Microsoft Teams aufräumen - für mehr Übersicht

Am Anfang eines neuen Jahres haben viele den Wunsch Ordnung zu schaffen. Dann wird geschreddert, archiviert und gelöscht. Doch wie geht das alles bei Microsoft Teams? Wie werden Sie hier überflüssig gewordenes wieder los? Ein sicherlich unvollständiger, aber hoffentlich hilfreicher Überblick.

Microsoft Teams - wie Sie Dinge loswerden

Team löschen

Ein ganzes Team kann nur mit Besitzerrechten gelöscht werden. Wenn es nicht mehr relevant ist, das Projekt abgeschlossen ist, und die Dokumente mit Archivwert in eine dauerhafte Ablage verschoben worden sind, ist das eine sinnvolle Sache. Es ist ein gutes Vorgehen für Projekte, die befristet sind. Klick auf das Punktemenü - Team löschen.

Team archivieren

Auch Archivieren ist nur mit Besitzerrechten möglich. Die Funktion ist schwerer zu finden: Zuerst gehen Sie in die Teams-Einstellungen (Zahnrad unten, beim Eintrag "Team erstellen"), dann ins Punktemenü des jeweiligen Teams. Die archivierten Teams werden unterhalb in einer separaten Liste angezeigt.

Ein archiviertes Team "ruht" sozusagen. Es kann jederzeit wiederhergestellt werden.

Team verlassen

Wenn Sie nicht Besitzer sind, aber mit dem Team nicht mehr arbeiten, können Sie sich im Punktemenü selbst aus der Liste der Mitglieder austragen und somit das Team verlassen.

Team ausblenden

Wenn es nur eine viel zu lange Liste an Teams geworden ist, und das eine oder andere weniger wichtige oder gar unwichtige Team in den Hintergrund treten soll, können Sie diese einfach ausblenden. Klicken Sie dazu auf das Punktemenü und wählen Sie Ausblenden. Den Überblick über Ihre ausgeblendeten Teams finden Sie unterhalb der Teamliste in der reduzierten Gruppe Ausgeblendete Teams.

Kanal ausblenden

Mit dem selben Vorgehen können Sie auch Kanäle ausblenden: Klick auf das Punktemenü, diesmal allerdings am Kanal (!) Ausblenden. Vielleicht sind da Kanäle, die Sie noch gar nicht kennen. Beim Anlegen eines Kanals kann man bestimmen, ob dieser in der Kanalliste der Teams-Mitglieder angezeigt werden soll oder nicht.

Dateien löschen

Alle Dateien, die Sie in Teams hochladen, liegen auf der dem Team zugeordneten SharePoint-Website.

Man kann Dateien in der Teams-Dateiablage löschen - auch wieder mit Klick auf das Punktemenü.

Die Datei liegt danach noch für 30 Tage (Basiseinstellung) im Papierkorb der Website. Sie kann dort entweder endgültig gelöscht oder auch wiederhergestellt werden. Achtung: Wenn Sie einen Beitrag im Kanal löschen, der als Anhang eine Datei hatte, ist die Datei nicht gelöscht! Das Löschen von Dateien geschieht ausschließlich in der Dateiablage.

Chats

Chats löschen

Das ist schnell gesagt: Nein, geht nicht. Nur die eigenen Beiträge innerhalb eines Chatverlaufes können Sie löschen - und das auch nur einzeln, also Chateintrag für Chateintrag!

Dateien löschen - im Chat geteilt

Dateien, die Sie im Chat geteilt haben, liegen in Ihrem OneDrive, dort im Ordner Teams-Chatdateien. Dort können Sie diese löschen oder auch die Freigabe entfernen.

Stummschalten und Ausblenden

Einen Chat stummschalten heißt, dass der Zählpunkt von einem neuen Inhalt nicht aktiviert wird und keine Benachrichtigung erfolgt. Blenden Sie einen Chat aus, wird er im Chatbereich nicht mehr angezeigt. Sie finden ihn jedoch über die Suche und wenn ein neuer Inhalt kommt, erscheint auch der Chat wieder.

Gastzugang löschen

Bis hierher konnten Sie alles auch mit ein bisschen Suchen alleine herausfinden. Doch wenn Sie Gastzugänge haben - also Teams anderer Unternehmen, die in Ihrer Titelleiste zur Auswahl stehen - finden Sie den Ausgang nicht so leicht. Sie können diese tatsächlich nicht aus der Teams-App direkt löschen, sondern müssen über den Browser gehen.

https://myaccount.microsoft.com/

Organisation auswählen

Auf dieser Seite müssen Sie sich einloggen (wenn der Login nicht automatisch übernommen wird) und auf die Schaltfläche "Organisationen" klicken. Dort finden Sie alle Organisationen, die Ihnen einen Gastzugang erteilt haben und Sie können diese auch verlassen.

Wann und warum macht man das?

Verabschieden Sie sich bitte von dem Gedanken, dass Sie Ihr Teams-Konto ähnlich im Griff haben und aufräumen müssten (oder könnten) wie Ihren E-Mail-Posteingang! Sie müssen überhaupt nichts aufräumen!! Darum steht oben auch nur das nackte "So geht es". Nur falls es Sie stört oder Sie das Gefühl haben, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen, dann, und nur dann werden Sie aktiv! Bis dahin ist die Suche und danach das Filtern (!) Ihre wichtigste Funktion in MS Teams.

Faustregel: Wer nach dem Suchen noch Scrollen muss, hat noch nicht zu Ende gefiltert. Doch das ist die Geschichte für den nächsten Artikel.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Die besten Bücher zum Thema Teamleistung

Es gibt viele Bücher, die sich mit Teams beschäftigen. Doch wo sollen wir anfangen? In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Quellen vor.

Warum du als Führungskraft klügere Mitarbeiter einstellen solltest (und Mikromanagement dein größter Fehler ist)

Es ist einer der am häufigsten zitierten Führungsratschläge: Umgib dich mit Menschen, die klüger sind als du. Und einer der am seltensten wirklich befolgten. Warum? Weil er sich leichter sagt, als er sich anfühlt.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Coaching- und Führungsframeworks im Überblick: 21 Linsen für Teams und Organisationen

Gute Scrum Master:innen und Coaches betrachten das Geschehen durch mehr als eine Brille oder Linse. Jede Linse gibt andere Hinweise für angemessene Interventionen. Im Prinzip suchen wir immer nach der kleinsten Intervention mit der größten Wirkung. Aber welche Linsen gibt es eigenlich? In diesem längeren Beitrag stelle ich die wichtigsten 21 Konzepte von 37 Autor:innen vor, die mir bei der Recherche begegnet sind.

Pragmatisch oder nur “Quick and Dirty”?

“Wir müssen aber pragmatisch vorgehen”, drängt der Kollege. Hm… Im Wörterbuch finde ich für “pragmatisch” in etwa: sachbezogenes, praktisches Handeln. Klingt gut. Leider zeigt sich in meinen Erfahrungen, dass pragmatisch für viele doch eher “quick and dirty” bedeutet. Es soll schnell fertig werden. Aber auf welche oder wessen Kosten? Wo ist die Grenze? Warum steht “praktisch” im Konflikt mit einem langfristigen “Nützlich”? Muss das sein?

High Performance Teams: 10 Prinzipien, die Spitzenteams von innen heraus stark machen

Manche Teams liefern konstant Spitzenleistung, nicht weil sie aus lauter Ausnahmetalenten bestehen, sondern weil sie Prinzipien verinnerlicht haben und danach arbeiten. Sie finden schneller gemeinsame Richtung, erholen sich als Einheit von Rückschlägen und wachsen an Herausforderungen, anstatt an ihnen zu zerbrechen. Was steckt dahinter? Kein Geheimrezept, sondern eine Handvoll Prinzipien, die High Performance Teams konsequent leben: im Umgang miteinander, in der Art wie sie lernen, Entscheidungen treffen und mit Druck umgehen. Die folgenden zehn Prinzipien dienen als Orientierung für Teams, die nicht nur irgendwie gut funktionieren wollen, sondern wirklich gemeinsam stark sein wollen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen