Büroanalyselabor: Das erste Reagenzglas

Das Teamworkblog hat sich bei seiner rastlosen Jagd auf Vermehrung des Lesernutzens ein neues Angebot ausgedacht: Das Büroanalyselabor. Damit sollen unsere Leser die Effizienz ihrer Büroprozesse und –strukturen analysieren und messen können. Heute ein erstes Tool: Die Festplattenanalyse.

Hatte jemand unter unseren Lesern in seiner Kindheit einen Chemiebaukasten? Ich jedenfalls hatte einen von Kosmos, und so im Alter von 10, 12 war er eines meiner beliebtesten Spielzeuge. Noch 20 Jahre später, wenn ich am Wochenende meinen Eltern einen Besuch abstattete, zeigte meine Mutter mit anklagender Gebärde auf den Perserteppich im Wohnzimmer. Der Chemiebaukasten hatte nicht nur kreisrunde, sauber schwarz umrandete Löcher im Teppich, sondern auch Spuren auf der Seele meiner Mutter hinterlassen.

Das Tool, was wir heute unseren Lesern zum Download anbieten, ist weniger gefährlich. Spannend soll es trotzdem sein. Es dient dazu, eine Altersverteilung der Dateien auf eurem Server zu erstellen und an einem geschätzten „Optimalwert“ zu messen. Hintergrund sind folgende Überlegungen:

1. In den meisten Teams sind die Dateien stark überaltert. Ihr (informelles) Rentenalter wird ständig heraufgesetzt. Das liegt unter anderem daran, dass elektronische Ordner nie voll werden. Bei Papierordnern ist irgendwann eine Grenze erreicht und irgendjemand muss sie in den Keller schaffen oder schreddern. Elektronische Ordner wachsen ohne Ende.
2. Das hat natürlich einen ständig steigenden und weitgehend überflüssigen Bedarf an Speicherplatz und Aufwand für die täglichen Datensicherungen zur Folge.
3. Vor allem aber führt es zu einer Zunahme unserer Mikrozeitverschwendungen. Darunter verstehen wir folgendes Phänomen: Es gibt kleine unnütze Verrichtungen, die wir kaum bewusst wahrnehmen, weil sie quasi in den Poren unserer Arbeitsprozesse auftreten. Hier mal sieben Klicks in die unterste Ordnerebene, bis ich eine Datei habe. Da mal ein Scrollen des Bildschirms, weil der Ordner so viele Unterordner und Dateien enthält. Diese vielen kleinen Zeitverschwendungen summieren sich zu ungeahnten Größenordnungen. Nur mal eine Beispielrechnung:

Tab. 1: Beispielrechnung für Mikrozeitverschwendung

Ein Arbeitstag im Jahr entspricht aber etwa 0,5 % meiner Gesamtkapazität. Und wenn mehrere Arten von Mikrozeitverschwendungen zusammen kommen, bin ich schnell bei 5 oder 10% Verplemperungsfaktor. Umgekehrt: Gelingt es mir, hier zu einer Reduktion zu kommen, kann ich beträchtliche Produktivitätsreserven freisetzen.

Das hängt aber vom Team ab. Wie effizient und (un)aufgeräumt) die elektronischen Ordner sind, kann der Einzelne nur bedingt beeinflussen. Und reden tut auch niemand freiwillig über das Thema. Also kann eine Messung vielleicht das Team sensibilisieren, sich für diese dauernde unnütze Belastung seiner Teammitglieder zu interessieren. Hier setzt unser Tool ein, das erste unseres geplanten Büroanalyselabors. Es ist eine Excel-Datei mit Visual-Basic-Makros. Es erzeugt eine Altersverteilung eurer Dateien auf einem eurer Server oder einer Festplatte oder einem Windowsordner. Die Übersicht hat folgende Form:

Abb. 1: Beispiel für eine Altersverteilung von Dateien

Die orangen Säulen (ausgefüllt oder schraffiert) zeigen die Altersverteilung eurer Dateien. Der schraffierte Teil zeigt den Anteil an Dateien an, der im jeweiligen Intervall zu hoch ausfällt. Das ist im Beispiel vor allem bei den ein- bis zweijährigen Dateien der Fall. Das graue Kästchen über der Säule ganz rechts bedeutet, dass hier sogar weniger Dateien vorhanden sind als zu erwarten (liegt im Beispiel daran, dass der Server erst vor vier Jahren in Betrieb genommen wurde).

Interessant ist das Büroanalyselabor für QMB, IT-Verantwortliche oder Teamleiter, die selbstständig untersuchen möchten, ob das Thema für ihre Organisation Potenzial bietet. Und die die anderen Teammitglieder oder die Entscheider darauf aufmerksam machen wollen.
Aber Büroanalyse tut jedem gut, der einmal einen Schritt neben das tägliche Rad treten und von außen schauen will: "Was tun wir eigentlich? Und wie tun wir es?" Das klärt den Kopf und bringt Ideen.
Viel Spaß beim Experimentieren. Aber passt auf den Perserteppich auf.

Die Datei findet ihr hier: http://www.balancex.de/edv-downloads0.html.