E-Mail-Flut eingrenzen (mit Regeln im Team und gemeinsamer Ablage)

Viele Teams organisieren ihre Zusammenarbeit über E-Mails. Auf den ersten Blick scheint dies keine schlechte Idee zu sein. Allerdings steigt die Zahl der E-Mails schnell an und stresst uns. Wir verlieren den Überblick. In drei Artikeln (siehe Teil 1, Teil 2 und Teil 3) habe ich ein Beispiel für eine gemeinsame Ablage vorgestellt. Wie haben wir es geschafft die Anzahl der E-Mails zu reduzieren? Hier folgt die Zusammenfassung.

Sehen wir uns nochmal die Ausgangssituation an: Ein Team wird zusammengestellt, um eine Ausschreibung zu beantworten. Wenn sich das Team auf eine gemeinsame Ablagestruktur einigt, gehen weniger Dokumente per E-Mail hin und her. Jeder weiß, dass alle Dokumente in der Ablage zu finden sind. Es gehen auch weniger E-Mails für Aufgaben hin und her, weil jeder weiß, wie Aufgaben verteilt werden und wie man sich über den Status informiert.

Wie haben wir es geschafft, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren?

Wir haben eine gemeinsame Ablage. Es gibt zwei Hauptordner: einen für die laufenden Vorgänge (z. B. Ablage) und einen für die abgeschlossenen Vorgänge (z. B. Archiv).
Die Ordner in der Ablage sind nach Prozessen und Vorgängen sortiert. Für jeden Vorgang wird innerhalb eines Prozesses ein neuer Ordner angelegt. (Manchmal lohnt es sich einen Vorgang in mehreren Prozessen zu bearbeiten.)
Wenn man viele Dokumente erwartet, wird der Vorgangsordner weiter unterteilt. Oft ist eine zeitliche Unterteilung am einfachsten zu verstehen.
In der gemeinsamen Ablage gibt es eine gemeinsame Aufgabenliste oder alle Aufgaben werden gemäß Vereinbarung abgelegt.

Das Ganze funktioniert nur zuverlässig, wenn man die Regeln im Team abstimmt. Meine Kollegen haben sich zu Recht über meine „(TODO)“-E-Mails beschwert. Ich hätte vorher mit ihnen darüber reden müssen.

Wieso ist das für Teams wichtig? E-Mails sind häufig ein Stressfaktor. Es ist weniger die Anzahl der E-Mails, die einen überfordert. Es ist eher so, dass man ständig überlegen muss, was zu tun ist. Das stresst. Meist beziehen sich die E-Mails auf schon erstellte Dokumente, die man dann auch noch suchen muss.

Die meisten Selbstmanagementsysteme zeigen einem, wie man seine Aufgaben und Dokumente für sich gut verwaltet. Ich halte es aber für besser, sich zunächst die Ursachen im Team anzusehen. Die wenigsten Leute arbeiten allein.

Warum soll ich lernen 100 E-Mails pro Tag effizient abzulegen? Ist es nicht viel effizienter, wenn ich durch eine gemeinsame Ablage nur noch 40 E-Mails pro Tag bekomme? Warum soll sich jeder in einem 5köpfigen Team überlegen, wie er neue Dokumente speichert? Wenn das Team in den meisten Vorgängen zusammenarbeiten muss, kommt es bei gemeinsamer Ablage mit einem Fünftel des Speicherplatzes aus.

Jedes Team arbeitet anders und braucht andere Teamregeln. Es wird keine perfekten Lösungen geben. Es geht schneller, wenn man sich auf ein Vorgehen einigt und sich überlegt, woran man Verbesserungen erkennt. Danach passt man in regelmäßigen Abständen seine Vorgehensweise an („inspect and adapt“). Meiner Erfahrung nach können Teams eine Ablage in einem Dateisystem meist schneller anpassen als ein fertiges Tool.

Ich glaube in einem weiteren Beitrag rechne ich mal aus, wie viele sinnlose E-Mails verschickt werden.

Anmerkungen:

Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte, Teamworkblog, erschienen am 08. Okt 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner.html
Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 15. Okt 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner_15.html
Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 3), Teamworkblog, erschienen am 26. November 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/11/zusammenarbeit-uber-datei-ordner.html

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