Office-Hacks - Sammlung, Teil 3: Word und Excel

Immer wieder werde ich nach speziellen Hacks, Tipps und Tricks gefragt, die die Arbeit mit MS-Office-Produkten erleichtern. Also habe ich eine hoffentlich zeitlose Sammlung von kleinen Handgriffen zusammengestellt, die in meinen Seminaren oft für erhellende AHA-Momente sorgen. Dies ist der dritte und vorerst letzte Teil meiner kleinen Serie. Sie begann mit Outlook und Teams, zweiter Teil ist OneNote und PowerPoint. Hier kommt nun Word und Excel.

Profi-Markieren

In Word und Excel wird viel markiert. Meistens mit der Maus. Daran ist nichts verkehrt. Aber es gibt ein paar Tricks dabei:

Doppelklick auf ein Wort: Markiert dieses Wort
Klick mit gehaltener STRG-Taste: Markiert diesen Satz
Dreifachklick in einen Absatz: Markiert diesen Absatz

Markierung ändern - verkürzen oder erweitern: Shift-Taste halten und mit Cursor-Tasten vor- oder zurückgehen.

Alles markieren: STRG+A;
in Word das gesamte Dokument, in Excel den zusammenhängenden Bereich

Word

Auto-Korrektur

Alle Office-Produkte sollen uns unterstützen. Und so kommt es vor, dass die Abkürzung für die Haustechnik - HT - plötzlich in HAT verändert wird. Doof, zumal das vielleicht gar nicht auffällt, denn es gibt keine Rückfrage oder Benachrichtigung dazu.

Wenn etwas geändert wurde und du danach mit der Maus an die Stelle gehst, erscheint am ersten Buchstaben ein kleines blaues Rechteck. Hier kannst du eine Schaltfläche öffnen und die Korrekturen anpassen. Im folgenden Beispiel wurde der Name "Deis" in "Dies" geändert.

So gehst du vor:

An das Rechteck klicken, um das Menü zu öffnen
Hier die Korrektur zurücknehmen
Hier die Korrektur zurücknehmen und „deis“ zukünftig nicht mehr ändern
Zum Dialogfenster der AutoKorrekturen wechseln
Hier ist die automatische Großschreibung am Satzanfang aktiv.
Hier ist die generelle AutoKorrektur aktiviert
Hier kannst du eigene AutoKorrekturen eingeben.

Wenn die Liste der AutoKorrekturen Begriffe enthält, die dir lästig sind, kannst du sie auch direkt in dieser Liste löschen. Einfach anklicken und dann die Schaltfläche Löschen betätigen.

Horizontale Linie

Die Horizontale Linie ist einfach eine Linie in Word zur optischen Abgrenzung. Die kann man z.B. bei Kopf- oder Fußzeilen einsetzen oder zur Gliederung auch in Fließtexten.

Man sieht: Da gibt es viele Möglichkeiten.

Aber nur eine gute: Die Horizontale Linie, die sich im Rahmenmenü befindet. Am besten ist, du legst sie dir auf die Schnellzugriffsleiste.

Und das geht einfach per Rechtsklick.

Diese Horizontale Linie ist intuitiv bedienbar. Ein Doppelklick darauf öffnet das Menü für die Details.

Excel

Fokuszelle

Ganz neu - und leider noch nicht in jeder Excel-Version enthalten - ist die Fokuszelle. Sie ist besonders hilfreich bei "Datentapeten", damit du beim Ablesen immer genau weißt, wo du dich gerade befindest.

Ein- und auszuschalten ist sie auf dem Menüband Ansicht. Du kannst ihre Farbe selbst wählen.

Kontrollkästchen

Auch neu in Excel: Das Kontrollkästchen, das sich anklicken lässt, um die Werte "WAHR" oder "FALSCH" zurückzugeben (oder nicht). Im Menüband Einfügen findest du es.

Blitzvorschau

Die Blitzvorschau ist "versteckte KI" und hilft immer dann, wenn eine Variante einer Spalte gebraucht wird. Also z.B. nur der Vorname aus einem gesamten Namenfeld.

Dafür gibt es zwar auch die Funktion "Text in Spalten". Aber die Blitzvorschau - wer hätte das gedacht - geht schneller:

Einfach anfangen. Bei der zweiten Zeile (!) zeigt Excel das Ergebnis automatisch an und du kannst mit Enter bestätigen.

Excel mit Copilot und Co.

Überall ist gerade die Rede davon, dass jetzt alles wundervoll mit KI in Excel funktioniert.

Mag ja sein, doch meine persönliche Einschätzung ist eher: Wer sich in Excel auskennt, ist zu Fuß mindestens doppelt so schnell.

Und wer sich nicht auskennt, kann die von KI gezauberten Ergebnisse nicht prüfen oder anpassen.

Heißt für mich: Es hilft nichts, wir müssen so oder so alle das Excel-Handwerk lernen.

Trotzdem nutze ich KI gerne. Denn sie sorgt dafür, dass wir Funktionsnamen nicht mehr wie Vokabeln lernen müssen. Und das funktioniert wirklich fantastisch!

Letztens stellte ich in einem Excel-Basis-Kurs die Funktion "Runden" vor. Ein Teilnehmer fragte daraufhin: "Wie mache ich es, wenn ich immer auf den nächsten 5er aufrunden will, also z.B. von 61 auf 65 oder von 77 auf 80?"

Bei mir im Kopf rattert es: Hm... es gibt VRUNDEN und AUFRUNDEN, muss ich beide verschachteln...? Ich frage also Copilot und der (die? das?) sagt mir: Die Funktion heißt OBERGRENZE!

Tadellos!

Ebenso: Wenn du von Kolleg:innen eine Excel-Tapete bekommst und bei einer Funktion nicht die geringste Ahnung hast, was diese hier tut, kopiere sie in ein Chatfenster und lass es dir einfach erklären.

Das kann die KI wirklich gut - Tag und Nacht und bei gleichbleibender Freundlichkeit. Du hast jetzt also einen Kollegen (eine Kollegin?) mit schwarzem Gürtel in Excel! Frag einfach.

Und sogar datenschutztechnisch ist das unbedenklich. Denn du gibst ja keine Daten preis.

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