Erfolgreich Führen in der Verwaltung: Strategien für Klarheit, Wandel und Kommunikation

Ein ganz normaler Morgen

9:15 Uhr. Sie sitzen in Ihrem Büro und starren auf drei Bildschirme. Outlook blinkt nervös, Teams zeigt 17 ungelesene Nachrichten, und das neue Dokumentenmanagementsystem verweigert schon wieder die Zusammenarbeit mit der Fachanwendung. Ihr Team ist frustriert, die Bürger sind es auch.

"Menschen, die keine Zeichen haben zu beschreiben, was mit ihnen geschieht, werden zu Bestandteilen der Probleme"

Dieser Satz der Komplexitätsforscherin Gitta Peyn trifft den Kern der Verwaltungsrealität: Wir operieren in selbsterhaltenden Systemmustern. die ihre eigenen Blockaden reproduzieren – wie Hamsterräder der Ineffizienz.

Einmal Klartext bitte!

68% der Digitalisierungsprojekte* scheitern nicht an der Technik, sondern am Systemblindflug. Wir lösen Einzelprobleme, während die eigentlichen Störungen in den Schnittstellen zwischen Menschen, Prozessen und Technik lauern.

Fallbeispiel Mittelstand:

Strategiemeeting zur Digitalisierung führt zu drei isolierten Lösungsräumen:

IT: Neue Fachanwendungen als Allheilmittel verwaltungsspezifischer Probleme
Organisation: Silokreative Abstimmung im Einbahnstraßen-Modus
Führung: Symptombekämpfung durch starre Home-Office-Regelungen

Ein klassisches Subsystem-Dilemma: Jede Abteilung optimiert ihr eigenes Universum – das Gesamtsystem driftet auseinander.

Die Wertschätzungsfalle

Dogmatische Empathie: Wenn Wertschätzung zur zwanghaften Ritualistik erstarrt, erstickt sie den produktiven Konflikt. Systeme verlieren ihre Selbstkorrekturfähigkeit.
Resilienz-Verlust: Überangepasste Teams entwickeln Harmonie-Allergien - sie reagieren auf echte Krisen wie überforderte Immunsysteme.

Konkrete Systemeffekte:

Schweigespiralen statt Lösungsdialoge
Entscheidungslähmung durch Konsenszwang statt konstruktiver Kritik
Realitätsverzerrung durch Filterblasen

Der Weg zur Transformation

Echte Veränderung lässt sich nicht einfach anordnen oder planen. Sie entsteht, wenn alle Teile eines Systems – Menschen, Abläufe und Regeln – gemeinsam wirken.

Keine Top-down-Steuerung: Man kann nicht per Befehl ("Wir werden jetzt transformiert!") nachhaltige Veränderung erzwingen.
Selbstorganisation: Systeme (Teams, Unternehmen, Gesellschaft) entwickeln sich durch ihre internen Wechselwirkungen – wie ein lebender Organismus.
Emergenzprinzip: Veränderung "brodelt" aus vielen kleinen Anpassungen, nicht aus Masterplänen

Beispiel:
Wenn eine Firma Digitalisierung einfach per Software-Update anordnet, aber gleichzeitig starre Hierarchien beibehält, scheitert sie. Erst wenn Kommunikation, Prozesse und Technik gemeinsam evolvieren, entsteht echte Transformation.

Handlungsempfehlungen für Führungskräfte

Empfehlung
Umsetzungshilfe
Systemwirkung
Wöchentliches Real-Time-Feedback
15-minütige Teamchecks mit Fokus auf konkrete Arbeitshindernisse ("Was blockiert Sie aktuell am meisten?")
Unterbricht Schweigespiralen, fördert frühe Störungserkennung
Visuelle Zielkoordination
Gemeinsames Erstellen von Prozesslandkarten zum Erkennen von Schnittstellenprobleme
Reduziert Medienbrüche durch kontextübergreifendes Verständnis
Ambivalenz-Rituale
Monatliche "Was-wäre-wenn"-Workshops zu potenziellen Rückschritten
Stärkt Resilienz durch antizipatorisches Lernen
Mikro-Experimente
6-Wochen-Challenges mit kleinstmöglichen Veränderungen ("Testphase Homeoffice-Diagonale")
Schafft Keimzellen für organische Transformation
Hierarchie-Inversion
Quartalsweise Rollentausch-Tage zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden
Durchbricht Projektionsmuster, fördert Systemverständnis

Empfehlung	Umsetzungshilfe	Systemwirkung
Wöchentliches Real-Time-Feedback	15-minütige Teamchecks mit Fokus auf konkrete Arbeitshindernisse ("Was blockiert Sie aktuell am meisten?")	Unterbricht Schweigespiralen, fördert frühe Störungserkennung
Visuelle Zielkoordination	Gemeinsames Erstellen von Prozesslandkarten zum Erkennen von Schnittstellenprobleme	Reduziert Medienbrüche durch kontextübergreifendes Verständnis
Ambivalenz-Rituale	Monatliche "Was-wäre-wenn"-Workshops zu potenziellen Rückschritten	Stärkt Resilienz durch antizipatorisches Lernen
Mikro-Experimente	6-Wochen-Challenges mit kleinstmöglichen Veränderungen ("Testphase Homeoffice-Diagonale")	Schafft Keimzellen für organische Transformation
Hierarchie-Inversion	Quartalsweise Rollentausch-Tage zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden	Durchbricht Projektionsmuster, fördert Systemverständnis

Weiterführende Blog-Artikel

Nachhaltiger Lerntransfer: Praktische Strategien für Personalverantwortliche von Maria Kühn auf www.agile-verwaltung.de

Widerstand - ein Geschenk in hässlicher Verpackung von Maria Kühn auf www.teamworkblog.de

Nimm das Projektschicksal in die Hand von Maria Kühn auf www.teamworkblog.de

Quellenangaben & Literaturempfehlungen

Interkulturelle Kompetenz und pädagogische Professionalität
Auernheimer, G. et al. (Hrsg.). (2010). Interkulturelle Kompetenz und pädagogische Professionalität (3. Aufl.). VS Verlag für Sozialwissenschaften.
(Originalwerk erschienen 2003, 2. aktualisierte Aufl. 2008)
Pogofähigkeit
Peyn, G. (2024). Pogofähigkeit: Gleichschaltung, Resonanzkatastrophe und systemische Kommunikation. Formwelt gUG.
(Verweise auf Konzepte: S.83, 84, 87, 93, 94, 95, 97, 101, 122, 131, 200)
Liebesaffären zwischen Problem und Lösung
Schmidt, G. (2021). Liebesaffären zwischen Problem und Lösung: Hypnosystemisches Arbeiten in schwierigen Kontexten (Hypnose und Hypnotherapie) (1. Aufl.). Carl-Auer Verlag.

Zusätzliche Literatur:

Axelrod, R. (1987). Die Evolution der Kooperation. Oldenbourg.
Luhmann, N. (1984). Soziale Systeme: Grundriß einer allgemeinen Theorie. Suhrkamp.
Mecheril, P. (2003). Prekäre Verhältnisse: Über natio-ethno-kulturelle (Mehrfach-)Zugehörigkeit. Waxmann.
Hofstede, G. (1997). Lokales Denken, globales Handeln: Kulturen, Zusammenarbeit und Management (3. Aufl.). dtv.
Roland Berger (2022): Focus: Digital Dilemma. Abgerufen unter: https://content.rolandberger.com/hubfs/07_presse/Roland_Berger_Focus_Digital_Dilemma_N3XT_2022.pdf (Zugriff am: 14.03.2025).

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