Direkt zum Hauptbereich

Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1)

Bild
Von
Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." /3/ Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." Was ist denn nun ein sinnvoller Umgang mit E-Mails? Hier sind meine Ideen.


Das Problem in der o. g. Diskussion war aus meiner Sicht nicht die Ablage der E-Mails. Mitarbeiter leiden eher unter der hohen Zahl von E-Mails. Passend dazu hatte das Handelsblatt am 27.11.2012 die Titelgeschichte mit dem Thema  "Der E-Mail-Wahnsinn" (/1/). Bevor man über die Ablage spricht, sollte man sich ansehen, warum es so viele E-Mails gibt. Was kann man tun? Aus unseren Projekten wissen wir, dass sich diese Zahl mit wenigen Maßnahmen schon auf die Hälfte reduzieren lässt.

Aus meiner Sicht gibt es zwei Hauptursachen für die E-Mail-Flut (/2/):
  • Fall 1: Die Kollegen finden nicht die Dokumente, die sie brauchen. Beispiel: "Kann mir jemand den aktuellen Projektplan schicken?" 
  • Fall 2: Die Kollegen haben kein besseres System, um Aufgaben zu verteilen und zu erledigen. Beispiel: "Kannst Du bitte den Projektplan aktualisieren und ihn mir dann schicken?"
Macht das wirklich so viel aus? Rechnen wir die Fälle einmal durch.

Fall 1: Frage nach Dokumenten

Nehmen wir mal an, Alice fragt Bob und Charlie nach dem aktuellen Projektplan. Bob hat ihn, Charlie nicht. Das führt zu folgenden Nachrichten:
  • t0: Ausgangsituation, 1 Dokument.
    • Alice: 0 E-Mails
    • Bob: 0 E-Mails und 1 Datei in der Ablage
    • Charlie: 0 E-Mails
  • t1: Alice an Bob und Charlie: "Kann mir jemand den aktuellen Projektplan schicken?" Das macht zusammen 4 Dokumente.
    • Alice: 1 neue E-Mail in der Outbox
    • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox (und 1 Datei in der Ablage)
    • Charlie: 1 neue E-Mail in der Inbox.
  • t2: Charlie an Alice, cc an Bob: "Ich habe den Plan nicht." Dies sind zusammen 7 Dokumente (3 E-Mails mehr).
    • Alice: 1 neue E-Mail in der Inbox
    • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox
    • Charlie: 1 neue E-Mail in der Outbox
  • t3: Bob an Alice, cc an Charlie: "Hier ist der Plan." Die Postfächer schwellen nun auf 13 Dokumente an (3 E-Mails und 3 Dateien mehr).
    • Alice: 1 neue E-Mail und 1 neue Datei in der Inbox
    • Bob: 1 neue E-Mail, 1 zus. Dateikopie in der Outbox
    • Charlie: 1 neue E-Mail und 1 neue Datei in der Inbox
  • t4: Alice legt den Plan ab und bedankt sich bei Bob: "Danke für den Plan." Jetzt sind es schon 16 Dokumente (2 E-Mails und 1 Datei mehr).
    • Alice: 1 neue E-Mail in der Outbox und 1 zus. Dateikopie in der Ablage
    • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox
    • Charlie: keine Änderung
Sind Sie noch da? Eine einfache Anfrage nach einem Dokument unter 3 Teamkollegen führt zur Ablage von 11 E-Mails und 4 Dateien (1-mal war der Plan ja schon da). Abbildung 1 zeigt die Zusammenfassung. Die Anzahl erhöht sich, wenn mehr Leute mitreden.
Abbildung 1: Anzahl von E-Mails und Dateien in Fall 1
Wundern Sie sich noch über die E-Mail-Flut? Sie ahnen schon, was die Lösung sein könnte. Doch sehen wir uns im nächsten Teil an, was passiert, wenn man Kollegen per E-Mail bittet, eine Aufgabe zu erledigen.

Anmerkungen:
  • /1/ C. Kapalschinski, J. Münchrath, M. Schröder: "Der E-Mail-Wahnsinn", erschienen im Handelsblatt am 27.11.2012, http://www.handelsblatt-shop.com/downloads/der-e-mail-wahnsinn-p4339.html 
  • /2/ Ein weiterer Grund ist das Bedürfnis vieler Mitarbeiter, sich per E-Mail gegen irgendetwas abzusichern.
  • /3/ E-Mails enhalten oft Dokumentationen ("Hallo Charlie, so richtest Du den XY-Server ein ...", "Hallo Alice, in meiner Abwesenheit ist noch folgendes zu tun ..."). Das Trennen von Dateien und E-Mails führt zu Systembrüchen. Bei der Suche nach einem Dokument muss man immer in 2 Systemen suchen (E-Mail-Ordner und Datei-Ordner).

Labels:

Kommentare

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Von
Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Warum du als Führungskraft klügere Mitarbeiter einstellen solltest (und Mikromanagement dein größter Fehler ist)

Von
Es ist einer der am häufigsten zitierten Führungsratschläge: Umgib dich mit Menschen, die klüger sind als du. Und einer der am seltensten wirklich befolgten. Warum? Weil er sich leichter sagt, als er sich anfühlt.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Das Ubongo Flow Game

Von
Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.
4 Kommentare
Mehr anzeigen

Unternehmenskultur frisst Agilität zum Frühstück

Von
Zyklische Abfolgen sind an vielen Stellen im Leben beobachtbar: Wiederkehrende vier Jahreszeiten, alte Songs, die plötzlich als Cover-Versionen wieder auf den Markt kommen (Jugendliche identifizieren diese dann als "Grundform", denn sie kennen das Original nicht), erst Karottenjeans, dann wieder Hosen mit Schlag, dann wieder Karotte, in der Politik Republikaner, Demokrat, Republikaner, Demokrat..., Hardliner-Papst, Vermittler-Papst... - alles kommt in regelmäßigen Abständen wieder. So auch die Erkenntnis, was man alles tun müsste, um in Unternehmen wirklich agil arbeiten zu können. Warum aber gelingt die Installation agiler Zusammenarbeit in größeren Unternehmen bis heute so wenig zufriedenstellend? Werden dabei vielleicht Aspekte immer noch zu wenig gesehen?
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Von
  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Coaching- und Führungsframeworks im Überblick: 21 Linsen für Teams und Organisationen

Von
Gute Scrum Master:innen und Coaches betrachten das Geschehen durch mehr als eine Brille oder Linse. Jede Linse gibt andere Hinweise für angemessene Interventionen. Im Prinzip suchen wir immer nach der kleinsten Intervention mit der größten Wirkung. Aber welche Linsen gibt es eigenlich? In diesem längeren Beitrag stelle ich die wichtigsten 21 Konzepte von 37 Autor:innen vor, die mir bei der Recherche begegnet sind.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Von
Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.
6 Kommentare
Mehr anzeigen

Warum Veränderungsinitiativen scheitern - und wie Du veränderungsresistente Strukturen knackst

Von
[TL;DR] Viele Veränderungsinitiativen stossen auf harten Widerstand - nicht weil die Idee der Veränderung oder das Zielbild schlecht ist, sondern weil Organisationen wie Tensegrity-Strukturen funktionieren: hochgradig vernetzt, unter Spannung, systemisch. Wer das versteht, geht Veränderung anders an. Hast Du schon mal von Tensegrity Strukturen gehört? Nimm Dir doch mal kurz Zeit und schau Dir das Video an. Dann hast Du's sofort im Kopf. Und wenn Du die 58 Sekunden nicht hast und lieber weiterliest: Tensegrity-Strukturen sind faszinierende Gebilde aus schwebenden Stäben und Seilen, bei denen sich kein Stab direkt berührt - und trotzdem hält das ganze Ding sehr resilient gegen Störungen zusammen. Ich bin Tensegrity-Strukturen zuerst in einem ganz anderen Zusammenhang begegnet - in der Trainingslehre. Der menschliche Körper wird nämlich von einer solchen Struktur aus Zug und Druck - Muskeln, Faszien, Sehnen - permanent im Gleichgewicht gehalten. Das Elegante daran: Stabilität entsteh...
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Office-Hacks - Sammlung Teil 2: OneNote und PowerPoint

Von
Immer wieder werde ich nach speziellen Hacks, Tipps und Tricks gefragt, die einem die Arbeit mit MS-Office-Produkten erleichtern. Also habe ich eine zeitlose Sammlung von kleinen Handgriffen zusammengestellt, die in meinen Seminaren oft für erhellende AHA-Momente sorgen. Dies ist der zweite Teil meiner kleinen Serie mit OneNote und  PowerPoint. Der erste Teil hat Outlook und Teams behandelt;  Word, und Excel werden folgen.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

High Performance Teams: 10 Prinzipien, die Spitzenteams von innen heraus stark machen

Von
Manche Teams liefern konstant Spitzenleistung, nicht weil sie aus lauter Ausnahmetalenten bestehen, sondern weil sie Prinzipien verinnerlicht haben und danach arbeiten. Sie finden schneller gemeinsame Richtung, erholen sich als Einheit von Rückschlägen und wachsen an Herausforderungen, anstatt an ihnen zu zerbrechen. Was steckt dahinter? Kein Geheimrezept, sondern eine Handvoll Prinzipien, die High Performance Teams konsequent leben: im Umgang miteinander, in der Art wie sie lernen, Entscheidungen treffen und mit Druck umgehen. Die folgenden zehn Prinzipien dienen als Orientierung für Teams, die nicht nur irgendwie gut funktionieren wollen, sondern wirklich gemeinsam stark sein wollen. 
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen