Das wichtigste Digitalisierungswerkzeug kostet so gut wie nichts

Digitalisierung bedeutet, bestehende Geschäftsprozesse mit digitalen Mitteln zu verbessern. Aber welches Tool ist das Wichtigste für diese Arbeit? Fast hätte ich es übersehen.

Die Nutzer sind gleichzeitig die Digitalisierer

Digitalisierung unterscheidet sich von anderen IT-Projekten, weil die Personen, die mit besseren Prozessen arbeiten, auch diejenigen sind, die sie digitalisieren müssen. Das ist durchaus einleuchtend und vernünftig, weil diese Personen ja auch jetzt schon Excel-Dateien, Word-Makros o. Ä. erstellen, um sich die Arbeit zu vereinfachen.

Früher bedeutete die Digitalisierung eher das Einführen von Unternehmenssoftware, deren Nutzung für alle verbindlich war. Das Anpassen solcher Software war und ist aufwendig. Deswegen ist es gut, dass es IT-Experten gibt, die diese Arbeiten planen, vorbereiten und umsetzen.

Welche Tools gibt es?

In der aktuellen Welle greifen wir nun auf Tools zurück, die deutlich einfacher zu benutzen sind. Sie wenden sich auch an kleinere Benutzerkreise. Werfen wir einen Blick auf die Angebote der Firma Microsoft. Wer ein Office-365-Abo in seiner Firma hat, kann folgende Dienste nutzen:

Abb. 1: Übersicht über Microsoft Tools

Mit MS Forms kann man Daten bei Anwendern abfragen. (Maschinendaten kommen vielleicht über einen anderen Kanal.)
Mit Power Automate kann man verschiedene Anwendungen verbinden.
In SharePoint, OneDrive und Dataverse können wir Daten speichern.
Mit MS Lists, Power Apps und Planner kann man schnell Anwendungen erstellen, um Daten zu erfassen und zu bearbeiten.

So könnte ein Szenario aussehen:

Ein interner oder externer Kunde meldet über ein Formular bei Forms einen neuen Auftrag.
Ein Flow in Power Automate reagiert auf die Eingabe und trägt den Auftrag in einer SharePoint-Liste ein. Zusätzlich wird eine E-Mail an den Kunden geschickt und eine neue Aufgabe in Planner eingetragen.
Ein Mitarbeiter bearbeitet den Auftrag, verändert in seiner Power App den Status.
Power Automate sieht die Statusänderung und löst eine neue Aktion aus.

Das ist ein Beispiel für einen digitalisierten Prozess über mehrere Abteilungen hinweg. Aber welches Tool ist das wichtigste? Das stand noch gar nicht auf der Liste.

Dokumentiert Eure Arbeit

Wir empfehlen, ein Notiz- oder Tagebuch zu pflegen. Entweder auf der persönlichen oder auf der Teamebene. Die Nutzer sind die Digitalisierer, d. h. Erstellen von Flows, Listen oder Apps ist nur Mittel zum Zweck und nicht die Hauptaufgabe. Es wird also leicht passieren, dass wir Dinge vergessen. Eine gute Arbeit ist dokumentiert und reproduzierbar.

Es spielt keine Rolle, in welchem Format Dinge aufgeschrieben werden. Wichtig ist, dass die wichtigen Dinge aufgeschrieben sind, und dass wir sie wiederfinden.

Von Papierbüchern und Stiften einmal abgesehen, gibt es unterschiedliche elektronische Lösungen:

Für handschriftliche Notizen gibt es GoodNotes (Apple-Geräte, Android) oder Microsoft Journal.
Viele Anwender benutzen gern Microsoft OneNote. Andere schwören auf Evernote (zumindest früher).
Auf den verschiedenen mobilen Entgeräten gibt es eigene Notizenprogramme. Sie haben einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Manchmal kann man die Notizen auf teilen oder in der Cloud ablegen.
Es gibt eine Reihe von Produkten, die dem Prinzip des Zettelkastens folgen und oft die Grundlage für ein Personal Knowledge Management System (PKM) sind. In diese Kategorie gehören Obsidian, Logseq und Notion. (Obsidian und Logseq sind kostenlos. Für Notion muss man ein Abo abschließen, wenn man mehr Funktionen nutzen will.) Das Internet ist voll mit Anleitungen und Videos darüber, wie man solche Systeme einrichtet.
Dann bleiben noch die typischen Office-Programme, mit denen man Texte und Tabellen erstellt.

Ich persönlich nutze GoodNotes und Obsidian. Jeder muss seine eigenen Tools finden.

Wie kann man Notizen erstellen und verwalten, damit man sich zurechtfindet? Das ist ein Thema für einen eigenen Beitrag.

Sie wollen mehr über Digitalisierung lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

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