Office-Hacks - Sammlung, Teil 1: Outlook und Teams

Immer wieder werde ich nach speziellen Hacks, Tipps und Tricks gefragt, die einem die Arbeit mit MS-Office-Produkten erleichtern. Also habe ich eine zeitlose Sammlung von kleinen Handgriffen zusammengestellt, die in meinen Seminaren oft für erhellende AHA-Momente sorgen. Dies ist der erste Teil einer kleinen Serie beginnend mit Outlook und Teams. OneNote, PowerPoint, Word, und Excel werden folgen.

Outlook

Mehrere Fenster anzeigen und anordnen

Rechtsklick auf die Modulschaltfläche "In neuem Fenster öffnen".

Um die Fenster auf einem Bildschirm nebeneinander anzuordnen: Windows-Taste + Pfeiltasten links und rechts

Suchen: Verwandtes suchen

Der vielleicht wichtigste Handgriff in Outlook: Rechtsklick auf eine E-Mail, "Verwandtes suchen". Damit finden sich Nachrichten vom gleichen Absender oder Nachrichten in dieser Unterhaltung.

Suchen: Boolesche Operatoren nutzen

Mit AND OR oder NOT können Suchen spezifiziert werden.

Wenn ich Inhalte aus Berlin, nicht aber aus Brandenburg suche: Berlin NOT Brandenburg im Feld Text eingeben. Wichtig ist dabei das Leerzeichen vor und nach dem Operator und die Großbuchstaben dabei.

Suchen: Wo ist es gespeichert?

Wenn es mich auf der Liste der Suchergebnisse interessiert, in welchem Ordner genau die Datei liegt, genügt es die Liste etwas breiter zu ziehen, dann erscheint die Spalte "In Ordner". Wenn das nicht hilft, weil es eine verschachtelte Ordnerstruktur ist, hilft die Tastenkombi STRG + ALT + Y und dann auf die Schaltfläche "Durchsuchen" klicken.

Outlook Kalender: Kalendergruppe

Wenn in Outlook immer wieder dieselben Kalender geöffnet werden sollen, hilft eine Kalendergruppe. Diese wird auf einer bestehenden Kalendergruppe mit einem Rechtsklick erstellt. Ein Klick auf das Kontrollkästchen öffnet oder schließt alle Kalender dieser Gruppe.

Outlook Kalender: Neue Besprechung mit allen

Wenn die Kalender von Personen, die zu einer Besprechung eingeladen werden sollen, schon geöffnet sind, gibt es einen kleinen Trick: Unter der Schaltfläche: "Neue Besprechung mit allen".

Outlook Kalender: AutoAuswahl

Wenn die Personen im Formular eingetragen sind, geht es darum einen passenden Termin zu finden. Im Terminplanungsassistenten gibt es die Funktion "AutoAuswahl". Um weiterzuspringen erneut auf dem Auswahlmenü "Erforderliche Teilnehmer" o.ä. anklicken.

Anmerkung: wenn außerhalb der Arbeitszeiten vorgeschlagen wird: in den Einstellungen (Zahnrad) lässt sich das anpassen.

Teams

Kalender: Terminvorschläge

Im Kalender von Teams oder im neuen Outlook ist diese Funktion schon eingebaut. Einfach auf den Termin klicken - es öffnet sich ein Auswahlmenü mit passenden Terminvorschlägen.

Teams und Chats getrennt anzeigen

Vor einigen Monaten hat es sich plötzlich geändert: die Teams und Kanäle werden gemeinsam mit den Chats angezeigt. Keine gute Idee in meinen Augen. In den Einstellungen lässt sich das rasch beheben. "Chats und Kanäle" - "Trennen"

Teams-Status

Manchmal möchte man nicht gestört werden. Mit einem Rechtsklick auf das Teamssymbol in der Taskleiste lässt sich der Status rasch anpassen.

Wenn das Teams-Fenster offen ist, kann mit Klick auf dein Profilbild auch der Standort und auch eine Statusmeldung hinterlegt werden.

Falls in Outlook deine Abwesenheit hinterlegt ist, wird die Abwesenheitsmeldung (in den meisten Konfigurationen) auch in Teams angezeigt.

Posting verzögert senden

Wenn eine Nachricht erst später versendet werden soll: ein Rechtsklick auf den Senden-Pfeil, dann kann die Zeit eingestellt werden.

Aufgabe aus Posting erstellen

Der vielleicht wichtigste Hack zum Schluss: Wenn in einem Chat oder einem Beitrag eine Aufgabe versteckt steht, das Menü hinter den drei Punkten bei den Smileys öffnen. Dort findet sich - vielleicht sogar versteckt hinter "Weitere Aktionen" - der Eintrag "Planner Aufgabe erstellen".

Daraus kann auch eine private Aufgabe entstehen, die dann auch bei den Outlook-Aufgaben angezeigt wird.

Wurde die Funktion einmal verwendet, wird sie im Menü direkt angezeigt und nicht mehr hinter "Weitere Aktionen" versteckt.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Die besten Bücher zum Thema Teamleistung

Es gibt viele Bücher, die sich mit Teams beschäftigen. Doch wo sollen wir anfangen? In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Quellen vor.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Warum du als Führungskraft klügere Mitarbeiter einstellen solltest (und Mikromanagement dein größter Fehler ist)

Es ist einer der am häufigsten zitierten Führungsratschläge: Umgib dich mit Menschen, die klüger sind als du. Und einer der am seltensten wirklich befolgten. Warum? Weil er sich leichter sagt, als er sich anfühlt.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Pragmatisch oder nur “Quick and Dirty”?

“Wir müssen aber pragmatisch vorgehen”, drängt der Kollege. Hm… Im Wörterbuch finde ich für “pragmatisch” in etwa: sachbezogenes, praktisches Handeln. Klingt gut. Leider zeigt sich in meinen Erfahrungen, dass pragmatisch für viele doch eher “quick and dirty” bedeutet. Es soll schnell fertig werden. Aber auf welche oder wessen Kosten? Wo ist die Grenze? Warum steht “praktisch” im Konflikt mit einem langfristigen “Nützlich”? Muss das sein?

Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook)

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)

Gute Teamleitung ist eine Frage der Struktur, nicht der Psychologie

Es scheint vielen ein Rätsel zu sein, wie man Teams gut führt. Viele Ausbildungen und Bücher kümmern sich vor allem um die Psychologie und Eigenschaften der Leitungspersonen oder der Teammitglieder. Wir sehen das anders.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen