Bessere Prozesse, bessere Führung: Warum Digitalisierungsprojekte Unterstützung brauchen

Das Projektteam, das sich in den letzten Monaten um die Digitalisierung der Prozesse gekümmert hat, muss zum Bericht vor dem Lenkungsausschuss antreten. Dem Projektteam sind die nächsten Schritte klar. Es braucht dafür weitere Mitarbeit der Kolleginnen und Kollegen. Allerdings befürchtet das Projektteam, dass es keine weiteren Kapazitäten bekommt. Schließlich gäbe es ja genug zu tun und man habe ja bereits viel Zeit investiert. Einerseits nachvollziehbar. Andererseits stellt sich doch die Frage: Für wen macht das Team eigentlich die Arbeit? Führungskräfte profitieren direkt und unmittelbar - und ohne ihre Unterstützung kann das Projekt ihren Verantwortungsbereich nicht verbessern. 

Die Nutzer digitaler Prozesse sind gleichzeitig auch die Umsetzer

Wie wir hier schon früher geschrieben haben, unterscheiden sich Digitalisierungsprojekte dadurch von anderen Projekten, dass die Nutzer auch die Umsetzer sind. Digitalisieren ist wie das Aufräumen der eigenen Wohnung. Das können die Personen am besten, die in der Wohnung leben./1/ 

Da scheitern schon viele Digitalisierungsinitiativen. Die Umsetzer denken nur bis zur Bereitstellung neuer Systeme. Um die Abläufe nachhaltig zu ändern, wäre es aber sinnvoll, sich rechtzeitig vorzubereiten und zu üben: 

• Wie sehen die neuen Prozesse aus? 
• Wie können wir die Abläufe verbessern? 
• Welche Daten haben wir schon, die wir nicht erneut abfragen müssen? 
• Welche Daten haben wir bereits an anderer Stelle, ohne dass wir das vorher wussten? 
• Welche Regeln gelten für diesen Prozess, damit wir Vorgänge schnell abschließen können?
• Welche Art von Vorgängen haben wir häufig auf unserem Tisch? Wie sähe ein guter, zügiger Ablauf aus?
• Wie sprechen wir uns mit anderen Menschen im und außerhalb des eigenen Unternehmens ab?
• Wie sparen wir Zeit? Wo stoßen wir an Grenzen oder auf Hindernisse? 

Diese Fragen können die betroffenen Mitarbeiter:innen am besten selbst klären. Dazu spielen sie die Abläufe durch. Das braucht aber Zeit.

Frust oder gemeinsam nach Lösungen suchen? (generiert mit KI)

Aber Moment mal? Wer hat eigentlich etwas von besseren, digitalen Prozessen?

Wer ist für gute Prozesse verantwortlich? Die Führungskräfte! 

Wenn eine Organisation größer wird, gibt sie sich Führungsstrukturen, um Komplexität zu reduzieren. Sie grenzt Arbeitsbereiche ab und gibt ihnen Autonomie. Es werden Führungskräfte eingesetzt, die Verantwortung für diese Arbeitsbereiche bekommen.

Wer hat also etwas davon, wenn wir die Prozesse verbessern? (Digitalisierung bedeutet, Prozesse mit digitalen Mitteln zu verbessern.)

• Die Mitarbeiter:innen haben weniger Arbeit und Stress.
• Die Führungskräfte stehen gut da, weil ihr Bereich gut funktioniert. 
• Die Kunden profitieren von günstigeren Preisen oder einer besseren Leistung.

Oder betrachten wir das umgekehrt. Was ist, wenn die Prozesse nicht gut laufen? Die Mitarbeiter:innen sind unzufrieden und verlassen das Unternehmen. Kunden kaufen woanders. Das fällt am Ende immer auf die Führungskräfte zurück, die Verantwortung für ihren Bereich übernommen haben. Das ist ein wichtiger Punkt.

Wenn sich ein Projektteam um die Digitalisierung von Prozessen kümmert, ist das ein Service für die Führungskräfte. Es kann also nur im Interesse der Führungskräfte liegen, dass Abläufe verbessert werden. Die Führungskräfte, die vielleicht auch im Lenkungsausschuss unseres Projekts vertreten sind, sollten also das Projektteam und ihre Mitarbeiter:innen ermutigen, weiterzumachen. Warum tun sie das nicht?

Werden die Prozesse wirklich besser?

Es ist klar, dass Führungskräfte mit der Mitarbeiterzeit sparsam umgehen wollen. Die Arbeitslast hat in den letzten Jahren oft zugenommen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter sich erhöht hat. 

Bei Digitalisierungsprojekten braucht es vielleicht eine Erinnerung: Es geht nicht um das Bereitstellen neuer Werkzeuge. Es geht um das signifikante Verbessern der Abläufe mit neuen Werkzeugen. Gerade wenn die Arbeitslast hoch ist, braucht es mehr Disziplin zum ständigen Verbessern.

Die andere Frage ist allerdings, ob sich die Prozesse wirklich verbessert haben. Wenn der neue Prozess langsamer als der alte ist, ist nichts gewonnen. Woran kann man erkennen, ob sich der Prozess verbessert hat? Hier sind ein paar Ideen:

• Die offenen Vorgänge werden tatsächlich abgeschlossen. Die Organisation liefert Ergebnisse.
• Es gibt einen Überblick über alle Vorgänge. Die Arbeit kann priorisiert werden.
• Die Durchlaufzeit eines Vorgangs hat sich verkürzt. Die Prozesseffizienz hat sich verbessert.
• Das Abschließen eines Vorgangs kostet weniger Geld. Es verursacht weniger Stress.
• Die Qualität der Ergebnisse ist besser. Es gibt weniger oder keine Fehler mehr; keine Rückfragen, keine Beschwerden. 
• Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter sind zufriedener.

Die Beteiligten entwickeln am besten mit der Zeit ein Gefühl dafür, was sich verbessern soll. Sie messen vorher, sie messen nachher. Dieses Messen ist eine gute Unterstützung in der Digitalisierung.

Das Projektteam kann allerdings nicht sagen, wie viele Stunden für jede eingesetzte Mitarbeiterverbesserungsstunde am Ende eingespart werden. Hier können die Führungskräfte helfen. Sie können Schwerpunkte setzen und Vorgaben machen.

Blicken wir wieder auf unsere Sitzung des Lenkungsausschusses: Das Projektteam sollte nicht das Gefühl haben, sich rechtfertigen zu müssen. Es sollte nicht um Mitarbeiterzeit betteln müssen. Stattdessen überlegen Projektteam und Lenkungsausschuss gemeinsam, wie man die weitere Verbesserungsarbeit in den betrieblichen Alltag integrieren könnte.

Digitalisierungsprojekte verbessern nicht nur Abläufe. Sie verbessern die Leistungsfähigkeit der Bereiche, für die Führungskräfte verantwortlich sind. Gute Prozesse bedeuten weniger Stress, weniger Fehler, zufriedene Mitarbeitende und bessere Ergebnisse. Deshalb profitieren Führungskräfte unmittelbar von jeder Prozessverbesserung. Doch diese Verbesserungen entstehen nur, wenn ihre Mitarbeiter:innen Zeit bekommen, aktiv mitzuwirken. Ohne diese Unterstützung bleibt das Projekt stehen. Der Verantwortungsbereich der Führungskräfte entwickelt sich nicht weiter. 

Veweise

• /1/ Jan Fischbach: Warum sind Digitalisierungsprojekte so zäh? Eine Analogie, Teamworkblog, erschienen am 31. Jul 2023, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2023/07/warum-sind-digitalisierungsprojekte-so.html