Brauchen wir Regeln für Dateinamen?

Einheitliche DATEI-Namen sichern noch keine gute Ordnung. Aber ein System für ORDNER-Namen schon.

Was sind einheitliche Dateinamen?

In unseren Beratungsprojekten hören wir immer wieder die Forderung einzelner an die anderen Teammitglieder, doch bitte einheitliche Dateinamen zu nutzen. Die häufigste Bitte bezieht sich darauf, das Datum der Datei voranzustellen, z. B. 2022-06-06_Konzept-Digitalisierung.pptx.

• 🗋 2022-06-06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🗋 2022-05-06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.pdf
• 🗋 2022-06-06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🗋 2022-05-06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.pdf
  

Die Teammitglieder erhoffen sich so, schnell die aktuelle Version des Konzepts zu erkennen. Sie wollen sie von den anderen Dateiversion vom 3.6. oder 25.5. unterscheiden.

Aber wie sollen wir das Datum schreiben?

• 🗋 06. Juni 2022_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🗋 06.06.2022_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🗋 2022.06.06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🗋 2022-06-06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🗋 20220606_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
  

Für jede Schreibweise gibt es ein Für und Wider. 

Eine weitere Bitte betrifft den Dokumententyp. Man möge bitte PRÄS für Präsentationen, VERTRAG für Verträge oder ANGEBOT Angebote in den Dateinamen schreiben.

Einheitliche Dateinamen schaffen keine Ordnung

Nehmen wir an, alle Dateien fangen mit dem richtigen Datum in der vereinbarten Form an. Was ist jetzt übersichtlicher? Sie haben ein Angebot mit unterschiedlichem Datum; alle mit ein paar Tagen Abstand. Jetzt müssen Sie ALLE Dateinamen durchlesen, um die Angebote zu finden. Ein Sortieren nach Dateinamen bringt die Dateien ja nur in die Reihenfolge nach Datum.

Sie wissen trotzdem noch nicht, welche Version die aktuelle ist oder welche Version beim Kunden liegt. Entweder müssen Sie jede Datei öffnen oder Sie fragen bei Kolleg:innen nach, welche Datei aktuell ist.

Je mehr Regeln aufgestellt werden, desto wichtiger ist das regelmäßige Überprüfen. Aber wie soll das gehen? 

Das hilft also nicht weiter. Die ganze Ablagesystematik macht es schwierig, die Zusammenhänge zu erkennen.

Speichern Sie nichts, was das Betriebssystem schon weiß

Jedes Betriebssystem speichert Metadaten zu einem Dokument; mindestens Anlegedatum, Änderungsdatum und Dateityp. Bei Officedokumenten können Sie über die Funktion "Datei > Informationen" auch Titel und weitere Informationen zum Dokument eintragen eintragen. 

Wenn Sie eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei im PDF-Format abspeichern, werden diese Informationen sogar übernommen.

Diese Daten können Sie zum Sortieren und Suchen ebenfalls benutzen. Halten Sie den Dateinamen kurz und lassen Sie sich lieber weitere Spalten im Explorer anzeigen.

Legen Sie nach Meilensteinen ab

Bei etwas äufwändigeren Vorgängen empfehlen wir drei Punkte:

1. Legen Sie nach Vorgängen ab. 
2. Strukturieren Sie einen Vorgang nach wesentlichen Punkten in der der Zusammenarbeit.
3. Sie sind frei in den Dateinamen. Aber wählen Sie einen Namen, an dem andere erkennen, worum es in dem Dokument geht.

Unser Mittel ist der sog. Meilensteinordner. Meilensteinen können fest definierte Punkte in der Zusammenarbeit sein. Sie können aber auch frei bestimmt werden.

Nehmen wir unsere Angebotsverhandlung wieder als Beispiel. Wir haben einen Vorgang für die Firma Müllerschön gestartet, die sich für Unterstützung bei einem Digitalisierungsprojekt interessiert. Wenn wir in den Vertriebsordner wechseln, sehen wir folgende Meilensteine:

• 📁Beratungsaufträge akquirieren
  
• 📁2022_Müllerschön_Digitalisierung
• 📁 M01 Anfrage
• 🖃 EE-Mail Anfrage Digitalisierung.msg
• 🖃 AE-Mail Terminvorschläge für VK.msg
• 🖃 EE-Mail Re_Terminvorschläge für VK.msg
• 📁 M02 Vorstellung VK 2022-05-20
  
• 🖺 Präsentation des Vorgehens.pptx
• 🖺 Aufbau eines Angebots.docx
• 📁 M03 Angebot verschickt
• 🖺 2022-05-25_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🖺 2022-05-25_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.pdf
• 🖃 AE-Mail Unser Angebot.msg
  
• 📁 M04 Angebot anpassen
• 🖃 EE-Mail Bitte Angebot ändern
• 🖺 2022-06-06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.docx
• 🖺 2022-05-06_Angebot-4711-Müllerschön-Digitalisierung.pdf
• 🖃 AE-Mail Unser geändertes Angebot
• 📁 M05 Auftrag
• 🖃 EE-Mail Auftrag.msg
• 🖺 Auftrag_unterschrieben.pdf

Mit Meilenstein 5 ist der Auftrag da. Der Akquisevorgang kann archiviert werden. Den Auftrag und das Angebot heben wir auf. Diese Dokumente kommen in den Projektordner.

Anhand dieser Struktur erkennen wir schnell, wie der Vorgang abgelaufen ist. Auch wenn es mehrere Angebotsversionen gibt, finden wir die aktuelle Version schnell heraus. Da alle Angebote in den entsprechenden Kundenvorgängen liegen, ist leicht zu sehen, auf wen sich ein Angebot bezieht.

Ohne feste Vorgaben zum Dateinamen finden auch Vertreter:innen schnell das richtige Dokument und erkennen, was das der aktuelle Stand im Vorgang ist.

Beim Archivieren werden Sie 12 von 14 Dokumenten los. Nur 2 sind wichtig, um den nächsten Vorgang, das Projekt zu starten: Angebot und Auftrag.