Beim Aufbau einer neuen, gemeinsamen Ablage empfehlen wir zwei Dokumente: den Akten- oder Ordnerplan und einen Ablageknigge. Im Aktenplan werden die Ablageorte und die Struktur beschrieben. Alle anderen Regeln gehören in den Ablageknigge. Aber was für Regeln brauchen wir eigentlich?
Wozu brauchen wir eine gemeinsame Ablage?
Zur Erinnerung: eine gemeinsame Ablage hilft uns dabei, unsere Vorgänge schneller zu erledigen. Wir haben weniger Wartezeiten, weil alle im Team auf den gleichen Dokumentenbestand zugreifen können. Wir müssen keine Kolleg:innen bitten, uns die aktuelle Version eines Dokuments zu schicken.
Damit das funktioniert, vereinbaren wir ein paar Punkte.
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| Foto von Duy Pham auf Unsplash |
Die wichtigste Regel im Ablageknigge
Ein Knigge stellt ein gemeinsames Regelwerk dar und sollte nicht von oben verordnet werden. Wenn wir mit Kunden einen Workshop zu Ablageregeln abhalten, ist es oft das erste Mal, dass die Kolleg:innen überhaupt über gemeinsame Regeln für die Ablage regeln. Den Begriff "Ablegen" gab es vorher gar nicht. E-Mails, Dokumente, Systeme waren einfach da und irgendwie hilft sich jeder selbst.
Durch das Erklären der prozessorientierten Ablage und die Arbeit mit Meilensteinen oder offenen Punkten wird den Beteiligten klar, wie praktisch eine gemeinsame Ablage ist.
Die wichtigste Änderung zum vorherigen Zustand ist die erste Regel: "Alle legen ihre Dokumente und E-Mails in der gemeinsamen Ablage ab."
Damit kein Chaos ausbricht, brauchen wir eine zweite Regel.
Wir geben uns eine Ordnung
Die zweite Regel des Ablageknigge lautet: "Wir halten uns an eine gemeinsam vereinbarte Ordnung." Jetzt müssen wir nur noch diese Ordnung beschreiben.
Wie die Leser:innen unseres Blogs schon lange wissen, bevorzugen wir aus verschiedenen Gründen die prozessorientierte Ablage. Aber jedes Team kann seine eigene Ordnung vereinbaren. Der Ablageknigge ist der beste Ort für das Aufschreiben dieser Ordnungsregeln.
Was sonst noch erwähnt wird
In unseren Workshops haben die Teams noch weiteren Regelungsbedarf:
- Gibt es Regeln für Dateinamen?
- Wie gehen wir mit E-Mails um?
- Wie gehen wir mit Fotos um?
- Gibt es besondere Rollen oder Aufgaben im Zusammenhang mit der Ablage?
- Wer ist für den Ablageknigge verantwortlich und wie wird dieses Dokument geändert?
Zusammenfassung
Der Ablageknigge ist das Dokument, das die gemeinsamen Regeln zur Ablage festhält. Es wird gemeinsam erstellt und nicht von oben verordnet. Der Ablageknigge enthält folgende Abschnitte:
- 2 Ablageregeln
- Die gemeinsame Ordnung
- Regeln zur Benennung von Prozessen, Vorgängen, Meilensteinen und Dokumenten
- Regeln zum Umgang mit E-Mails
- Regeln zum Umgang mit weiteren wichtigen Dokumenten (z. B. Fotos)
- Rollen und Aufgaben
- Vorgehen zum Ändern der Ordnung und Regeln
Verbindlichkeit entsteht, wenn alle Beteiligten die Regeln verstehen und ein Mitspracherecht bei den Regeln hatten. So entsteht eine Ordnung, in der alle die Informationen finden, die sie für ihre Arbeit brauchen.
Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.
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