Wie wir hier schon häufiger postuliert haben, ist es wichtig für das Team, E-Mails in ein gemeinsames Laufwerk abzulegen (/1, 2/). Wer das „zu Fuß“ und nicht mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Add-Inn machen will, sollte diese Handgriffe kennen.
Die Jahreszeit eignet sich für gute Pläne - z. B. zum Erschlanken der E-Mail-Ablage. Um E-Mails aus dem Posteingang in einen Ordner auf dem Laufwerk abzulegen, gibt es mehrere Möglichkeiten.
E-Mail markieren oder Öffnen, dann Datei-speichern unter, Ordner wählen, ggf. Dateinamen anpassen, fertig. Nachteil: Viele Klicks Vorteil: Einfache Möglichkeit, den Dateinamen zu ändern.
Beim Speichern nimmt Office automatisch den Betreff als Dateinamen, und speichert im Format .msg ab. Letzteres ist ganz in Ordnung, denn es erlaubt, die E-Mail auch aus dem Explorer heraus per Doppelklick zu öffnen und ganz normal weiterzuverarbeiten (d. h. Antworten, Weiterleiten …)
Betreff = Dateinamen: an sich ist das o.k., macht aber auch Mühe bei mehreren E-Mails mit demselben Betreff.
Achtung: das Erstelldatum der so erzeugten E-Mail-Datei wird das Datum des Ablegens sein, nicht etwa das Datum, wann die E-Mail einging. Wenn das Erstelldatum also ein Sortierkriterium sein soll, ist zeitnahes Ablegen sehr wichtig.
Ist der Zielordner im Explorer bereits geöffnet, kann man aus dem Posteingangsfenster heraus eine oder mehrere (mit gehaltener STRG-Taste) E-Mails markieren und dann mit gehaltener linker Maustaste auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste ziehen. Maustaste nicht loslassen; das Explorer-Fenster springt dann in den Vordergrund und die E-Mail kann in den Zielordner geschoben werden.
Wer gerne mit Tastenkombinationen arbeitet findet das hier vielleicht noch besser: E-Mail(s) markieren, STRG+C (Kopieren) oder auch STRG+X (Ausschneiden), zum Zielordner wechseln und mit STRG+V einfügen. Das Endergebnis ist bei allen drei Methoden dasselbe!
Um aus Outlook heraus zügig auf den oder die Ablageordner zugreifen zu können, empfiehlt sich eine Verknüpfung in der (meist nicht wahrgenommenen) Verknüpfungsleiste:
Wenn Sie auf die markierte kleine Schaltfläche klicken erhalten Sie ein leeres Feld – nur oben steht „Verknüpfungen“. Dieses Wort lässt sich rechts anklicken, dann erstellen Sie eine neue Verknüpfungsgruppe.
Diese heißt z. B. „E-Mails Projekt Gamma“
Um nicht nur auf Outlook-eigene Ordner zugreifen zu können, sondern eben auch auf „normale“ Datei-Ordner ist ein ganz kleiner Kunstgriff nötig: Reduzieren Sie das Outlook-Fenster und öffnen Sie daneben ein Explorer-Fenster, in dem der Ordner sichtbar ist, auf die Sie künftig zugreifen möchten. Klicken Sie nun den Ordner an und ziehen Sie ihn auf den Titel der neu erstellten Gruppe. Fertig. Nun können Sie mit einem Klick auf den Ordner zugreifen und ihn öffnen und dann z. B. mit der vorgestellten Tastenkombination E-Mail abzulegen.
Hinweis: Für Outlook gibt es Zusatzprogramme, mit denen man E-Mails aus Outlook abspeichern kann (/3/).
Die Jahreszeit eignet sich für gute Pläne - z. B. zum Erschlanken der E-Mail-Ablage. Um E-Mails aus dem Posteingang in einen Ordner auf dem Laufwerk abzulegen, gibt es mehrere Möglichkeiten.
Die umständlichste Methode
E-Mail markieren oder Öffnen, dann Datei-speichern unter, Ordner wählen, ggf. Dateinamen anpassen, fertig. Nachteil: Viele Klicks Vorteil: Einfache Möglichkeit, den Dateinamen zu ändern.
Beim Speichern nimmt Office automatisch den Betreff als Dateinamen, und speichert im Format .msg ab. Letzteres ist ganz in Ordnung, denn es erlaubt, die E-Mail auch aus dem Explorer heraus per Doppelklick zu öffnen und ganz normal weiterzuverarbeiten (d. h. Antworten, Weiterleiten …)
Betreff = Dateinamen: an sich ist das o.k., macht aber auch Mühe bei mehreren E-Mails mit demselben Betreff.
Achtung: das Erstelldatum der so erzeugten E-Mail-Datei wird das Datum des Ablegens sein, nicht etwa das Datum, wann die E-Mail einging. Wenn das Erstelldatum also ein Sortierkriterium sein soll, ist zeitnahes Ablegen sehr wichtig.
Die Arbeitsspar-Methoden
Ist der Zielordner im Explorer bereits geöffnet, kann man aus dem Posteingangsfenster heraus eine oder mehrere (mit gehaltener STRG-Taste) E-Mails markieren und dann mit gehaltener linker Maustaste auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste ziehen. Maustaste nicht loslassen; das Explorer-Fenster springt dann in den Vordergrund und die E-Mail kann in den Zielordner geschoben werden.
Wer gerne mit Tastenkombinationen arbeitet findet das hier vielleicht noch besser: E-Mail(s) markieren, STRG+C (Kopieren) oder auch STRG+X (Ausschneiden), zum Zielordner wechseln und mit STRG+V einfügen. Das Endergebnis ist bei allen drei Methoden dasselbe!
Um aus Outlook heraus zügig auf den oder die Ablageordner zugreifen zu können, empfiehlt sich eine Verknüpfung in der (meist nicht wahrgenommenen) Verknüpfungsleiste:
 |
| Abb. 1 Verknüpfungen aktivieren |
Wenn Sie auf die markierte kleine Schaltfläche klicken erhalten Sie ein leeres Feld – nur oben steht „Verknüpfungen“. Dieses Wort lässt sich rechts anklicken, dann erstellen Sie eine neue Verknüpfungsgruppe.
Diese heißt z. B. „E-Mails Projekt Gamma“
 |
| Abb. 2 Neue Verknüpfungen erstellen |
 |
| Abb. 3 Mit Ablageorten des Laufwerks verbinden |
Anmerkungen
- /1/ Jan Fischbach: Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 10. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/noch-einmal-e-mail-flut-und-was-teams.html
- /2/ Jan Fischbach: E-Mail-Regeln gegen den E-Mail-Wahnsinn, Teamworkblog, erschienen am 26. März 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html
- /3/ Jan Fischbach: Wie Sie mit MessageSave E-Mails aus Outlook ablegen, Gastbeitrag im Toolblog von Stephan List, erschienen am 11.02.2013, abrufbar unter http://www.toolblog.de/2013/02/wie-sie-mit-messagesave-e-mails-aus-outlook-ablegen-gastbeitrag/
Ganz herzlichen Dank für diese nützlichen Tipps!
AntwortenLöschenExtrem hilfreich! Gerade nach der Email-Flut zum Ende des Urlaubs!
Die Tipps vom teamworkblog sind immer wieder nützlich.
AntwortenLöschen