Das Teamwork-Blog

Menschen sind komplexe Systeme. Alles, was wir tun, basiert auf unzähligen fein abgestimmten Prozessen. Genial ist, dass wir für den größten Teil unserer Wahrnehmungs-, Denk- und Handlungsmuster einen Autopiloten haben, der sich mit der Zeit selbst einstellt und optimiert. Er arbeitet verlässlich im Hintergrund, wir bemerken gar nicht, dass es ihn gibt. Super. Oder?

Warum hacken wir im Teamwork-Blog eigentlich immer so auf der gemeinsamen und strukturierten Ablage herum? Ist eine Ablage wirklich zeitgemäß? Es gibt doch SharePoint, Google und Co? Wir finden schon.

Wir haben schon über die “Hiding Hand” in unseren Projekten geschrieben /1/. Die Idee kommt von Albert O. Hirschman. Hirschman beobachtete 1967 auf Basis seiner Erfahrungen in Entwicklungsländern, wie fehlgeplante Projekte durch Anpassungen trotzdem zu einem positiven Nutzen gebracht werden. Die “Hiding Hand” bringt uns dazu, Projekte zu unternehmen, die wir nie angegangen hätten, wenn wir die vollen Kosten und Risiken zu Projektbeginn gekannt hätten. Die Fehlplanung wird (angeblich) zu einem Segen, der unsere Entwicklung vorantreibt /2, 4/. Aber brauchen wir wirklich eine Hiding Hand, die uns in Projekte lockt? Ich denke nicht.

Wir Menschen tun uns schwer mit strategischen Entscheidungen, vor allem in Gruppen. Also suchen wir uns Sündenböcke, die uns die lästige Arbeit abnehmen und die Entscheidungen für uns treffen. Diesen Sündenböcken geben wir listig einen anerkennenden Namen: „Führungskräfte“. Und immer, wenn sie etwas getan haben, was ihrer Funktion entspricht: nämlich etwas entschieden, kritisieren wir sie dafür heftig. Sie entscheiden nämlich immer alles falsch.

Wenn wir Teams im Umgang mit Dokumenten in Projekten beraten sehen wir immer wieder ein Muster: Jemand erstellt ein Dokument (z. B. einen Plan, eine Zeichung oder eine Genehmigung) und ändert es im Lauf des Projekts mehrfach. Wie behält man dabei den Überblick? Hier ist unser Vorschlag.

Nutzt Ihr Team Vorlagen? Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite. Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen? Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.

Der Satz der heutigen Folge gehört ins Demotivationsarsenal. Wollen Sie Ihre Mitarbeiter wirklich ärgern, geben Sie Ihnen viele Aufgaben. Sollte jemand kühn nachfragen, auf welche Baustelle er/sie sich zuerst konzentrieren soll, antworten Sie einfach: "Alles ist Prio 1". Warum ist diese Killerphrase eigentlich so nervig?

Ich habe mich vor kurzem an einer Umfrage zum Thema Projektmarketing beteiligt. Beim Beantworten der Fragen habe ich überlegt, was ich von Projektmarketing halte. Sicherlich wird im Projekt immer zu wenig kommuniziert. Aber brauchen wir wirklich ein eigenes Marketing? Ich denke, im Moment haben wir in Projekten andere Probleme, um die wir uns erst kümmern sollten.

Ein beliebtes Diskussionsthema bei Prozessänderungen ist die Frage, ob man sich wirklich an alle Regeln der vereinbarten Methoden halten muss. Die Frage ist nicht einfach zu beantworten. Ich denke, dass es im Zweifelsfall einfacher ist, wenn Teams es tun .

Wolf und ich (Jan) haben ein Buch über den Umgang mit Dokumenten in Projekten geschrieben. Nun ist es bei Amazon.de und bei Leanpub erhältlich. Wer es schon gelesen hat, kann uns mit einer Rezension bei Amazon helfen.

Wie war es im letzten Projekt? Alles schön geplant, aber dann ging nichts nach Plan, oder? Um den Termin und das Budget einzuhalten, haben Sie vielleicht den Scope angepasst und damit das Projekt gerettet? War nicht der neue Scope eine gute, sogar kreative Lösung? Wir hören so oft in klagendem Ton: “Das hätte nie genehmigt werden sollen. Der Nutzen holt die Kosten nie ein.” Aber doch, irgendwie schaffen wir es. Höher oder länger als geplant oder den Umfang stark geändert, aber das Ergebnis war trotzdem gut.

Stellen Sie sich vor, Sie sind eine 100 Watt- Glühbirne. Dass Sie von der hellen Sorte sind, versteht sich von selbst.

Es sind harte Zeiten für uns: Wettbewerbsdruck, Dauerkrisen, Unsicherheiten allerorten. Wie damit umgehen? Alle Blicke sind auf die Führungskräfte gerichtet. Und was machen die? Mein Vorschlag: Sie machen Sinn!

Wolf und ich haben lange daran gefeilt. Wir haben einen Leitfaden für den Umgang mit Dokumenten in Projekten geschrieben. Wer möchte, kann sich schon eine Leseprobe bei Leanpub herunterladen: https://leanpub.com/projektablage/  

Teamworkblog führt das Wort „Team“ im Namen. Aber was ein Team eigentlich ausmacht, darüber haben wir uns noch nirgends geeinigt. Es wird Zeit, sich dem Thema einmal zu nähern.

A blageprobleme lösen, bevor sie entstehen – klären Sie Zweifelsfälle mit einer einfachen teamfähigen Tabelle. „Egal, wie ich mich entscheide, ich weiß es genau, ich werde dich suchen“ mit diesem Gedanken legen wir manches Mal ein Schriftstück – papierhaft oder elektronisch – ab. Die gute Nachricht am Anfang: Treffen Sie einfach die erstbeste Entscheidung; aber dokumentieren Sie diese.

Weiter geht es in unserer beliebten Reihe über Sätze, die Teams auf die Palme bringen. In diesem Beitrag untersuche ich einen Satz, der auf Probleme hinweist, ohne Verantwortung zu übernehmen.

Gelegentlich berate ich IT-Trainer, die als externe Trainer Mitarbeiter in Unternehmen schulen. Ich reise mit dem jeweiligen Trainer mit, achte auf sein Auftreten und darauf, ob sein Wissen bei den Mitarbeitern ankommt. Unabhängig von der Kompetenz des Trainers treffe ich dabei seitens der Mitarbeiter nicht selten auf Skepsis gegenüber dem neuen Wissen oder neuen Methoden bis hin zu großen emotionalen Widerständen.

Mein Herz schlägt für die IT. In mir steckt ein Entwickler. Ich liebe es, Kundenprobleme mit Software zu lösen, Programme zu schreiben und auszuprobieren, ob sie funktionieren. Ich genieße es neue Software zu suchen und auszuprobieren. Mir macht es Spass, einen Lieferantenpitch und Business Cases für neue Unternehmenssoftware vorzubereiten.  Aber was sehe ich, wenn ich in verschiedene IT-Abteilungen von Unternehmen blicke: Sparen an allen Ecken und Enden. Viele Leute haben das Unternehmen verlassen. Die übrigen sind damit beschäftigt, die Systeme am Laufen zu halten. An neue Systeme oder neue Projekte ist gar nicht zu denken. Keine Zeit, kein Geld, kein Managementinteresse. Gibt es denn nichts, was etwas Linderung verschafft? Doch, und zwar von jemandem der gar dachte, dass sein Tool dafür zum Einsatz kommt.

Wissen Sie noch, was Sie am letzten Silvestertag gemacht haben? Wir blicken meist auf unser Jahr zurück. Damit uns beim nächsten Mal auch die Kleinigkeiten und Überraschungen einfallen, haben wir eine Art Briefkasten aufgestellt, die Jahresrückblick-Box. Jetzt schicken wir uns jede Woche oder jeden Monat selbst Postkarten.

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Wieder mal ausgebootet worden? Wieder mal nicht bekommen, was Sie wollten? Wie bringen Sie Ihre Teamkollegen, Vorgesetzten, Ihre Mitmenschen dazu, gut mit Ihnen umzugehen? Wie kommen Sie an Ihr Ziel? Schon mal versucht, radikal freundlich zu sein? 

Jedes Jahr im Sommer kommen interessierte Scrum-Leute zusammen, um Erfahrungen auszutauschen. Dieses Jahr findet der Scrum-Day Anfang Juli in Stuttgart statt. Es sind viele tolle Vorschläge für Vorträge und Workshops eingereicht worden. Bitte stimmen Sie für Ihre Favoriten.

OneNote ist das einzig wirklich teamfähige Werkzeug aus der Office-Familie. Denn hier können gleichzeitig mehrere Menschen am selben Dokument arbeiten. Daher eignet es sich wirklich gut um im Team - das vielleicht nicht einmal am selben Standort sitzt - gemeinsam etwas zu Papier zu bringen.

Oft nimmt das Schätzen der Bearbeitungsdauer von Aufgaben soviel Zeit ein, dass man die Arbeit gleich erledigen könnte. Vielleicht schätzen wir deshalb die Aufgaben nicht vorher. Da wir keine Schätzung haben, können wir unseren Fortschritt nicht dagegen prüfen. Wir können zwar schnell herausfinden, wie viel Zeit wir schon gebraucht habe. Aber wir wissen nicht, wie viel Zeit wir noch brauchen. Gibt es denn keinen schnelleren Weg, um die Länge von Aufgaben zu schätzen?

Bevor ein Team seine Ablage neu strukturiert oder gar die IT eine DMS-Software beschafft, sollte man sich Gedanken darüber machen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet. Dazu hier noch ein paar weitere Tipps.

Nicht eine neue Software hilft uns, unsere Probleme zu lösen. Sondern sie hilft uns höchstens, unsere Probleme selbst zu lösen, indem sie uns dabei unterstützt. Das gilt auch für das unbeliebte Thema Ablage. Hier ist die Versuchung besonders groß, sich eine Software zu beschaffen, statt sich selbst Gedanken zu machen. Klappt aber nicht. Vielmehr muss ein Team sich selbst auf Standards und Ziele einigen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet.

Der Titel dieses Blogposts zeigt: Teamworkblog ist mutig, es schwimmt gegen den Strom und scheut keinen Schmerz. Denn das Thema Ablage ist nicht wirklich der Teamfavorit. Die Zugriffszahlen auf diesen Artikel werden wieder einmal bodenlos niedrig sein und selbst von so langweiligen Themen wie Scrum haushoch überholt. Trotzdem ruft Teamworkblog die Wahrheit in das leere Universum: „Wer die Energie aufbringt, mal ein bisschen über die Teamablage nachzudenken, kann aus einer chaotischen Dokumentenhalde eine tolle Collaboration platform machen.“

Am 13. und 14. Februar 2014 findet ein Innovation Games Training in Stuttgart statt. Luke Hohmann hat vor ein paar Jahren nach Übungen gesucht, die er mit Kunden machen kann, um mehr über deren Wünsche zu erfahren. Herausgekommen ist ein Buch, das 13 solcher Übungen beschreibt und erklärt, wie man sie nutzt. Wer meint, dass es sich hierbei nur um lustige Übungen handelt, der irrt.

Vielleicht geht es Ihnen so wie mir: Für die Weihnachtszeit wollte ich gut vorbereitet sein, aber am Ende des Advents war noch viel Vorbereitung übrig. Jedes Jahr nehme ich mir vor, früher anzufangen. Und doch kommt immer wieder etwas dazwischen. Aber dieses Jahr wird es wirklich anders. Ich habe nämlich jetzt schon damit angefangen. Meinen Sie, dass ich verrückt bin?