Ein Glossar für die prozessorientierte Ablage

Eine gemeinsame Ablage spart Zeit und Nerven. Sie hilft den Beteiligten, Vorgänge schneller abzuschließen. Alle Dokumente sind verfügbar und aktuell. Wir empfehlen eine Ablage, die nach Prozessen und Vorgängen sortiert ist. In diesem Beitrag stellen wir die wichtigen Begriffe vor.

Das Wichtigste zuerst: Denken in Vorgängen

Die wichtigste Ablageeinheit ist ein Vorgang. Für jeden Vorgang gibt es einen Auslöser. Für jeden Vorgang gibt es ein Ergebnis. Wenn ein Vorgang abgeschlossen wurde, wird er archiviert. Da jede Organisation oft viele Vorgänge gleichzeitig hat, empfehlen wir, die Vorgänge nach Geschäftsprozessen zu organisieren.

Die wichtigste Ablageeinheit ist ein Vorgang

Neben den kurzlebigen Vorgängen gibt es noch Wissensdokumente und Objektakten, die wichtige Informationen bereithalten. Diese bekommen in der Ablage einen eigenen Platz.

Wir haben in diesem Blog eine Übersichtsseite mit unseren wichtigsten Artikeln zur Ablage.

Ablagebegriffe, logische Reihenfolge

• Prozess, Vorgang, Merkmal, Meilenstein, Termin, Aktivität
• Projekt, Ergebnis, Steuerungsdokument, offener Punkt, lokales Archiv
• Ablage, Ablageorte, Repository, Archiv, Langzeitarchiv, Systembruch
• Objekt, Objektkategorie, Objektakte, Änderungsvorgang
• Vorlage, Wissensdokument, Ergebnis, Objektakte, Klammerordner, Musterordner
• Prozesseigner:in, Vorgangseigner:in, Vorgangsteam
• Aktenplan, Ablageknigge, Namensregel, Pfadlänge

Ablagebegriffe, alphabetische Reihenfolge

Ablage:

Summe aller Orte, an denen Informationen gespeichert werden. Es gibt individuelle und gemeinsame Ablage. Es gibt ordentliche und unordentliche Ablagen.

Ablageknigge:

Dokument, das die Vereinbarungen zur Ablage enthält. Der Ablageknigge ergänzt den Aktenplan.

Ablageort:

Ein Ort, an dem Informationen gespeichert werden. Das kann ein Laufwerk aber auch ein System sein.

Akte:

siehe Objektakte

Aktenplan:

Der Aktenplan ist die erste Liste für den Umgang mit Informationen. Er ist Artefakt zur Strukturierung einer Papierablage. Bei der Strukturierung einer elektronischen Ablage (unter Windows oder in einem DMS) sprechen wir von einem Ordnerplan.Dieses Dokument ist nie fertig und wird ständig überarbeitet.

Aktivität:

Eine Aufgabe, die in einem Vorgang anfällt und durch das Vorgangsteam zu erledigen ist. Aktivitäten sind nie „an sich“ von Bedeutung, sondern immer ausgerichtet auf das Ziel: den Vorgang abzuschließen.

Aktivität:

Aktivitäten sind Tätigkeiten des Teams, die dazu dienen, einen Vorgang zu beenden. Dabei geht es nie um die einzelne Aktivität an sich, sondern um den Abschluss eines Vorgangs.

Änderungsvorgang:

Mit einem Änderungsvorgang werden wichtige Informationen eines Objekts oder eines Steuerungsdokuments geändert. Im Änderungsvorgang werden die alte und die neue Version der Information verwaltet. Nach Abschluss der Änderung wird die urprüngliche Information mit der neuen Version überschrieben. Die ursprüngliche Version ist noch im Änderungsvorgang verfügbar.

Archiv:

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird der gesamte Ordner ins Archiv verschoben. Das kann eine eigene Ablagestruktur (z. B. bei einem Netzlaufwerk) oder eine Markierung (z. B. bei einem DMS) sein.

Dokument:

Ein Dokument, unabhängig von Format oder Träger, enthält Informationen.

Ergebnisdokument:

Ein Dokument, das das Ergebnis eines Vorgangs darstellt. Solch ein Dokument wird oft genutzt, um einen Folgeprozess auszulösen.

Geschäftsprozess:

siehe Prozess

Geschlossener Punkt:

siehe offener Punkt

Key-User:

siehe Prozesseigner:in

Klammerordner:

Ein Ordner, dessen Name mit einer öffnenden Klammer beginnt und mit einer schließenden Klammer endet. Durch diesen Trick stehen Klammerordner immer oben. Diese Ordner stehen oben, weil sie häufig gebraucht werden (da sie z.B. Wissensdokumente enthalten).

Langzeitarchiv:

Die Ablage von Informationen und Dokumenten auf unbegrenzte Zeit. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Vorgänge aus der Registratur ausgesondert und einem (Langzeit-)Archiv angeboten.

Lokales Archiv:

Ein lokales Archiv (zzArchiv) kann genutzt werden, um Unterordner zu archivieren, ohne den gesamten Vorgang schon im Archiv anzulegen.

Medienbruch:

siehe Systembruch

Meilenstein:

Meilensteine gliedern einen komplexeren Vorgang, wo dies nötig erscheint. Das ist dann sinnvoll, wenn viele Dokumente oder Aktivitäten zu einem Vorgang anfallen.

Merkmal:

Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt.

Merkmalskategorie:

Eine Liste von gleichartigen Merkmalen.

Metadaten (beim Vorgang):

Das sind Merkmale oder Objekte, die einem Vorgang hinterlegt werden. Die Liste dieser Metadaten hängt vom jeweiligen Prozess ab.

Musterakte:

siehe Musterordner

Musterordner:

Für bestimmte, häufige Vorgänge kann man eine Musterordnerstruktur anlegen. Diese wird dann für jeden neuen Vorgang kopiert.

Namensregel:

Regeln, nach denen Vorgänge benannt werden.

Objekt:

Jeder Vorgang nutzt oder verändert Objekte. Ein Objekt ist immer konkret, z. B. ein bestimmter Kunde oder ein bestimmtes Gerät. Jedes Objekt gehört zu einer Objektkategorie.

Objektakte:

Zu jedem Objekt gibt es wichtige Informationen, die in Vorgängen gebraucht werden. Bei Gebäuden sind das z. B. Gebäudepläne, bei Personen eine Personalakte. Objektakten zeigen immer nur den aktuell gültigen Stand an. Solche Akten dürfen deshalb nur über Änderungsvorgänge geändert werden. Die Objektakten werden in der Nähe der Prozesse gespeichert, die mit diesen Informationen arbeiten.

Objektkategorie:

Vorgänge nutzen oder verändern Objekte. Diese Objekte lassen sich bestimmten Kategorien zuordnen, z. B. Personalstamm, Fuhrpark oder Gebäude.

Offener Punkt:

Der Begriff stammt aus dem Projektmanagement. Jeder Änderungswunsch an einem Ergebnis oder an einem Steuerungsdokument ist ein offener Punkt. Einzelne Besprechungen können ebenfalls als offener Punkt behandelt werden. Wenn der Punkt geklärt ist, wird er geschlossen.

Ordnerplan:

siehe Aktenplan

Pfadlänge:

Windows lässt für Dateinamen und die dazugehörige Ordnerstruktur max. 256 Zeichen zu, z. B. hat der Pfad "D:\Ordnername1\Ordnername2\Ordnername3\Ordnername4\LangerDateiname.txt" schon 71 Zeichen.

Planänderung:

siehe Änderungsvorgang

Projekt:

Ein komplexer Vorgang mit vielen Dokumenten und einer besonderen Unterordnerstruktur. Es gibt eigene und fremde Projekte.

Prozess:

Mehrere ähnliche Vorgänge lassen sich in einem Prozess gruppieren. Der Prozess stellt den idealtypischen Ablauf eines Vorgangs dar. In der Ablage enthalten Prozesse immer Verben. Es gibt strategische Prozesse. Sie sichern die Zukunft einer Organisation. Es gibt Kernprozesse, mit denen eine Organisation Geld verdient oder oder die Erwartungen anderer erfüllt. Zudem gibt es unterstützende Prozesse, die Kernprozesse unterstützen.

Prozesseigner:in:

Werden die Vorgänge nach Prozessen gruppiert, so erhält auch jeder Prozess eine:n Mitarbeiter:in als Prozesseigner:in. Prozesseigner:innen haben keine Überwachungsfunktion; sie müssen nicht einmal Vorgangseigner:innen von bestimmten Vorgängen sein. Sie haben vielmehr die Aufgabe, Prozessänderungen in der Ablage abzubilden, wo dies nötig wird.

Registratur:

Ablage, in der abgeschlossene Vorgänge bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Repository:

Ein physikalisches System, das Informa-tionen und Dokumente aufnimmt und ihre Ordnung erlaubt.

Sammelvorgang:

Manche Vorgänge sind aus der Sicht der Ablage zu klein, um als eigener Vorgang gepflegt zu werden. Für solche Fälle kann ein Sammelvorgang angelegt werden.

Steuerungsdokument:

Ein Dokument, das zum Steuern eines Vorgangs eingesetzt, z. B. ein Zeitplan. Nach Abschluss des Vorgangs wird das Dokument nicht mehr gebraucht.

Systembruch:

Aus Sicht der Ablage sprechen wir von einem System- oder Medienbruch, wenn wir verschiedene Ablageorte durchsuchen müssen, um Informationen zu finden.

Termin:

Termine sind zeitlich gebundene Aktivitäten.

Vorgang:

Vorgang ist ein zentraler Begriff für eine gute Ablage. Dokumente, Aufgaben und Termine werden Vorgängen zugeordnet. Jeder Vorgang startet mit einem Auslöser und ein konkretes Ergebnis oder konkretes Ziel. Für jeden Vorgang gibt es einen eigenen Ordner. Jeder Vorgang hat eine:n Vorgangseigner:in.

Vorgangseigner:in:

Jeder Vorgang besitzt zu jedem Zeitpunkt eine:n und nur eine:n Vorgangseigner:in aus dem Vorgangsteam. Aufgabe der Vorgangseigner:innen ist es, auf den Fortschritt des Vorgangs zu achten. Sie müssen nicht alles selbst machen – sie können Aktivitäten delegieren. Am Anfang ist ein:e Vorgangseigner:in die Person, die den Vorgang angelegt hat. Die Vorgangseignerschaft kann im Laufe des Vorgangs an ein anderes Mitglied des Vorgangsteams übergehen.

Vorgangsliste:

Die Liste aller aktiven Vorgänge, für die ein einzelner Mitarbeiter, ein Team, eine Abteilung oder eine Gesamtverwaltung Aufgaben (Aktivitäten) erledigen muss.

Vorgangsordner:

Ein Ordner, in dem alle Dokumente (inkl. E-Mails) zu einem Vorgang gebündelt werden.

Vorgangsteam:

Das Vorgangsteam besteht aus verschiedenen Personen, die einen oder mehrere Vorgänge bearbeiten. Die Mitglieder des Vorgangsteams müssen nicht aus der gleichen Organisation oder Organisationseinheit (Abteilung) kommen. In einer Organisation gibt es in der Regel viele Vorgangsteams. Meistens variiert ihre Zusammensetzung je nach Prozess.

Vorlage:

Ein Dokument, das die Bearbeitung eines Vorgangs vereinfacht. Vorlagen wurden häufig in vorherigen Vorgängen erstellt.

Wissensdokument:

Wissensdokumente sind Nachschlagewerke. Häufig wird hier externes Wissen gespeichert. Sie enthalten Informationen für viele Prozesse oder Vorgänge. Sie lassen sich keinem einzelnen Prozess und schon gar nicht einem einzelnen Vorgang zuordnen.

Stand: 20.08.2024