazu, „Wissensschnipsel“ im Team zu sammeln. OneNote kann nämlich mehrere Benutzer im gleichen Notizbuch verwalten! Legen Sie es in einem gemeinsamen Ordner ab und es kann losgehen.

Einer der Nachteile von Outlook und anderen E-Mail-Programm ist die Listenform, in der die Mails dargestellt werden. Das passt schlecht zu der Art, wie unser Gehirn Informationen interpretiert. Was könnte denn besser sein?