Office-Hacks - Sammlung, Teil 1: Outlook und Teams

Immer wieder werde ich nach speziellen Hacks, Tipps und Tricks gefragt, die einem die Arbeit mit MS-Office-Produkten erleichtern. Also habe ich eine zeitlose Sammlung von kleinen Handgriffen zusammengestellt, die in meinen Seminaren oft für erhellende AHA-Momente sorgen. Dies ist der erste Teil einer kleinen Serie beginnend mit Outlook und Teams. OneNote, PowerPoint, Word, und Excel werden folgen.

Outlook

Mehrere Fenster anzeigen und anordnen

Rechtsklick auf die Modulschaltfläche "In neuem Fenster öffnen".

Um die Fenster auf einem Bildschirm nebeneinander anzuordnen: Windows-Taste + Pfeiltasten links und rechts

Suchen: Verwandtes suchen

Der vielleicht wichtigste Handgriff in Outlook: Rechtsklick auf eine E-Mail, "Verwandtes suchen". Damit finden sich Nachrichten vom gleichen Absender oder Nachrichten in dieser Unterhaltung.

Suchen: Boolesche Operatoren nutzen

Mit AND OR oder NOT können Suchen spezifiziert werden.

Wenn ich Inhalte aus Berlin, nicht aber aus Brandenburg suche: Berlin NOT Brandenburg im Feld Text eingeben. Wichtig ist dabei das Leerzeichen vor und nach dem Operator und die Großbuchstaben dabei.

Suchen: Wo ist es gespeichert?

Wenn es mich auf der Liste der Suchergebnisse interessiert, in welchem Ordner genau die Datei liegt, genügt es die Liste etwas breiter zu ziehen, dann erscheint die Spalte "In Ordner". Wenn das nicht hilft, weil es eine verschachtelte Ordnerstruktur ist, hilft die Tastenkombi STRG + ALT + Y und dann auf die Schaltfläche "Durchsuchen" klicken.

Outlook Kalender: Kalendergruppe

Wenn in Outlook immer wieder dieselben Kalender geöffnet werden sollen, hilft eine Kalendergruppe. Diese wird auf einer bestehenden Kalendergruppe mit einem Rechtsklick erstellt. Ein Klick auf das Kontrollkästchen öffnet oder schließt alle Kalender dieser Gruppe.

Outlook Kalender: Neue Besprechung mit allen

Wenn die Kalender von Personen, die zu einer Besprechung eingeladen werden sollen, schon geöffnet sind, gibt es einen kleinen Trick: Unter der Schaltfläche: "Neue Besprechung mit allen".

Outlook Kalender: AutoAuswahl

Wenn die Personen im Formular eingetragen sind, geht es darum einen passenden Termin zu finden. Im Terminplanungsassistenten gibt es die Funktion "AutoAuswahl". Um weiterzuspringen erneut auf dem Auswahlmenü "Erforderliche Teilnehmer" o.ä. anklicken.

Anmerkung: wenn außerhalb der Arbeitszeiten vorgeschlagen wird: in den Einstellungen (Zahnrad) lässt sich das anpassen.

Teams

Kalender: Terminvorschläge

Im Kalender von Teams oder im neuen Outlook ist diese Funktion schon eingebaut. Einfach auf den Termin klicken - es öffnet sich ein Auswahlmenü mit passenden Terminvorschlägen.

Teams und Chats getrennt anzeigen

Vor einigen Monaten hat es sich plötzlich geändert: die Teams und Kanäle werden gemeinsam mit den Chats angezeigt. Keine gute Idee in meinen Augen. In den Einstellungen lässt sich das rasch beheben. "Chats und Kanäle" - "Trennen"

Teams-Status

Manchmal möchte man nicht gestört werden. Mit einem Rechtsklick auf das Teamssymbol in der Taskleiste lässt sich der Status rasch anpassen.

Wenn das Teams-Fenster offen ist, kann mit Klick auf dein Profilbild auch der Standort und auch eine Statusmeldung hinterlegt werden.

Falls in Outlook deine Abwesenheit hinterlegt ist, wird die Abwesenheitsmeldung (in den meisten Konfigurationen) auch in Teams angezeigt.

Posting verzögert senden

Wenn eine Nachricht erst später versendet werden soll: ein Rechtsklick auf den Senden-Pfeil, dann kann die Zeit eingestellt werden.

Aufgabe aus Posting erstellen

Der vielleicht wichtigste Hack zum Schluss: Wenn in einem Chat oder einem Beitrag eine Aufgabe versteckt steht, das Menü hinter den drei Punkten bei den Smileys öffnen. Dort findet sich - vielleicht sogar versteckt hinter "Weitere Aktionen" - der Eintrag "Planner Aufgabe erstellen".

Daraus kann auch eine private Aufgabe entstehen, die dann auch bei den Outlook-Aufgaben angezeigt wird.

Wurde die Funktion einmal verwendet, wird sie im Menü direkt angezeigt und nicht mehr hinter "Weitere Aktionen" versteckt.

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